Produktinformationen sind unerlässlich. Tagtäglich kommen wir mit Produktinformationen in Berührung, ob beim Einkaufen im Supermarkt, beim Kochen oder beim abendlichen Onlineshoppen. Wir kaufen, weil wir dem Produkt und den Informationen vertrauen können. Doch was braucht es, um Produktinformationen zur Verfügung zu stellen?
Nicht nur der Handel, auch das Gesundheitswesen ist auf verlässliche Daten angewiesen, um die Versorgung, die Patientensicherheit bis hin zur korrekten Abrechnung gewährleisten zu können. Grundsätzlich profitieren alle Branchen und alle Teilnehmer in der gesamten Supply Chain von sauber gepflegten Produktinformationen. Aber wer kümmert sich darum?
Die Wichtigkeit der einheitlichen Produktstammdatenpflege und -verteilung wird in vielen Unternehmen kaum wahrgenommen. In einem Umfeld mit hohem Margendruck wird daran nichts geändert, es sei denn, äussere Einflüsse wie regulative Bestimmungen oder Marktanforderungen sind vorhanden. So wird das Potenzial verkannt und viele Stellen erstellen, pflegen und verteilen dieselben Stammdaten auf unterschiedliche Weise.
Zentrale Datenpflege
Sind fehlerhafte Daten erst einmal verteilt, halten sie sich hartnäckig im Internet, bei Kunden, Händlern bis hin zu den Endverbrauchern. Vergleicht ein Konsument die Informationen zu einem Produkt aus unterschiedlichen Quellen und sie stimmen nicht überein, so schwindet das Vertrauen zum Produkt, aber auch zum Hersteller.
Ein zentrales Produktinformationsmanagementsystem (PIM) im Unternehmen trägt zur einheitlichen und strukturierten Pflege sowie sicheren Verteilung der Daten bei. Der Ansatz «Trusted Source of Data» fängt bereits an jeder einzelnen Stelle im Unternehmen an, wo Daten entstehen können. In einem PIM-System werden alle anfallenden Produktinformationen zusammengetragen, gepflegt, validiert und für die verschiedenen Verwendungszwecke bereitgestellt. Befähigte Mitarbeitende sowie auf das Unternehmen zugeschnittene Prozesse sind entscheidende Faktoren für eine erfolgreiche Stammdatenpflege.
Aller Anfang ist schwer
Wie so oft stellt sich die Frage: Wo fangen wir an? Die Einführung eines PIMSystems ist ein wichtiger Startschuss. Aber welches PIM ist das richtige? Die Frage sollte eigentlich lauten: Wo und wofür werden unsere Produktinformationen benötigt? Bei der Beantwortung dieser Frage dürfen nebst externen Marktanforderungen die internen Bedürfnisse und Strategien nicht vergessen werden.
Der initiale Aufwand bedeutet oft viel Fleissarbeit. Von zentraler Bedeutung ist die Definition von Prozessen zur Erhaltung kontinuierlich korrekt gepflegter Produktdaten. Es ist empfehlenswert, kleine Schritte zu gehen. Ein skalierbares PIM ist daher sinnvoll. Die berühmte eierlegende Wollmilchsau ist auch hier nicht zu finden. So kann auch ein Lösungsmodell aus verschiedenen Systemen mit durchgehenden Schnittstellen zum Einsatz kommen.
Datenqualität, Visibilität und Verfügbarkeit
Bevor die gesammelten Daten internen oder externen Empfängern zur Verfügung gestellt werden, müssen sie nach einheitlichen Richtlinien validiert werden. Auch das ist Aufgabe eines PIM-Systems. Aber nicht alle Daten lassen sich automatisch auf Korrektheit überprüfen. Daher sind auch manuelle Prüfungs- und Freigabeprozesse einzubauen.
Der Hersteller hat über ein PIM-System die Möglichkeit, zentralen Einfluss auf die Darstellung der Informationen zu seinen Produkten zu nehmen. Produktbeschreibungen mit Kurz- und Langtexten, Kassentexte, Marketinginformationen, Mediendaten, Zutatenlisten und viele weitere Informationen können nach einheitlichen Richtlinien erstellt und gespeichert werden. Auch das ist Datenqualität und schafft Vertrauen beim Kunden.
Einziger Sinn und Zweck eines PIM ist letztlich das Zurverfügungstellen von Produktdaten. Die steigenden Anforderungen und Ausprägungen an Informationen sowie die digitale Verwendung ist ohne PIM-System kaum oder nur mit sehr hohem Aufwand zu bewältigen. Es stellt sicher, die richtigen Daten in der richtigen Ausprägung an den gewünschten Empfänger zu übergeben. Es gibt keine versteckten Listen auf lokalen Geräten. Unvollständige Daten oder Produkte im Entwicklungsstatus können auf Knopfdruck erkannt und bearbeitet werden.
Egal auf welcher Stufe in der Handelskette: Jeder benötigt und erhält Produktinformationen und gibt sie unverändert oder veredelt an den nächsten Handelspartner weiter. Daher ist die Pflege der Daten ein kontinuierlicher Weg und nie abgeschlossen. Informationen von gestern können heute schon veraltet und falsch sein. Deshalb ist in jedem Unternehmen ein Prozess zur Erhaltung von korrekten und qualitativ hochwertigen Daten notwendig. Nebst organisatorischen Massnahmen ist das PIM ein zentraler Schlüssel für die Pflege von korrekten Produktinformationen.
Standards, GDSN und Ausblick
Der Austausch von korrekten Produktstammdaten wird seit Jahrzehnten diskutiert. Die voranschreitende Digitalisierung und technische Entwicklungen geben dem Thema in jüngster Zeit Aufwind. Ein zentrales Element, um dieser Entwicklung Rechnung zu tragen, ist die Definition sowie die Nutzung von einheitlichen, prozessübergreifenden und internationalen Standards. So sind branchen- und unternehmensübergreifend effiziente, kurze Projektund Implementierungsphasen möglich und ein hoher Investitionsschutz ist gewährleistet. Anbieter von PIM-Lösungen sind daher gefordert, Anschluss an vorhandene Standards möglichst einfach zur Verfügung zu stellen.
Allen voran bietet der globale GS1 GDSN Standard (Global Data Synchronisation Network) eine ideale Möglichkeit, Daten unter den Handelspartnern auszutauschen. Dank automatisiertem Push-Prinzip werden Änderungen direkt verteilt, ohne dass der Empfänger mühsam nachfragen muss. Im Handel längst erfolgreich etabliert, wächst GS1 GDSN stetig auch in anderen Branchen.
Nicht zu vergessen sind politische und regulatorische Vorstösse. Ob im Rahmen der Circular Economy (Kreislaufwirtschaft) als digitaler Produktpass, für Fälschungssicherheit in der Tabakindustrie oder gesetzliche zentrale Produktdatenbanken mit Registrierungspflicht im Gesundheitswesen. Die Basis bilden immer aktuell verfügbare und korrekte Produktinformationen des Herstellers, welche ohne PIM-Lösung nicht mehr handhabbar sind.