Los negocios globales de hoy en día están bajo presión para generar crecimiento mientras navegan por desafíos políticos y regulatorios significativos. Un elemento esencial para mantener la conformidad con el aumento de sanciones y restricciones de terceros es llevar a cabo actividades robustas de due diligence.

El due diligence, o "debida diligencia" en español, debe incluir un análisis diario a medida que su organización se involucra con clientes potenciales, clientes actuales, proveedores, distribuidores, proveedores de logística y otros socios críticos para su día a día. Esta tarea se extiende hasta la verificación de nuevos contratados, contratistas y visitantes de sus oficinas e instalaciones para garantizar que no se descuide ninguna posible brecha. Para hacerlo de manera eficaz, se necesitan soluciones modernas que puedan agilizar y simplificar este proceso complejo. ¿Pero cómo determina cuál es el mejor software de due diligence para su empresa?

Este artículo se centra específicamente en la investigación de plataformas de due diligencey supone que se han tomado las etapas habituales de adquisición o tercerización, incluyendo un objetivo claro, así como la creación de una lista de requisitos de software y conversaciones con al menos tres proveedores, entre otros.

Aquí hay 6 factores principales a considerar al evaluar las soluciones de tecnología de due diligence, con el objetivo de implementar la mejor herramienta de la categoría para su organización.

Los detallamos a continuación:

1.El tamaño de la empresa y estabilidad de un proveedor de software de due diligence: las soluciones de escaneo de compliance se utilizan para identificar y eliminar a individuos y listas restringidas, bloqueadas o prohibidas de hacer negocios, así como a redes y cadenas de suministro, elementos críticos en el ambiente geopolítico y regulatorio volátil de hoy. La tecnología es importante, pero aún más relevantes son las personas que trabajarán con usted en la capacitación, implementación y soporte continuo. La elección de un proveedor que tenga la capacidad y disposición para construir y mantener relaciones estratégicas a largo plazo con los clientes es un elemento esencial para proteger su empresa.

Tip: Busque proveedores de herramientas de due diligence que contengan soluciones en función de un principio de su actuación a largo plazo. Localice, también, empresas que operan en bases verdaderamente globales y con una extensa lista de clientes. Este punto no puede subestimarse porque las organizaciones con presencia global están mejor posicionadas para proporcionar contenido de compliance, como la lista de sanciones de OFAC, que está actualizada, permitiendo así un mayor potencial de crecimiento para su empresa.

2. Software de due diligence con una interfaz de usuario moderna e intuitiva: Las soluciones de escaneo de compliance son tan buenas como su usabilidad. Las violaciones no pueden ser evitadas si las personas no usan la herramienta o encuentran difícil usarla. Asegúrese de que su evaluación considere la experiencia del usuario, además de preguntar sobre el número de clientes/usuarios del proveedor, sus puntajes de satisfacción del cliente y la tasa general de retención. Esto le dará una buena visión sobre el "poder de permanencia" de una solución potencial. También busque recursos de entrenamiento bajo demanda, como videos y preguntas frecuentes, que ayudarán a garantizar que sus usuarios siempre tengan acceso a la ayuda cuando sea necesario.

Tip: Visite páginas web confiables de comparación de software, como Capterra y G2, para determinar los puntos fuertes y débiles de un proveedor en comparación con otro. Los criterios utilizados por estos portales de revisión incluyen facilidad de uso, calidad del servicio y atención al cliente, costo-beneficio y probabilidad de recomendación, junto con una lista de los principales recursos y una puntuación general.

3. Recursos sofisticados de ajuste de búsqueda para reducir los falsos positivos: La gran cantidad de listas restringidas que deben revisarse pueden crear desafíos significativos en términos de resultados "falsos positivos". Estos son incidentes que parecen legítimos, pero después de una revisión más exhaustiva, no representan un riesgo para su negocio. La incapacidad de minimizar los falsos positivos hace que los equipos de conformidad tengan que revisar repetidamente los mismos accesos que podrían ser gestionados de manera diferente. Esto resulta en una disminución de la eficiencia, la improductividad y, lo peor de todo, ciclos de venta extendidos y procesos de negocio retrasados.

Tip: Busque las mejores soluciones de due diligence que tengan algoritmos de búsqueda de múltiples factores y opciones de configuración que permitan afinar y enfocar sus actividades de escaneo, minimizando así los falsos positivos sin posiblemente perder actos legítimos.

