Guide: Automatiseret vs manuel toldproces

I dagens hurtigt skiftende verden er automatisering af manuelle arbejdsprocesser en afgørende strategi, der kan give virksomheder et forspring i forhold til deres konkurrenter. 

For en virksomhed kan en reduktion af manuelt arbejde helt eller delvist reducere driftsomkostningerne, forbedre rentabiliteten betydeligt og, hvilket ofte overses, frigøre tid for medarbejderne til at påtage sig opgaver, der passer bedre til deres færdigheder. 

Et integreret toldsystem betyder, at data kan overføres direkte fra virksomhedens ERP- eller WMS-system (Warehouse Management System) til toldløsningen. Denne proces kan omfatte trin som at hente ordredata, kontrollere, at alle nødvendige oplysninger er korrekte og fuldstændige, generere tolddokumenter og sende dem elektronisk til toldmyndighederne. Ved at bruge automatiserede kontroller og valideringer kan virksomheder sikre, at alle oplysninger er i overensstemmelse med de nyeste regler, og dermed minimere risikoen for fejl.

Da de data, der er nødvendige for at oprette en tolddeklaration, hurtigt indsamles fra de forskellige forsystemer og behandles, kan der bruges forudfyldte oplysninger og skabeloner til tilbagevendende data. Det reducerer det manuelle arbejde og øger effektiviteten i den proces, der er nødvendig for at behandle tolddokumenterne.

Automatiseret proces til fortoldning og overholdelse af regler

Toldløsninger spiller en vigtig rolle i at sikre gnidningsløse transaktioner og overholdelse af reglerne. Med den teknologiske udvikling er spørgsmålet om automatiserede eller manuelle toldprocesser blevet stadig mere relevant. 

Hvorfor bør virksomheder automatisere toldprocessen?

• Øget produktivitet - Software, der kan udføre en opgave med lidt eller ingen menneskelig indgriben, frigør værdifuld tid, som kan bruges andre steder. 

• Færre fejl - Automatisering af en proces er hurtigere og mere præcis. Færre fejl betyder mindre tid og ressourcer til at rette fejl, som skaber omkostninger for virksomheden.
• Compliance - Præcise processer fører til bedre compliance, som beskytter virksomhedens ressourcer og omdømme og øger kundernes tillid.

• Fremtidssikring af virksomheden - Med stadigt stigende ændringer i forretningspraksis og regler sikrer virksomhederne sig for fremtiden. 

Automatiserede processer: Effektivitet og nøjagtighed

En automatiseret toldproces giver betydelige fordele med hensyn til effektivitet og nøjagtighed. Moderne systemer kan behandle store mængder data hurtigt, hvilket reducerer den tid og de ressourcer, der kræves til manuel indtastning. Derudover minimerer automatisering risikoen for menneskelige fejl, hvilket øger nøjagtigheden af toldangivelser og overholdelse af lovgivningen. Ved at automatisere rutineopgaver kan toldløsningen strømline driften, fremskynde fortoldningsprocesser og effektivt styre internationale transaktioner.

Men på trods af fordelene giver automatisering også udfordringer. Den indledende investering i teknisk infrastruktur og software kan være betydelig. Derudover kan det være svært at tilpasse automatiserede systemer til at opfylde de enkelte kunders specifikke behov eller tilpasse dem til unikke lovgivningsmæssige rammer, især i højt specialiserede brancher. Der er også en risiko for overdreven afhængighed af automatiserede systemer, hvilket kan føre til tab af fleksibilitet og tilpasningsevne i håndteringen af uforudsete omstændigheder eller komplekse situationer.

At foretage en ændring som denne er ikke for alle, timingen skal være rigtig, og der skal være en forståelse af omkostningerne, om det er kommercielt rentabelt at gå mod færre manuelle trin i arbejdet, og hvilke mål der kan opnås gennem en minimeret manuel proces. 

Typisk er vores kunder ofte ivrige efter at indføre flere automatiserede trin i forskellige arbejdsprocesser, men der er også tidspunkter, hvor det ikke er det rigtige tidspunkt. At have adgang til funktionalitet, der kan reducere tidsineffektive processer og opbygge et trinvist mål om at automatisere netop disse processer, kan ofte være den rigtige beslutning.

