Confira 10 dicas para atingir os mais altos níveis de compliance de exportação
Soluções que garantam que a sua companhia não viole nenhuma regulamentação do controle de exportação são cada vez mais procuradas; mas a pergunta que surge, qual o valor deste serviço?
São Paulo, novembro de 2022 – Cada vez mais as companhias devem ficar atentas às restrições implementadas globalmente para possíveis destinos ou entidades. Caso algum produto seja encaminhado para locais que estejam listados de forma irregular ( partes negadas), consequentemente, a organização pode ser penalizada e a carga será considerada inválida.
Deste modo, cada vez mais, surgem no mercado soluções que auxiliam companhias a realizarem uma triagem correta de cargas direcionadas. Mas, a grande questão que surge seria: qual o valor de uma ferramenta? Há uma série de fatores que influenciam o investimento de uma solução de software de triagem de parte negada, como o número de usuários, as listas de sanções a serem verificadas e as opções de implantação. Além disso, o número de entidades que precisam ser rastreadas semanalmente, mensalmente ou anualmente também é um fator importante.
A faixa de custo para uma solução de triagem de parte negada começa em alguns milhares de dólares por ano para uma implementação básica cobrindo pequenos volumes de triagem e um usuário. Na outra extremidade do espectro, o preço anual das ferramentas de compliance pode chegar a US＄ 100.000 ou mais para soluções de nível empresarial que são normalmente implementadas por empresas regionais ou globais que consistem em várias unidades de negócios distribuídas em regiões geográficas distintas com centenas de usuários, gerenciando grandes volumes de triagem que são potencialmente integrados em vários sistemas de negócios. No entanto, um cliente típico de triagem de 50.000 entidades deve orçar cerca de US＄ 20.000 por ano para uma solução de triagem de parte negada.
Para aqueles com volumes de triagem extremamente pequenos (cerca de um ou dois por mês), pode fazer sentido experimentar sites gratuitos. Mas esses serviços oferecem apenas as versões básicas daquelas fornecidas pelos fornecedores de soluções. Se você optar por seguir nessa direção, certifique-se de escolher sites oficiais e governamentais.
Dito isso, agora dividiremos o investimento em componentes principais, fornecendo um guia sobre as considerações que influenciam o preço do software de triagem de sanções.
10 PRINCIPAIS CONSIDERAÇÕES QUE CONSTITUEM O PREÇO DE SOLUÇÕES DE SOFTWARE DE TRIAGEM DE PARTE NEGADA
1.Você está procurando por triagem ad hoc on-line?
O que é: Este é o pacote mais básico que as empresas podem optar por qualquer fornecedor. Como o nome sugere, você pode rastrear entidades contra várias listas de sanções em uma base ad hoc (personalizada e estruturada) usando uma solução de triagem de partes negadas online.
Por que é importante: esse nível de acesso é mais adequado para empresas no estágio inicial de compliance de exportação, ou onde seus volumes de triagem semanais ou mensais são baixos, o que do ponto de vista operacional se traduz em algumas triagens por semana.
2. Quantos usuários precisarão acessar a solução de software de triagem de partes negadas?
O que é: Este é o número de usuários necessários para realizar operações de compliance com eficiência para minimizar riscos e permanecer do lado certo da lei. O número dependerá do tamanho e volume de suas operações. O menor plano consistiria em uma configuração de um usuário, já a maior implantações de nível empresarial abrange várias centenas a dezenas de milhares de usuários. A base típica, no entanto, varia de cinco ou 10 a cerca de cem pessoas.
Por que é importante: conhecer o número certo de usuários do software de triagem de sanções ajudará a maximizar a eficiência de custos em termos de otimização da cobertura de compliance em toda a cadeia de valor. Além disso, como o compliance deve ser pensado como um esforço de toda a organização, é importante planejar adequadamente os usuários em vários departamentos, incluindo Supply Chain e Logística, Compliance de Exportação e Importação, Jurídico, Recursos Humanos, Administração, Compras e Vendas e Marketing.
3. Quais listas de sanções você precisa examinar?
O que é: Atualmente existem centenas de listas que são mantidas por órgãos mundiais como as Nações Unidas, Banco Mundial, Interpol e muitos outros.
Decidir sobre quais listas de partes negadas devem ser analisadas depende do seu escopo de negócios. Por exemplo, se você é um fabricante com sede nos Estados Unidos que comercializa internacionalmente, faz sentido examinar as listas de sanções do Estado, Comércio e Tesouro dos EUA (OFAC), mas não a lista da Administração de Serviços Gerais (GSA), a menos que você também esteja envolvido em contratos governamentais.
Por que é importante: saber exatamente quais listas se aplicam à sua empresa ajuda a manter um nível elevado de compliance, reduz os impactos de falsos positivos e fornece uma visão abrangente das entidades que você precisa rastrear, mantendo os custos da triagem da parte negada sob controle.
