Grundlagen der Routenplanung Strategien bei der Auswahl und Einführung

Systeme zur Routenplanung spielen bei der Optimierung der Zustellung auf der letzten Meile, bei der Kostensenkung und der Verbesserung des Kundenservice eine wichtige Rolle. Einige Unternehmen erzielen überragende Ergebnisse, während zu viele andere Schwierigkeiten haben oder sogar scheitern. Woran liegt das, wenn es doch Vorlagen für Ausschreibungen und Berater für den Kauf eines Routenplaners gibt?

Leider lassen sich Verfahren und Systeme für die Routenplanung nicht in ein Schema pressen. Was für ein Unternehmen funktioniert, kann für ein anderes ein völlig anderes Ergebnis erzeugen. Zudem können Vorstellungen darüber, welchen Nutzen eine Lösung haben sollte, zu eher willkürlichen Einschränkungen führen. Ergänzt wird dies durch Ängste, Anbieter könnten dem Unternehmen „zu nahe kommen“ und Ergebnisse beeinflussen. In anderen Fällen fehlt die Erfahrung in der Auswahl und Einführung einer Lösung, weshalb die meisten Unternehmen ihr System länger als 10 Jahre behalten.

Dieser Artikel behandelt folgende Bereiche:

1. Ziele und Ergebnisse der Routenplanung
2. Kooperation mit Anbietern
3. Bereinigung falscher Daten
4. Strategie zur Systemintegration
5. Teams für die Implementierung
6. Prüfen der Lösung
7. Zukünftige Verbesserungen

Ein offensichtlicher Ansatz, um Ziele zu erreichen, besteht darin, sich auf die Verringerung der Lieferzeiten, Minimierung des Kraftstoffverbrauchs oder Steigerung der Gesamteffizienz zu konzentrieren. Dies sind alles gute Ansätze, lassen jedoch weiteres Potenzial für das Unternehmen ungenutzt. Da sich die Lieferperformance auf Kunden auswirkt, ziehen Sie Stakeholder aus dem Vertrieb, Kundenservice oder Lager zurate, um das größtmögliche Potenzial zu nutzen und sicherzustellen, dass die Ziele auf verbundene Unternehmensteile abgestimmt sind. Entwickeln und nutzen Sie unterstützende Kennzahlen und dokumentieren Sie (sofern möglich) die aktuelle Performance, um die im Rahmen der Implementierung erzielten Verbesserungen messen zu können. Nutzen Sie weiche Ziele und Kennzahlen wie die Stimme des Kunden, um den gesamten Effekt der Implementierung zu messen.

Binden Sie Softwareanbieter nicht an starr definierte Ausschreibungen und Funktionsvorgaben. Geben Sie ihnen die Möglichkeit, die grundlegenden Geschäftsanforderungen und Ziele zu verstehen und einen kreativen Ansatz für deren Erreichen zu finden.

So können potenzielle Anbieter von Software für die Tourenplanung besser zeigen, wie ihre Lösung und Erfahrung zu den gewünschten Ergebnissen führen, und sogar Nutzen aufzeigen, die ursprünglich nicht berücksichtigt wurden. Denken Sie daran, dass seriöse Anbieter von Lösungen in der Routenplanung Erfahrung mit Hunderten von Kunden haben und wissen, welche Vorgehensweisen in der Planung erfolgreich sind und welche nicht.

Bedenken Sie außerdem unbedingt, dass all diese Lösungen mit Algorithmen arbeiten, die sich der realen Welt mathematisch nähern und diese auf verschiedene Weise optimieren. Der Versuch, den Evaluierungsansatz festzulegen, kann einen potenziellen Softwareanbieter daran hindern, die besten Ergebnisse für Ihr Unternehmen bereitzustellen.

Erwarten Sie von Anbietern für die Routenplanung nicht, Ihre Probleme mit falschen Daten zu beseitigen. Sie benötigen korrekte und zeitnahe Daten, um die besten umsetzbaren Ergebnisse zu liefern. Wenn zuvor eine Form der manuellen Planung genutzt wurde (dies umfasst auch die manuelle Erstellung von Routen in einem Softwareprogramm), sollten Sie davon ausgehen, dass alle aktuellen Daten fragwürdig sind.

Erheben und berichtigen Sie Daten zu:

• Lieferorten
• Zeitfenstern
• Produkt- und Fahrzeugspezifikationen
• Betrieblichen Beschränkungen
• Richtlinien des Kundenservices

Verwenden Sie mobile Lösungen, um die Genauigkeit von Daten wie Kundenstandorte und Halte- oder Servicezeiten, die für die Konfiguration des Systems genutzt werden, zu verbessern. GPS-basierte mobile Daten sind entscheidend, wenn die Routenplanungssoftware mithilfe von maschinellem Lernen die Performance der Lösung verbessern soll. 

