Die elektronische Rechnungsstellung oder E-Invoicing ist der Austausch einer elektronischen Rechnung zwischen Handelspartnern. Eine elektronische Rechnung ist ein strukturiertes Geschäftsdokument, das in der Regel ein genau definiertes Format (oder eine Syntax) aufweist. Eine digitale Rechnung ist keine e-Rechnung. Bei einer digitalen Rechnung handelt es sich in der Regel um eine PDF- oder Word-Datei, manchmal auch um eine eingescannte Papierrechnung. Eine elektronische Rechnung (oder E-Invoice) ist eine Datendatei, die zwischen Computern übertragen wird und für den Menschen nicht leicht zu verstehen ist. Gängige Dateiformate für elektronische Rechnungen sind Extensible Markup Language (XML) und Electronic Data Interchange (EDI).

Derzeit ist die elektronische Rechnung in den meisten europäischen Ländern für Business-to-Government-Transaktionen (B2G), d. h. für Rechnungen mit öffentlichen Verwaltungen und staatlichen Stellen, obligatorisch.

Im Bereich Business-to-Business (B2B) wird erwartet, dass die Regierungen die elektronische Rechnungsstellung im B2B-Bereich in den kommenden Jahren verbindlich einführen werden, wobei der Zeitplan von Land zu Land unterschiedlich ist. In einigen Ländern ist sie bereits heute obligatorisch, oft in einem gestaffelten Ansatz. Die neuesten Informationen über den Stand der Dinge in den einzelnen Ländern finden Sie auf dieser Website der Europäischen Kommission.

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PEPPOL ist ein EDI-Protokoll und steht für Pan-European Public Procurement Online. Weitere Informationen zu PEPPOL finden Sie auf der offiziellen Webseite peppol.org. Das Descartes Global Logistics Network ist ein zertifizierter PEPPOL-Access Point.

Wie und wann all diese neuen Regeln und Richtlinien umgesetzt bzw. aktiviert werden, ist derzeit noch unklar. Eine dieser Richtlinien ist ViDA oder VAT in the Digital Age (Mehrwertsteuer im digitalen Zeitalter). ViDA ist ein nächster Schritt der Europäischen Kommission zur Optimierung der Mehrwertsteuerabwicklung und B2B-Rechnungsstellung, der nun bis 2028 oder später in Kraft treten soll. Auch die Anforderungen für E-Reporting (die vereinfachte Steuererklärung nahezu in Echtzeit) werden noch diskutiert und umgesetzt. Der Zeitpunkt der Implementierung ist ungewiss.

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