Guide: Automatisert vs. manuell tollprosess

Med raske endringer i dagens verden er automatisering av manuelle arbeidsprosesser en strategi som kan gi bedrifter et forsprang på konkurrentene.

For en bedrift kan en reduksjon av manuelt arbeid helt eller delvis redusere driftskostnadene og forbedre lønnsomheten betydelig. Noe som ofte overses, er at dette også frigjør tid slik at de ansatte kan ta seg av oppgaver som er mer tilpasset deres kompetanse.

Et integrert tollsystem betyr at data kan overføres direkte fra bedriftens ERP- eller WMS-system (Warehouse Management System) til tolløsningen. Denne prosessen kan inkludere trinn som å hente inn ordredata, kontrollere at all nødvendig informasjon er korrekt og fullstendig, samt generere og sende tolldokumenter elektronisk til tollmyndighetene. Ved å bruke automatiserte kontroller og valideringer kan bedriftene sikre at all informasjon er i samsvar med de nyeste reglene, og dermed minimere risikoen for feil.

Siden dataene som trengs for å opprette en tolldeklarasjon raskt hentes og behandles fra ulike forsystemer, kan man bruke forhåndsutfylt informasjon og maler for repeterende data. Dette reduserer manuelt arbeid og øker effektiviteten i prosessen som kreves for den nødvendige behandlingen av tolldokumenter.

Samtidig får deklarantene støtte av et brukervennlig grensesnitt der de kan gå gjennom og godkjenne deklarasjonene før de sendes til tollmyndighetene. Dette kombinerer fordelene med både rask databehandling og menneskelig innsyn. I tillegg oppdateres tollsystemet kontinuerlig med ulike endringer i tollregelverket, noe som sikrer at virksomheten alltid overholder gjeldende krav og standarder.

Løsninger for tollhåndtering spiller en nøkkelrolle når det gjelder å sikre smidige transaksjoner og etterlevelse. I takt med den teknologiske utviklingen har spørsmålet om automatiserte eller manuelle tollprosesser blitt stadig mer relevant.

Hvorfor bør virksomheter automatisere tollprosessen?

• Økt produktivitet - Programvare som kan fullføre en oppgave med liten eller ingen menneskelig inngripen, frigjør verdifull tid som kan brukes på noe annet.
• Færre feil - Automatisering av en prosess er raskere og mer nøyaktig. Færre feil betyr mindre tid og ressurser til å rette opp feil som skaper kostnader for virksomheten.
• Etterlevelse - Nøyaktige prosesser fører til bedre etterlevelse, noe som beskytter bedriftens ressurser, omdømme og øker kundenes tillit.
• Fremtidssikring av virksomheten - Med stadig økende endringer i forretningspraksis og regelverk sikrer virksomheten seg for fremtiden.

En automatisert tollprosess gir betydelige fordeler når det gjelder effektivitet og nøyaktighet. Moderne systemer kan behandle store datamengder raskt, noe som reduserer tiden og ressursene som kreves for manuell inntasting. I tillegg minimerer automatiseringen risikoen for menneskelige feil, noe som øker nøyaktigheten i tolldeklarasjoner og overholdelse av regelverket. Ved å automatisere rutineoppgaver kan programvare for tollhåndtering effektivisere driften, fremskynde fortollingsprosessene og håndtere internasjonale transaksjoner på en effektiv måte.

Men til tross for fordelene byr automatisering også på utfordringer. Den innledende investeringen i teknisk infrastruktur og programvare kan være betydelig. I tillegg kan det være vanskelig å tilpasse automatiserte systemer til de spesifikke behovene til enkeltkunder. Det kan også være utfordrende å tilpasse dem til unike regelverk, spesielt i svært spesialiserte bransjer. Dessuten er det òg en risiko for at man blir for avhengig av automatiserte systemer, noe som kan føre til at man mister fleksibilitet og tilpasningsevne når man skal håndtere uforutsette omstendigheter eller komplekse situasjoner.

Det er ikke alle som ønsker å gjøre en slik endring. Timingen må være riktig. Det må foreligge en forståelse av kostnadene. Man må vurdere om det er kommersielt lønnsomt å gå over til færre manuelle trinn i arbeidet. I tillegg må man se på hvilke mål som kan oppnås gjennom en redusert manuell prosess.

