Os negócios globais de hoje estão sob pressão para gerar crescimento enquanto navegam por desafios políticos e regulatórios significativos. Um elemento essencial para manter a conformidade com o aumento de sanções e restrições de terceiros é a realização de atividades robustas de due diligence.

A due diligence, ou no português “devida diligência”, deve incluir uma análise diária à medida que sua organização se envolve com clientes em potencial, clientes atuais, fornecedores, revendedores, provedores de logística e outros parceiros críticos para o seu dia a dia.

Essa tarefa se estende até mesmo à verificação de novos contratados, contratantes e visitantes de seus escritórios e instalações para garantir que nenhuma lacuna em potencial seja negligenciada.

Para fazer isso de forma eficaz, são necessárias soluções modernas que possam agilizar e simplificar esse processo complexo. Mas como você determina qual software de due diligence é melhor para a sua empresa?

Este artigo se concentra especificamente na pesquisa de plataformas de due diligence e pressupõe que as etapas usuais de aquisição ou terceirização sejam tomadas incluindo um objetivo claro, assim como a criação de uma lista de requisitos de software e conversa com pelo menos três fornecedores, entre outros.

Aqui estão 6 fatores principais a serem considerados ao avaliar as soluções de tecnologia de due diligence, com a finalidade de implementar a melhor ferramenta da categoria para sua organização.

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Agora você verá os 6 fatores mais importantes ao avaliar a solução de software que irá garantir que o compliance da sua empresa esteja dentro dos parâmetros, evitando assim multas e sanções. Acompanhe:

1 - O tamanho da empresa e estabilidade de um fornecedor de software de due diligence: as soluções de varredura de compliance são usadas para identificar e remover indivíduos e listas restritivas, bloqueadas ou impedidas de fazer negócios, bem como redes e cadeias de suprimentos, elementos que tem missão crítica no ambiente geopolítico e regulatório volátil de hoje.

A tecnologia é importante, mas ainda mais relevante são as pessoas que trabalharão com você no treinamento, na implementação e no suporte contínuo. A escolha de um fornecedor que tenha capacidade e disposição para construir e manter relacionamentos estratégicos de longo prazo com os clientes é um elemento essencial para proteger sua empresa contra violações.

Dica: Procure fornecedores de ferramentas de due diligence que contém soluções em conformidade com um princípio de sua atuação a longo prazo. Vá atrás, também, de empresas que operam em bases verdadeiramente mundiais e com uma extensa lista de clientes. Este ponto não pode ser subestimado porque as organizações com presença global estão melhor posicionadas para fornecer conteúdo de compliance, como a lista de sanções da OFAC, que está atualizada, permitindo assim maior potencial de crescimento à sua empresa.

2 - Software de due diligence com uma interface de usuário moderna e intuitiva: As soluções de varredura de compliance são tão boas quanto sua usabilidade. As violações não podem ser evitadas se as pessoas não usarem a ferramenta ou acharem difícil usá-la. Certifique-se de que sua avaliação considere a experiência do usuário, além de perguntar sobre o número de clientes/usuários do fornecedor, suas pontuações de satisfação do cliente e a taxa geral de retenção. Isso lhe dará uma boa visão sobre o "poder de permanência" de uma solução potencial. Procure também recursos de treinamento sob demanda, como vídeos e perguntas frequentes, que ajudarão a garantir que seus usuários sempre tenham acesso à ajuda quando necessário.

Dica: Acesse sites confiáveis de comparação de software, como Capterra e G2, para determinar os pontos fortes e fracos de um fornecedor em relação ao outro. Os critérios usados por esses portais de revisão incluem facilidade de uso, qualidade do atendimento e suporte ao cliente, custo benefício e probabilidade de recomendação, juntamente com uma lista dos principais recursos e uma pontuação geral.

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3 - Recursos sofisticados de ajuste de pesquisa para reduzir falsos positivos: A grande quantidade de listas restritivas a serem revisadas podem criar desafios significativos na forma de resultados "falsos positivos". Essas são ocorrências que parecem legítimas, mas, após uma análise mais aprofundada, não representam risco para o seu negócio.

A incapacidade de minimizar os falsos positivos faz com que as equipes de conformidade tenham que revisar repetidamente os mesmos acessos que poderiam ser gerenciados de maneira diferente. Isso resulta em uma diminuição da eficiência, improdutividade e, o pior de tudo, ciclos de vendas estendidos e processos de negócios atrasados.