También verifique la capacidad de personalizar las configuraciones de búsqueda con base en el perfil del usuario/divisiones y ubicaciones de la empresa para que pueda buscar de manera más eficiente y efectiva en función de las necesidades exclusivas de su negocio.

Y asegúrese de que el proveedor que seleccionó tenga un servicio al cliente de primera línea que conozca su empresa para optimizar el uso del software, desde la integración y entrenamiento hasta el proveer actualizaciones regulares.

4. Software de due diligence con funcionalidad robusta de juicio y auditoría: La capacidad de revisar, actuar y escalar posibles incidencias de escaneo es un elemento esencial de una solución efectiva. Saber qué hacer y tener los procesos en marcha para lidiar con una incidencia es una parte crítica del proceso de conformidad. Y los mejores proveedores de la categoría deben tener el know-how y las herramientas listas a su disposición, en caso de que las necesite.

Tip: Busque tecnología de triaje de due diligence que ofrezca funcionalidad dedicada que capacita usuarios y tomadores de decisiones para acceder y evaluar información crítica relacionada con aciertos/posibles aciertos, colaborar con compañeros en caso de que se necesiten más información/insights y capturar criterios de decisión relacionados con una transacción determinada.

También es de suma importancia que la solución ofrezca una trayectoria de auditoría completa de todas las transacciones de escaneo y decisiones tomadas contra aciertos y posibles aciertos como un activo en caso de una auditoría de conformidad.

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5. Opciones flexibles de integración y automatización de due diligence: La capacidad de automatizar transacciones de due diligence para que ocurran en sistemas de negocios como Enterprise Resource Planning (ERP), Customer Relationship Management (CRM) y plataformas de e-commerce es una excelente manera de reducir el riesgo de conformidad y, al mismo tiempo, mejorar la productividad de los equipos. El principal beneficio de la integración y automatización son las aplicaciones consistentes y uniformes de los procesos de conformidad, lo que minimiza bastante las posibilidades de error humano. Eso le da tranquilidad y le permite enfocarse en sus principales metas.

Tip: Busque una solución de due diligence que tenga recursos de integración comprobados (muchos clientes usan diversos sistemas diferentes), así como un soporte de decisión conectado y un módulo de rastreo de auditoría que permita que incidencias o posibles incidencias sean revisadas, activadas y almacenadas automáticamente. También revise el enfoque de implementación del proveedor potencial para garantizar que tenga la competencia y capacidad de colaborar con su equipo interno de TI para brindar una solución exitosa.

6. Mejor servicio y soporte al cliente de la categoría: Este factor se mencionó anteriormente (consulte el punto 3). Tener un servicio y soporte profesional al cliente es un componente importante que necesitará para ayudar a garantizar que sus procesos de compliance se configuren adecuadamente y se ejecuten de manera ideal.

Como se mencionó, estos son profesionales que no solo conocen sus soluciones de atrás hacia adelante y tienen conocimiento especializado sobre los requisitos de due diligence, sino que también deben tener la pasión de conocer su empresa y ayudarlo a aprovechar al máximo su suscripción al software.

Tip: Busque proveedores que tengan equipos de soporte profundos para ayudarlo a establecer su estructura de conformidad, responder a las preguntas que surjan y brindar soporte general, incluyendo capacitación según sea necesario. Y lo más importante: asegúrese de que se le asigne un representante de atención al cliente dedicado que lo responda a tiempo.

Recomendación de lectura: ¿Qué es el Cumplimiento?

Esperamos que estos tips hayan sido útiles para ayudarle a investigar y seleccionar el mejor software de due diligence para sus requisitos de compliance. Hay algunas opciones robustas de tecnología disponibles en el mercado, pero también hay aquellas que solo pueden brindar cobertura parcial a sus obligaciones de compliance.

Seleccionar la mejor solución de la categoría, sin duda, lo ayudará a cumplir con las normas y regulaciones de escaneo. Pero además de simplificar el proceso de compliance, haciendo esto usted trabajará para permitir el crecimiento de los negocios.

Descartes ofrece un conjunto de soluciones de software de due diligence de primera línea que ayudan a las organizaciones de todo el mundo a alcanzar los más altos estándares de conformidad, reduciendo el riesgo de impactos negativos en los resultados. Para obtener más información, incluyendo una demostración personalizada, póngase en contacto con nosotros.

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