Eget tollsystem, hva bør du tenke på?

Dagens tollbehandling kan være kompleks og utfordrende å håndtere internt. I den andre av tre artikler om tolløsninger og etterlevelse av tollregler vil vi fokusere på hva bedrifter må tenke på når de vurderer å kjøpe en intern tolløsning, og hvordan de skal velge riktig leverandør.  

I en verden i stadig endring kan betydningen av en robust tolløsning være av stor betydning for bedrifter som driver internasjonal handel. Etter hvert som organisasjoner ekspanderer globalt, blir det stadig viktigere å overholde tollbestemmelsene, ha skalerbare IT-systemer og sømløs integrering. Du har kanskje allerede forstått fordelene med en intern løsning for tollbehandling, men det neste viktige steget er å velge den rette leverandøren for din organisasjon. I denne artikkelen går vi gjennom de viktigste forskjellene som ikke bare vil hjelpe deg med å sammenligne leverandører, men også med å ta en informert beslutning for å håndtere tolldokumentasjonen din på en effektiv måte. 

I den første artikkelen så vi på hvordan en tolløsning ser ut, og hvilke fordeler en slik løsning kan gi virksomheten din. Men hvilken leverandør er den rette for dine behov? Vi har listet opp de viktigste punktene for å hjelpe deg med å sammenligne leverandører og velge den beste partneren til å administrere prosjektet ditt. 

1. Ekspertise: Før du bestemmer deg for en leverandør av tollsystemer, er det viktig å se på deres ekspertise. Hvor lenge har de vært aktive som leverandør av tolløsninger? Har de jobbet med virksomheter av sammenlignbar størrelse og kompleksitet? Søk referanser i lignende virksomheter for å sikre at leverandøren forstår dine spesifikke krav. Like viktig er det å evaluere kompetansenivået til prosjektteamet, ettersom det har direkte innvirkning på hvor vellykket implementeringen av løsningen blir. 

2. Funksjoner: Selv om funksjoner er viktige, er de aller viktigst når de er i tråd med virksomhetens mål. Se etter en leverandør som ikke bare tilbyr et omfattende sett med funksjoner, men som også holder seg oppdatert på samsvarskravene i din bransje. Evnen til å tilpasse løsningen til dine spesifikke behov og til nye bransjeforskrifter er avgjørende for at den skal være effektiv på lang sikt. 

3. Skalerbarhet: For bedrifter som forventer vekst, er skalerbarhet en avgjørende faktor. Når du velger leverandør, må du sørge for at de kan demonstrere at løsningen deres er skalerbar. Dette vil sikre en sømløs prosess for å legge til en ny handelspartner når behovet oppstår. Hvis du velger en leverandør med et bredt spekter av løsninger, kan du også slippe å måtte administrere flere leverandører for ytterligere integrasjoner. 

4. Pris: Prisene kan variere betydelig mellom ulike leverandører av tolløsninger. Faktorer som antall transaksjoner per innsending av data, kostnader for oppdateringer og oppgraderinger bidrar til den totale kostnaden. Velg en prismodell som er skreddersydd til dine spesifikke krav og som er bærekraftig for planlagt vekst og utvidelse. 

5. Pålitelighet: Sikkerhet er avgjørende når du skal velge leverandør. Sjekk sertifiseringer og revisjonsrapporter for å sikre at selskapet oppfyller bransjestandardene for databeskyttelse. Sjekk at sikkerhetssertifikatene er oppdaterte, og understrek viktigheten av å behandle forretningsdokumenter og sensitiv informasjon med den største forsiktighet og beskyttelse. 

6. Integrasjon: Det er avgjørende at selskapet har dokumentert at det kan integreres med relevante forretningssystemer. Forutse fremtidige endringer i organisasjonen, og vurder om leverandøren du har valgt, kan håndtere overganger uten å forårsake vesentlige forstyrrelser i prosessene dine. Kompatibilitet med eksisterende og fremtidig teknologi er nøkkelen til et vellykket og langsiktig partnerskap. 

7. Service og kundestøtte: Undersøk servicenivået som tilbys av leverandøren, og sørg for at det samsvarer med virksomhetens krav. Velg helst en leverandør med intern eller global kundestøtte, og be dem om å spesifisere kontaktmetoder, proaktiv overvåking, administrasjon og eskaleringsprosedyrer. En responsiv og aktiv supportfunksjon kan utgjøre en betydelig forskjell for tollbehandlingen din. 

8. Lokal tilstedeværelse, globalt nettverk: Vurder om en lokal eller global leverandør er best egnet for organisasjonen din. Mens en lokal leverandør kan ha fordeler som kortere kommunikasjonslinjer og raskere respons, kan en global organisasjon tilby et bredere nettverk av handelspartnere. Ved å velge en global leverandør minimerer du risikoen for leverandørsvikt og sikrer kunnskap om global etterlevelse av ulike regler og forskrifter. 

For å gi organisasjonen din de rette forutsetningene for å ta en informert beslutning, er det nødvendig med en gjennomtenkt vurdering av tilgjengelige løsninger for kostnadseffektiv tollbehandling. 

---