Kundene våre er ofte opptatt av å innføre flere automatiserte trinn i ulike arbeidsprosesser, men det finnes også tilfeller der det ikke er det rette tidspunktet. Å ha tilgang til funksjonalitet som kan redusere tidsineffektive prosesser og bygge opp mot et trinnvis mål om å automatisere nettopp disse prosessene, kan ofte være den riktige beslutningen.

Manuelle prosesser: Fleksibilitet og tilpasningsevne

Manuelle prosesser gir en fleksibilitet og tilpasningsevne som automatiserte systemer kan ha vanskelig for å gjenskape. Menneskelige operatører kan gjøre vurderinger, spesielt i tvetydige eller komplekse scenarier der automatiserte systemer ikke kommer til sin rett. I tillegg gir manuelle prosesser mulighet for en større grad av tilpasning for å møte kundenes unike krav eller tilpasse seg endringer i regelverket på en effektiv måte. Den menneskelige kontakten i tollbehandlingen skaper tillit og trygghet hos kundene, som vet at deres behov blir forstått og møtt.

- Større forståelse - Dette er første gang en prosess av denne typen innføres i organisasjonen, og det å lære seg det grunnleggende først kan ofte bidra til å skape en bedre forståelse for hvordan man løser potensielle problemer når de oppstår.

- Direkte innvirkning - Det kan ta tid å bygge automatisering inn i den eksisterende interne infrastrukturen, og hvis tilgangen skjer via en manuell prosedyre, kan fordelene ved å innføre en løsning i organisasjonen vise seg raskt.

- Strukturelle endringer - Innledende manuell tilgang kan ofte være fordelaktig når selskaper endrer eller planlegger å endre en kritisk struktur, for eksempel et ERP- eller WMS-system, og ikke ønsker å integrere før det er klart.

Manuelle prosesser er imidlertid ikke uten ulemper. De er ofte langsommere og mer ressurskrevende enn automatiserte prosesser, noe som kan føre til forsinkelser og ineffektivitet i fortollingen. I tillegg innebærer avhengigheten av menneskelige operatører en risiko for menneskelige feil, noe som kan få alvorlige konsekvenser når det gjelder etterlevelse. For å kunne levere effektive tolløsninger er det avgjørende å balansere fordelene ved fleksibilitet og tilpasningsevne med behovet for effektivitet og nøyaktighet.

I valget mellom automatisering og manuell behandling kan en hybrid tilnærming virke som en pragmatisk løsning. Ved å kombinere styrkene til både automatisert og manuell innsats kan tolladministrasjonen oppnå optimaliserte resultater som prioriterer effektivitet, nøyaktighet, fleksibilitet og tilpasningsevne. Automatiserte systemer kan håndtere rutineoppgaver og databehandling, slik at de menneskelige operatørene kan fokusere på mer komplekse beslutningsprosesser og håndtering av ulike unntak. Samtidig er det fortsatt nødvendig med menneskelig inngripen for å håndtere unike kundekrav, navigere i ulike regelverk og opprettholde en mer personlig kundeservice.

Bruk av en tolladministrasjonsløsning gir mulighet til å bruke maler og ulike verktøy for automatisering. Med forhåndskonfigurerte maler som inneholder viktige datafelter og regulatoriske krav for bestemte typer forsendelser eller varer, elimineres behovet for gjentatt dataregistrering. Dette sparer tid og minimerer risikoen for feil som kan oppstå i manuelle prosesser.

Det er derfor flere fordeler med en tolløsning i forhold til manuelle prosesser, noe som ofte gjør dette alternativet til et førstevalg for selskaper som driver med internasjonal handel:

1. Effektivitet: Automatiserte prosesser eliminerer tidkrevende manuelle oppgaver, noe som gir raskere fortolling og kortere ledetider.

2. Nøyaktighet: Manuell dataregistrering kan føre til feil, noe som i sin tur kan føre til problemer med etterlevelse og forsinkelser.

3. Etterlevelse: En moderne tolløsning oppdateres kontinuerlig i henhold til de nyeste lovkravene, noe som sikrer etterlevelse og reduserer risikoen for bøter.

4. Skalerbarhet: Dagens tolløsninger er skalerbare og kan håndtere store transaksjonsvolumer uten at det går på bekostning av effektivitet eller nøyaktighet.

5. Kostnadseffektivitet: Selv om det kreves en innledende investering i moderne programvare, vil de langsiktige kostnadsbesparelsene oppveie kostnadene knyttet til manuelle prosesser.

---