Dit eget toldsystem, hvad skal du overveje?

Nutidens toldbehandling kan opleves som kompleks og udfordrende at håndtere internt. Dette er den anden af tre artikler om toldløsninger og compliance. Her vil vi fokusere på, hvad virksomheder skal tage hensyn til, når de overvejer at anskaffe sig en intern toldløsning og hvordan de vælger den rigtige leverandør. 

I en konstant skiftende verden kan betydningen af en stabil toldløsning være af stor betydning for virksomheder, der driver international handel. I takt med at organisationer ekspanderer globalt, bliver overholdelse af gældende toldregler, IT-systemers skalerbarhed og problemfri integration stadig vigtigere. Du forstår måske allerede fordelene ved en intern toldløsning, men det næste vigtige skridt er at vælge den rigtige leverandør til din organisation. I denne artikel gennemgår vi de vigtigste forskelle, som ikke kun hjælper dig med at sammenligne leverandører, men også med at træffe en informeret beslutning om effektiv håndtering af din tolddokumentation.

I den første artikel så vi på, hvordan en toldløsning ser ud, og hvilke fordele en sådan løsning kan give din virksomhed. Men hvilken leverandør er den rigtige til dine behov? Vi har listet de vigtigste punkter for at hjælpe dig med at sammenligne leverandører og vælge den bedste partner til at styre dit projekt. 

1. Ekspertise: Før du beslutter dig for en udbyder af et toldsystem, er det vigtigt at undersøge deres ekspertise. Hvor længe har de været aktive som leverandør af toldløsninger? Har de haft succes med at arbejde med virksomheder af sammenlignelig størrelse og kompleksitet? Søg referencer i virksomheder indenfor brancher der ligner din egen, for at sikre at leverandøren forstår dine specifikke krav. Evaluere desuden projektteamets kompetenceniveau, da det har direkte indflydelse på, om implementeringen af løsningen bliver en succes.

2. Funktioner: Selv om funktioner er vigtige, er de mest betydningsfulde, når de er i overensstemmelse med dine forretningsmål. Led efter en leverandør, der ikke kun tilbyder en omfattende samling af funktioner, men også holder sig opdateret på compliance-kravene i din branche. Evnen til at tilpasse løsningen til dine specifikke behov og til nye brancheregler er afgørende for toldløsningens effektivitet på lang sigt.

3. Skalerbarhed: For virksomheder, der forventer vækst, er skalerbarhed en afgørende faktor. Når du vælger en leverandør, skal du sikre dig, at leverandøren kan demonstrere, at deres løsning er skalerbar. Dette vil sikre problemfri processer ved tilføjelse af endnu en handelspartner, når behovet opstår. Ved at vælge en leverandør med et bredt udvalg af løsninger, kan du undgå besværet med at skulle håndtere flere leverandører for yderligere integrationer.

4. Pris: Priserne kan variere betydeligt mellem forskellige udbydere af toldløsninger. Faktorer som antallet af transaktioner pr. dataindberetning, omkostninger til opdateringer og opgraderinger bidrager til de samlede omkostninger. Vælg en prismodel, der er skræddersyet til dine specifikke krav, og som er bæredygtig i forhold til planlagt vækst og ekspansion.

5. Pålidelighed: Sikkerhed er altafgørende, når man vælger leverandør. Kontroller certificeringer og revisionsrapporter for at sikre, at virksomheden lever op til branchens standarder for databeskyttelse. Kontroller, at sikkerhedscertifikaterne er opdaterede, og understreg vigtigheden af at virksomhedens forretningsdokumenter og følsomme oplysninger behandles med den største omhu og beskyttelse.

6. Integration: En dokumenteret erfaring med integration med relevante forretningssystemer er afgørende. Forudse fremtidige ændringer i din organisation, og vurder, om din valgte leverandør kan håndtere overgange uden at forårsage væsentlige forstyrrelser i dine processer. Kompatibillitet med eksisterende og fremtidige teknologier er nøglen til et succesfuldt og langsigtet partnerskab.

7. Service og kundesupport: Undersøg hvilket serviceniveau leverandøren tilbyder og sørg for, at det matcher din virksomheds krav. Vælg helst en leverandør med in-house eller global kundesupport, og bed dem om at specificere kontaktmetoder, proaktiv overvågning, styring og eskaleringsprocedurer. En lydhør og aktiv supportfunktion kan gøre en betydelig forskel for din toldadministration.

8. Lokal tilstedeværelse, globalt netværk: Overvej, om en lokal eller global leverandør er bedst egnet til din organisation. Mens en lokal leverandør kan tilbyde fordele som kortere kommunikationsveje og hurtigere svar, tilbyder en global organisation et bredere netværk af handelspartnere. At vælge en global leverandør minimerer risikoen for, at leverandøren går konkurs og sikrer kendskab til global overholdelse af forskellige lovgovninger og bestemmelser.

For at give din organisation de rette forudsætninger til at kunne at træffe en informeret beslutning, er det nødvendigt grundigt at overveje de løsninger der er tilgængelig for en omkostningseffektiv toldbehandling.

 

---