Hva koster det å implementere et tollsystem? 

Når du skal velge en tolløsning, er det viktig å forstå de ulike kostnadsfaktorene for å kunne ta en informert beslutning. Nedenfor ser vi på infrastruktur, moduler, brukerlisenser og andre faktorer som kan bidra til å identifisere den mest hensiktsmessige og kostnadseffektive løsningen for bedriftens behov. 

Avhengig av om plattformen er lokal eller skybasert, kan det være kostnader knyttet til innkjøp og vedlikehold av de fysiske serverne eller datamaskinene som programvaren kjører på. Det er viktig å finne ut hvilken type plattform det dreier seg om for å vurdere de potensielle infrastrukturkostnadene, ettersom lokale løsninger vanligvis har høyere startkostnader og løpende vedlikeholdskostnader. 

Som med de fleste løsninger vil det være en grunnavgift forbundet med å ha tilgang til løsningen. I tillegg bestemmes det hvilke kjernefunksjoner som er nødvendige, brukerlisenser eller andre grunnmoduler. Noen leverandører, som Descartes, kan inkludere et startnivå for andre viktige funksjoner, for eksempel brukerlisenser og meldingsvolum, i grunnavgiften. 

Som alle andre digitale løsninger kommer en tolløsning ofte med forhåndskostnader. Disse kan være knyttet til installasjon, integrasjon med eksisterende systemer eller kanskje innledende konsulenthonorarer for å sikre at løsningen utnyttes fullt ut. 

Hvis du velger en hostet løsning, kan det være kostnader forbundet med å bruke tredjepartsleverandører for hosting. En SaaS-løsning (Software as a Service), som for eksempel Descartes tolløsning, hoster løsningen i skyen, og disse kostnadene vil være innbakt i abonnementsavgiften. 

Mer avanserte tolløsninger er ofte utformet for å vokse i takt med virksomheten. Det betyr at ikke alle funksjoner er nødvendige fra dag én, men kan legges til etter hvert som virksomheten vokser og utvides med nye applikasjoner og prosesser. 

Kostnadene kan bestemmes av antall deklarasjoner eller meldinger som behandles av løsningen. Det er viktig å avklare om det er volumbaserte avgifter eller om det er ekstra kostnader i rushtiden for å unngå uventede kostnader. 

Avhengig av bedriftens sikkerhetsprotokoller og løsningsdesign kan det være behov for et VPN (Virtual Private Network). Dette kan enten være for sikker tilgang til lokale systemer eller plattformer som drives av tredjeparter. Med SaaS-løsninger kan behovet for VPN ofte bli mindre eller forsvinne, og derfor er det behov for at den lokale IT-avdelingen kontrollerer hvordan sikkerheten overvåkes. 

Brukerlisenser er vanligvis en faktor som påvirker prisen på en tariffløsning. Kostnaden kan struktureres basert på det totale antallet individuelle brukerinnlogginger som opprettes, eller alternativt det totale antallet brukere som har tilgang til systemet samtidig (aktive brukere). For organisasjoner som arbeider i skift eller har varierende brukerbehov, er det spesielt viktig å forstå denne prisstrukturen. 

En avgjørende faktor for å lykkes med implementeringen av en ny løsning er å sikre at brukerne forstår den fulle funksjonaliteten. Descartes' erfaring med tolløsninger gjør at vi kan tilby skreddersydd opplæring for å sikre at løsningen brukes så effektivt som mulig. 

Løpende support og regelmessige oppdateringer kan ofte være forbundet med avgifter. Dette kan dekkes av en standard abonnementspakke, eller det kan være premiumnivåer av support over lengre tid mot en ekstra avgift.