Manuelle processer: fleksibilitet og tilpasningsevne

Manuelle processer giver en grad af fleksibilitet og tilpasningsevne, som automatiserede systemer kan have svært ved at efterligne. Menneskelige operatører kan foretage vurderinger, især i tvetydige eller komplekse scenarier, hvor automatiserede systemer ikke kommer til deres ret. Desuden giver manuelle processer mulighed for en større grad af tilpasning for at imødekomme kundernes unikke krav eller tilpasse sig ændringer i lovgivningen på en effektiv måde. Den menneskelige kontakt i toldbehandlingen skaber tillid hos kunderne, som ved, at deres behov bliver forstået og opfyldt.

• Større forståelse - Det er første gang, en proces af denne type introduceres i virksomheden, og at lære det grundlæggende først kan ofte hjælpe med at skabe en bedre forståelse for, hvordan man løser potentielle problemer, når de opstår.

• Direkte påvirkning - Det kan tage tid at bygge automatisering ind i den eksisterende interne infrastruktur, og hvis adgangen sker via en manuel procedure, kan fordelene ved at indføre en løsning i organisationen hurtigt vise sig. 

• Strukturelle ændringer - Indledende manuel adgang kan ofte være en fordel, når virksomheder ændrer eller planlægger at ændre en kritisk struktur som f.eks. et ERP- eller WMS-system og ikke ønsker at integrere, før det er klar.

Men manuelle processer er ikke uden ulemper. De er ofte langsommere og mere ressourcekrævende sammenlignet med automatiserede processer, hvilket kan føre til forsinkelser og ineffektivitet i toldbehandlingen. Desuden udgør afhængigheden af menneskelige operatører en risiko for menneskelige fejl, hvilket kan have alvorlige konsekvenser for overholdelsen af reglerne. At afbalancere fordelene ved fleksibilitet og tilpasningsevne med behovet for effektivitet og nøjagtighed er afgørende for at kunne levere effektive toldløsninger.

At finde den rette balance: den hybride tilgang 

I valget mellem automatisering og manuel behandling kan en hybrid tilgang virke som en pragmatisk løsning. Ved at kombinere styrkerne ved både automatiseret og manuel indsats kan toldadministrationen opnå optimerede resultater, der prioriterer effektivitet, nøjagtighed, fleksibilitet og tilpasningsevne. Automatiserede systemer kan håndtere rutineopgaver og databehandling, hvilket frigør menneskelige operatører til at fokusere på mere kompleks beslutningstagning og håndtering af forskellige undtagelser. Samtidig er det stadig nødvendigt med menneskelig indgriben for at håndtere unikke kundekrav, navigere i forskellige regler og opretholde en mere personlig kundeservice.

Automatisering kontra manuelle processer med toldløsninger

Brug af en toldløsning giver mulighed for at bruge skabeloner og forskellige værktøjer til automatisering. Med forudkonfigurerede skabeloner, der indeholder vigtige datafelter og lovkrav til bestemte typer forsendelser eller varer, elimineres behovet for gentagen dataindtastning, hvilket sparer tid og minimerer risikoen for fejl, der kan opstå i forbindelse med manuelle processer.

Der er således flere fordele ved en toldløsning i forhold til manuelle processer, hvilket ofte gør denne løsning til et førstevalg for virksomheder, der beskæftiger sig med international handel:

1. Effektivitet: Automatiserede processer eliminerer tidskrævende manuelle opgaver, hvilket fremskynder fortoldningen og reducerer leveringstiden.

2. Nøjagtighed: Manuel dataindtastning kan føre til fejl, som igen kan føre til problemer med overholdelse af reglerne og forsinkelser. 

3. Overholdelse: En moderne toldløsning opdateres løbende til de nyeste lovkrav, hvilket sikrer overholdelse og reducerer risikoen for sanktioner.

4. Skalerbarhed: Nutidens toldløsninger er skalerbare og kan håndtere store mængder transaktioner uden at gå på kompromis med effektivitet eller nøjagtighed.

5. Omkostningseffektivitet: Selvom der kræves en indledende investering i moderne software, opvejer de langsigtede omkostningsbesparelser de omkostninger, der er forbundet med manuelle processer. 

Vil du vide mere om de forskellige fordele og ulemper, der er nævnt ovenfor, eller diskutere, hvordan du vælger den rigtige toldløsning til din virksomhed? 

Kontakt mig for at drøfte, hvordan vi kan hjælpe dig med at finde den rigtige løsning til din virksomhed.  

---