Dies kann der Hauptgrund für langwierige Implementierungen und möglicherweise schlechtere Ergebnisse sein. Zu den Herausforderungen zählen ein Mangel an qualifizierten Mitarbeitern im Unternehmen und der Widerwille, vorgelagerte Datenprobleme zu korrigieren. Die Folge dessen sind äußerst komplexe und anfällige Integrationen.

Sollte Ihr Unternehmen in letzter Zeit keine Integrationsprojekte durchgeführt haben, besitzt es wahrscheinlich nicht die erforderlichen Kenntnisse und muss externe Partner beauftragen, die Zeit benötigen, um sich mit den vorhandenen Systemen und Integrationen vertraut zu machen. Korrigieren Sie Ihre schlechten Datenprozesse jetzt (etwa die gemeinsame Übermittlung veralteter und aktueller Daten, die nachgelagerte Integrationen komplexer gestalten und die Performance der Routenplanung aufs Spiel setzen.).

Legen Sie die gleiche Sorgfalt in die Strategie, Methoden und Technologien der Integration wie in die Auswahl des Anbieters. Planen Sie Personalkosten und den Zeitaufwand konservativ, um sicherzustellen, dass die Integration nicht zum kritischen Pfad Ihres Projekts wird.

Die meisten Unternehmen konzentrieren sich darauf, ein Team für die Implementierung des Projekts zu nutzen, und haben Schwierigkeiten, die gewünschten Ergebnisse zu erzielen. Setzen Sie stattdessen auch ein Team für das „Änderungsmanagement“ und einen „Lenkungsausschuss“ ein.

Die Mitarbeiter im Änderungsmanagement sollten sich auf die für die erfolgreiche Nutzung der neuen Lösung erforderlichen Umstrukturierungen und Umsetzung von Maßnahmen konzentrieren. Der Lenkungsausschuss besteht aus Führungskräften unterschiedlicher Unternehmensbereiche und des Anbieters, um sicherzustellen, dass die Implementierung wie geplant verläuft. Er trifft oder genehmigt außerdem wichtige Entscheidungen zur Organisation, Finanzierung, zum Projekt oder anderen Ressourcen, die während der Implementierung anstehen.

Es ist besser, mehr Zeit mit Tests und der Validierung von Ergebnissen in einer eingeschränkten Bereitstellung zu verbringen, als das System schnell für alle einzuführen. Endnutzer und Führungskräfte aus dem operativen Bereich betrachten komplexe und schwer verständliche Lösungen wie eine optimierte Routenplanung mit Misstrauen und stehen Planungssystemen schnell ablehnend gegenüber, die undurchführbare oder teurere Routen erstellen und darüber hinaus negative Auswirkungen auf den Kundenservice haben.

Es gibt außerdem zahlreiche Faktoren, die Änderungen an Planungskonfigurationen nach Region oder Geschäftssparte hervorrufen. Nehmen Sie die Lösung an ausgewählten Standorten oder Geschäftssparten in Betrieb und lernen Sie aus diesen Erfahrungen, um sie großflächig einzuführen. 

Behandeln Sie die Einführung einer Routenplanung nicht wie ein abgeschlossenes Projekt, bei dem die Ressourcen kurz nach der Einführung des Systems aufgelöst werden. Nur zu oft verschlechtern sich die Performance und der Nutzen eines Systems, weil es nicht ordnungsgemäß gewartet und nachfolgende Nutzer nicht ausreichend geschult werden.

Setzen Sie ein Kompetenzzentrum aus Planungsexperten für die fortlaufende Wartung der Lösung, Schulungen und kontinuierliche Verbesserungen ein. Die meisten Lösungen für die Routenplanung werden regelmäßig verbessert und erhalten neue Funktionen, die den Nutzen vergrößern. Ohne einen speziellen Fokus auf die Weiterentwicklung des Systems ist die Akzeptanz neuer Funktionen, die die Routenplanung und die Unternehmensergebnisse verbessern, durch Endnutzer eher gering. 

Für viele Distributions- und Logistikunternehmen ist die Einführung einer Lösung zur Routenplanung ein einmaliges Ereignis und eine unvergleichliche Chance, erfolgreich zu sein. Setzen Sie sich hohe Ziele und geben Sie Anbietern die Chance, ihre wahren Fähigkeiten zu zeigen.

Daten und die Integration sind die größten Risiken der Implementierung und erfordern die gleiche Sorgfalt wie die Auswahl der Lösung. Planen Sie das Projekt akribisch, um nicht nur die Lösung zu implementieren, sondern auch das Unternehmen zu transformieren, um nachhaltige und einzigartige Ergebnisse zu erzielen. 

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