7 steg mot en automatiserad tullprocess

En resilient försörjningskedja består av många byggstenar, tullhanteringen är en del som kan påverka resten av leveransen ifall det blir fördröjning i tullförfarandet.  

Utvecklingen av effektiv tullhantering börjar med data. Många företag fokuserar på den data de får i dess nuvarande format, men det finns stor potential i att se över tillgängligheten av denna data och hur den överförs. Genom nära samarbete med kunder kan företag upptäcka mer flexibla alternativ för datadelning. Till exempel kan en PDF-utskrift av en faktura enkelt ersättas med ett Excel-ark, vilket är mer lämpligt för automatiserad bearbetning. 

För att optimera tullhanteringen och dra nytta av automatisering är det viktigt att identifiera och förbättra specifika områden i processen. Nedan följer en lista med sju nyckelsteg som företag kan se över för att effektivisera sin tullhantering och säkerställa smidigare leveranser.

Många lösningar för tullinlämning möjliggör uppladdning av Excel- eller XML-format, för att förenkla datainmatningen. Vissa system kan dessutom ansluta direkt till företagets egna eller deras kunders system för att utbyta data automatiskt. Detta minskar inte bara manuell inmatning utan minimerar också fel, förbättrar efterlevnaden av tullregler och säkerställer på så sätt att varor levereras i tid. 

Att justera dataformat kan verka som extra arbete för kunder, men fördelarna är betydande. Mindre manuell datainmatning innebär färre misstag, snabbare leveranser och mindre tid på att lösa problem. Företag bör sträva efter att använda system som eliminerar manuella processer och minimerar mänskliga fel. Om förändringsprocessen ännu inte har startat bör de företag som fortfarande är beroende av PDF-fakturor, arbeta mot att förbättra arbetssättet.  

Alla kunder kan inte tillhandahålla data i det format som föredras. I sådana fall kan företag behöva mata in informationen manuellt. Med en proaktiv inställning att ständigt se över och förbättra sina processer, inser kunden ofta att de inte fullt ut utnyttjar sin programvaras potential. 

I hela leveranskedjan, inte bara för tullösningen, bör företag regelbundet engagera sig med sina leverantörer för att säkerställa att använda tekniken till fullo. Systemleverantörer har insikter från hundratals företag och kan erbjuda värdefulla råd om best practice och hur man bäst använder lösningen. 

Ett kritiskt område för förbättring är förifyllning av data. Många system för tullinlämning tillåter förifyllning av vanlig, återkommande data. Att skapa mallar för liknande eller repetitiva uppgifter kan avsevärt minska den manuella arbetsbelastningen. Till exempel kan 80% till 90% av arbetet vara klart i förväg, med endast variabla fält som kräver manuell inmatning. 

Hantering av masterdata är avgörande för effektiv efterlevnad av tullregler. Detta innebär att ställa in nyckelinformation såsom kunduppgifter, adresser och produktspecifikationer. Regelbundna uppdateringar och granskningar av denna data säkerställer att den förblir korrekt och relevant, anpassad till förändringar i regler och affärsbehov. 

Allteftersom reglerna förändras är det avgörande att omvärdera och anpassa sina inställningar. Till exempel kan förändringar i svenska tullregler eller EU-förordningar kräva att nya data tillämpas på varukoder. Att mata in denna data manuellt kan avsevärt påverka produktiviteten. Genom att ställa in masterdata för produkter och lagra nödvändiga varukoder kan företag effektivisera processen för regelefterlevnad. 

Att regelbundet granska och anpassa sin inställning är avgörande för att ligga steget före i tullhantering. Teknik utvecklas ständigt, och nya lösningar och funktioner kan ytterligare förbättra effektiviteten. Genom att hålla ett öga på framsteg och vara villig att omfamna förändring kan företag förbättra sina efterlevnadsinsatser och bibehålla en konkurrensfördel.