4. A resolução da triagem e o fluxo de trabalho de escalonamento são importantes para você?
O que é: Então, sua atividade de triagem retorna uma correspondência positiva. O que você faz agora? É aqui que um fluxo de trabalho desempenha um papel crítico ao fornecer etapas on-line que ajudam você a investigar, limpar e anotar com facilidade ou encaminhar possíveis ocorrências ou sinais de alerta para o responsável pelo compliance da companhia ou para o consultor jurídico.
Por que é importante: ferramentas de compliance robustas incluirão uma visualização de painel para aumentar a visibilidade e o controle das atividades do mesmo. Mais importante, isso permite uma resolução mais rápida de possíveis correspondências, o que, por sua vez, acelera os processos de gerenciamento de risco, incluindo vendas, entrada de pedidos, remessa, aquisição e contratação. Esse recurso faz sentido para usuários avançados de compliance ou operações de alto volume e geograficamente dispersas, onde o acompanhamento centralizado e consistente de ocorrências é mais desafiador.
5. Como a auditoria e o histórico ajudarão a função do compliance?
O que é: Esta é uma trilha de auditoria das atividades de triagem registradas automaticamente em um ambiente seguro e inviolável.
Por que é importante: ter essa capacidade é fundamental para provar a devida diligência no caso de uma auditoria governamental ou interna, o que é mais provável do que não no mundo de hoje. Os logs (processo de registro de eventos importantes) do software de compliance líder do setor incluem quem executou uma pesquisa, quando foi realizada, qual termo de pesquisa e configuração foram usados e os próprios resultados.
6. Você deve adicionar triagem de lote?
O que é: Às vezes chamado de triagem em massa, a utilidade da triagem em lote está em sua capacidade de limpar um banco de dados de volumes de partes restritas de uma só vez. O conselho de melhor prática é que isso deve abranger todos em uma organização de forma contínua, incluindo compradores, revendedores, fornecedores, contratados, funcionários, novos contratados e contratados.
Por que é importante: esse recurso de software de triagem de sanções é especialmente benéfico para empresas na fase inicial de sua jornada de compliance ou cujo processo inclui verificações periódicas ou em casos excepcionais, como ao examinar as pessoas e os parceiros da cadeia comercial de uma fusão e alvo de aquisição.
7. Você quer fazer uma nova triagem diária automatizada?
O que é: Triagem automatizada ou dinâmica é o processo de reexaminar automaticamente entidades em sua esfera de negócios diariamente em relação a adições às listas de observação oficiais de partes restritas. ‘Diariamente’ é o ponto a ser observado porque alguns fornecedores reexaminam periodicamente, o que não é oportuno o suficiente para evitar uma violação de sanções. Ao selecionar um fornecedor de software de compliance, é crucial entender os recursos e o escopo da solução de triagem de parte negada. Como isso é automatizado, a frequência recomendada para triagem dinâmica deve ser diária.
Por que é importante: a triagem dinâmica ajuda as organizações a acompanhar as mudanças nas listas de triagem em uma perspectiva quase em tempo real, onde a triagem periódica em lote seria considerada insuficiente. Por exemplo, isso permite que as organizações sejam alertadas sobre adições recentes de clientes previamente selecionados e liberados para uma lista de observação. Outros exemplos incluem ambientes de transações de alto volume, de comércio eletrônico e bancos a departamentos de vendas, que procuram eliminar oportunidades duvidosas o mais cedo possível, para que possam concentrar seu tempo e energia em oportunidades legítimas para aumentar a eficiência e a velocidade das vendas.
8. Quando você deve pensar em triagem integrada?
O que é: é aqui que a triagem de partes negadas é integrada diretamente ao seu sistema de negócios. Ferramentas de compliance robustas devem ser capazes de se integrar a praticamente qualquer sistema, desde planejamento de recursos empresariais (ERP), gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM) até sistemas legados e internos.
Por que é importante: essa opção faz sentido para empresas de alto volume cujo objetivo de compliance é uma triagem consistente e confiável, independentemente do número de transações diárias. As soluções integradas de triagem de partes negadas de alto desempenho serão econômicas e rápidas de implantar. A triagem integrada melhora a produtividade muitas vezes, mas apenas enquanto os dados que entram estão devidamente estruturados.
9. Qual a importância do suporte ao cliente para o seu sucesso?
O que é: fornecedores respeitáveis de triagem de partes negadas terão equipes de suporte ao cliente responsivas para ajudá-lo a aproveitar ao máximo suas ferramentas de compliance.
Por que é importante: Os fornecedores líderes do setor terão uma parte significativa de suas equipes em todo o mundo, com foco na América do Norte, Reino Unido e União Européia. Os confiáveis também entenderão seu negócio e fornecerão conselhos sobre quais listas de sanções precisam ser implantadas e estratégias para reduzir falsos positivos. Além disso, eles fornecerão acesso ilimitado ao atendimento ao cliente e gerentes de sucesso, juntamente com treinamento ilimitado como parte do preço geral do pacote de software de triagem de parte negada.
10. Você precisa de triagem de parte negada para dispositivos móveis?
O que é: as obrigações de compliance não param quando você sai de sua mesa. Um software robusto de triagem de sanções incluirá uma opção projetada especificamente para dispositivos móveis, operando nas principais plataformas, simplesmente porque vivemos e trabalhamos em um ambiente mobile first.
