5 Möglichkeiten, wie die elektronische Rechnungsstellung das Betriebskapitalmanagement verbessert

Mit einer effektiven eInvoicing-Praxis können Unternehmen:

Alle Unternehmen müssen heute die Kosten im Blick haben. Bei möglicherweise hauchdünnen Betriebsmargen versuchen Manager aktiv, ein oder zwei Punkte für das Endergebnis zu gewinnen. Oftmals können Unternehmen wertvolle Prozentpunkte einfach durch die Nutzung von Anbieterrabatten einstreichen. Um diesen Punkt zu veranschaulichen, bietet die Anwendung eines Rabatts von einem Prozent alle 20 Tage eine annualisierte Einsparung von 18 Prozent. Die Gartner Group schätzt, dass eine Senkung der Betriebskosten um fünf Prozent die gleichen Auswirkungen auf die Gewinn- und Verlustrechnung haben kann wie eine 30-prozentige Umsatzsteigerung. Ein manuelles papierbasiertes Rechnungsstellungssystem macht es jedoch fast unmöglich, Rabatte für alle Einkäufe zu verwalten. Mit eInvoicing können Unternehmen automatisierte Zahlungssysteme einrichten, die eRechnungen innerhalb von 10 Tagen versenden und so die Kosteneinsparungsmöglichkeiten maximieren.

Die Automatisierung vieler Ausgabenaspekte mit eInvoicing ermöglicht es Unternehmen, Daten aus Einkaufs- und A/P-Systemen zu sammeln und zu überprüfen. Darüber hinaus kann sich der Prozess automatisch mit ERP-Systemen (Enterprise Resource Planning) verbinden, um Kaufgewohnheiten viel besser im Griff zu haben und ERP-Analyseroutinen besser zu nutzen. Dies ermöglicht es Unternehmen, Ineffizienzen im Prozess viel früher zu erkennen und Korrekturmaßnahmen einzuleiten. Zu den Problemen, die schnell aufgedeckt werden können, gehören die Verwendung mehrerer Anbieter, bei denen eine Konsolidierung wirtschaftlicher wäre, der vertragsunabhängige Einkauf zu höheren Kosten und die Identifizierung ungenutzter Dienste, für die das Unternehmen zahlt immer noch. Alle Einkaufsinformationen in einem digitalen Format zu haben, bietet dem Unternehmen die Möglichkeit, tiefgreifende Analysen durchzuführen, die erhebliche Kosteneinsparungen aufdecken und seine Betriebskapitalposition verbessern können.

Ein manuelles Abrechnungssystem kann Ressourcen verbrauchen und das Fehlerrisiko erhöhen. Das Erstellen, Verarbeiten und Ablegen von Papierrechnungen durch Mitarbeiter ist ein zeitaufwändiger Prozess, der Ressourcen bindet, die in anderen Bereichen der Geschäftsstelle besser eingesetzt werden. Die Verwendung dieser freigewordenen Ressourcen zur besseren Verwaltung des Cashflows kann sich positiv auf das Betriebskapital auswirken. Es gibt auch erhebliche Kosteneinsparungen, wenn ein Unternehmen auf eInvoicing umstellt. Die Kosten für eine Papierrechnungstransaktion können zwischen 20 und 60 CHF liegen, bis zum Doppelten der Kosten einer elektronischen Rechnung.

Eine wichtige Kennzahl für jede Finanzgruppe ist die Days Sales Outstanding (DSO). Die Reduzierung von DSO ist einer der wichtigsten Faktoren bei der Freisetzung von Betriebskapital. Die elektronische Rechnungsstellung stellt sicher, dass die Rechnungen sofort nach Abschluss der Bestellung ausgestellt werden, wodurch Verzögerungen verkürzt und eine schnellere Zahlung gewährleistet wird. Dies eliminiert die „Schneckenpost“-Verzögerungen beim Ausstellen von Rechnungen und bei der Rückzahlung von Zahlungen. Unternehmen werden nicht mehr unter „Der Scheck ist in der Post“-Verzögerungen leiden, die Zahlungen aufhalten.

Bei einem papierbasierten System verlieren Debitorengruppen häufig den Status von Rechnungen aus den Augen, was ihre Fähigkeit zur ordnungsgemäßen Verwaltung des Prozesses minimiert. Wenn Sie sich auf die manuelle Dateneingabe verlassen, verzögert sich der Eingang von Rechnungen in das Kreditorenbuchhaltungssystem und erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass sie im Genehmigungsprozess des Kunden gebunden werden oder verloren gehen. Dies kann die Fähigkeit des Finanzteams beeinträchtigen, den Cashflow genau zu prognostizieren, ein ernstes Problem in einem Unternehmen, das möglicherweise mit engen Margen arbeitet. Mit eInvoicing gibt es Transparenz von der Minute der Erstellung einer eRechnung bis zum Zahlungseingang, was das Working Capital Management erheblich vereinfacht.

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