Dica: Procure as melhores soluções de due diligence que tenham algoritmos de pesquisa de vários fatores e opções de configuração que permitem refinar e focar suas atividades de varredura, minimizando assim os falsos positivos sem potencialmente perder ocorrências legítimas.

Verifique também a capacidade de personalizar as configurações de pesquisa com base no perfil do usuário/divisões e localizações da empresa para que você esteja pesquisando de forma mais eficaz e eficiente com base nas necessidades exclusivas do seu negócio.

E certifique-se de que o fornecedor que você selecionou tenha um atendimento ao cliente de primeira linha, que conhecerá sua empresa para otimizar o uso do software, desde a integração e treinamento até o fornecimento de atualizações regulares.

4 - Software de due diligence com funcionalidade robusta de julgamento e auditoria: A capacidade de revisar, agir e escalar possíveis ocorrências de varredura é um elemento essencial de uma solução eficaz. Saber o que fazer e ter os processos em voga para lidar com uma ocorrência é uma parte crítica do processo de conformidade. E os melhores fornecedores da categoria devem ter o know-how e as ferramentas prontas à sua disposição, caso você precise.

Dica: Procure tecnologia de triagem de due diligence que ofereça funcionalidade dedicada que capacita usuários e tomadores de decisão a acessar e avaliar informações críticas relacionadas a acertos/possíveis acertos, a colaborar com colegas caso sejam necessárias mais informações/insights e a capturar critérios de decisão relacionados a uma determinada transação.

Também é de suma importância que a solução ofereça uma trilha de auditoria completa de todas as transações de varredura e decisões tomadas contra acertos e possíveis acertos como um ativo no caso de uma auditoria de conformidade.

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5 - Opções flexíveis de integração e automação de due diligence: A capacidade de automatizar transações de due diligence para que ocorram em sistemas de negócios como Enterprise Resource Planning (ERP), Customer Relationship Management (CRM) e plataformas de e-commerce é uma excelente maneira de reduzir o risco de conformidade e, ao mesmo tempo, melhorar a produtividade dos times.

O principal benefício da integração e automação são as aplicações consistentes e uniformes dos processos de conformidade, o que minimiza bastante as chances de erro humano. Isso lhe dá tranquilidade e permite que você se concentre em suas principais metas.

Dica: Procure uma solução de due diligence que tenha recursos de integração comprovados (muitos clientes usam diversos sistemas diferentes), bem como um suporte de decisão conectado e um módulo de trilha de auditoria que permite que ocorrências ou possíveis ocorrências sejam revisadas, acionadas e armazenadas automaticamente.

Revise também a abordagem de implementação do fornecedor em potencial para garantir que ele tenha a competência e capacidade de colaborar com sua equipe interna de TI para fornecer uma

solução bem-sucedida.

6 - Melhor atendimento e suporte ao cliente da categoria: Esse fator foi citado acima (consulte o ponto 3.). Ter atendimento e suporte profissional ao cliente é um componente importante que você precisará para ajudar a garantir que seus processos de compliance sejam configurados adequadamente e executados de maneira ideal.

Conforme mencionado, esses são profissionais que não apenas conhecem suas soluções de trás para frente e têm conhecimento especializado sobre os requisitos de due diligence, mas também devem ter a paixão de conhecer sua empresa e ajudá-lo a aproveitar ao máximo sua assinatura do software.

Dica: Procure fornecedores que tenham equipes de suporte aprofundadas para ajudá-lo a estabelecer sua estrutura de conformidade, responder às perguntas que surgirem e fornecer suporte geral, incluindo treinamento conforme necessário. E o mais importante: certifique-se de que seja designado um representante de suporte ao cliente dedicado que responderá a você em tempo hábil.

Indicação de leitura: O que é compliance?

Esperamos que essas dicas tenham sido úteis para ajudá-lo a pesquisar e selecionar o melhor software de due diligence para seus requisitos de compliance. Existem algumas opções robustas de tecnologia disponíveis no mercado, mas há, também, aqueles que só poderão dar cobertura parcial às suas obrigações de compliance.

Selecionar a melhor solução da categoria, sem dúvida, ajudará você a cumprir as regras e regulamentos de varredura. Mas além de simplificar o processo de compliance, fazendo isso você trabalhará para permitir o crescimento dos negócios.

A Descartes fornece um conjunto de soluções de software de due diligence de primeira linha que ajudam as organizações em todo o mundo a alcançar os mais altos padrões de conformidade, reduzindo o risco de impactos negativos nos resultados.

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