Por que é importante: Isso é útil para selecionar potenciais oportunidades de negócios em conferências ou viagens ao exterior ou para digitalizações ad hoc em pontos de embarque de carga e armazéns.
FERRAMENTAS DE PESQUISA GOVERNAMENTAIS GRATUITAS PARA VOLUMES DE TRIAGEM MENORES
Como mencionado anteriormente, você pode facilmente encontrar e acessar sites governamentais gratuitos ligados aos Estados Unidos para realizar a triagem de partes restritas. Os exemplos incluem aqueles gerenciados pelo Escritório de Controle de Ativos Estrangeiros (OFAC) do Departamento do Tesouro em ou a triagem de lista consolidada do Departamento de Comércio (CLS) em.
A única vantagem é que é gratuito. É uma ótima opção para quem procura uma educação rápida à medida que se aprofunda na triagem da lista de observação pela primeira vez, ou para aqueles com volumes de triagem verdadeiramente escassos de talvez uma ou duas exibições por mês.
Por outro lado, existem várias desvantagens, especialmente onde os volumes de triagem de uma organização são maiores. Os principais problemas com essas ferramentas gratuitas são que elas são manuais, sem funcionalidade de triagem em lote ou integrada. Não há possibilidade de triagem simultânea em vários grupos de listas de diferentes departamentos ou jurisdições governamentais — por exemplo, com os sites fornecidos acima, você teria que ir ao site e fazer uma triagem lá e depois repetir o exercício no site OFAC. Embora haja alguma orientação sobre o que fazer no caso de uma correspondência positiva, há pouco ou nenhum outro suporte. E você precisa configurar suas próprias trilhas de auditoria.
COMO A DESCARTES PODE AJUDAR
A Descartes fornece um conjunto de soluções de software de triagem de partes negadas de primeira linha que ajudam organizações em todo o mundo a alcançar os mais altos padrões de compliance de exportação, reduzindo o risco de impactos negativos nos resultados.
Nossas soluções baseadas em nuvem fáceis de implementar melhoram a eficiência das equipes de compliance e fortalecem a governança organizacional, os riscos e os processos de due diligence. Utilizando tecnologia avançada, os algoritmos de pesquisa de Descartes reduzem falsos positivos e fornecem visibilidade e metodologia de verificação de itens prioritários em um formato de fluxo de trabalho centralizado e com uma trilha de auditoria gerada automaticamente. Nosso software de compliance oferece desempenho superior de triagem de sanções a um valor excepcional.
Sobre o Grupo Descartes Systems
Líder global no fornecimento de soluções sob demanda de software como serviço, focadas na melhoria da produtividade, desempenho e segurança de negócios de logística intensiva. Os clientes usam nossas soluções modulares de software como serviço para rotear, agendar, rastrear e medir os recursos de entrega; planejar, alocar e executar remessas; avaliar, auditar e pagar faturas de transporte; acessar dados comerciais globais; arquivar documentos aduaneiros e de segurança para importação e exportação; e concluir vários outros processos de logística participando da maior comunidade de logística multimodal colaborativa do mundo. A sede fica em Waterloo, Ontário, Canadá e temos escritórios e parceiros em todo o mundo. Saiba mais no site da Descartes.
Declaração de cautela sobre exposições prospectivas
Este comunicado possui informações prospectivas dentro do significado das leis relacionadas à oferta de solução da Descartes e aos benefícios potenciais derivados dela; e outros assuntos. Tais declarações prospectivas envolvem riscos conhecidos e desconhecidos, incertezas, suposições e outros fatores que podem fazer com que os resultados, desempenho ou realizações reais difiram materialmente dos resultados antecipados, desempenho ou realizações ou desenvolvimentos expressos ou implícitos por tais declarações prospectivas. Esses fatores incluem, mas não estão limitados a, os fatores suposições discutidos na seção intitulada, “Certos fatores que podem afetar os resultados futuros”; em documentos arquivados com a Comissão de Segurança e Câmbio, Comissão de Segurança de Ontário e outras comissões em todo o Canadá, incluindo mais recentemente, o documento elaborado pela Descartes com as respectivas discussões e análises propostas. Se tais riscos realmente ocorrerem, eles podem afetar adversamente nossos negócios, condição financeira ou resultados operacionais. Nesse caso, o preço de negociação de nossas ações ordinárias poderia cair, talvez materialmente. Os leitores são advertidos a não depositar confiança indevida em tais declarações prospectivas, que valem apenas na data feita. As declarações prospectivas são fornecidas com o objetivo de informar sobre as expectativas e planos atuais da administração em relação ao futuro. Os leitores são alertados de que tais informações podem não ser apropriadas para outros fins. Não assumimos nem aceitamos qualquer obrigação ou compromisso de divulgar publicamente quaisquer atualizações ou revisões de quaisquer declarações prospectivas para refletir qualquer mudança em nossas expectativas ou qualquer mudança nos eventos, condições ou circunstâncias em que tal declaração se baseia, exceto conforme necessário por lei.