Der Order-to-Cash (O2C)-Prozess ist ein End-to-End-Geschäftsprozess, der alle Aktivitäten vom Zeitpunkt der Bestellung durch den Kunden bis zum Zahlungseingang für die gelieferten Waren oder Dienstleistungen umfasst. Der Prozess enthält verschiedene Phasen, die nahtlos ineinandergreifen müssen, um eine effiziente und effektive Abwicklung zu gewährleisten. Nachfolgend finden Sie die wichtigsten Schritte im Order-to-Cash-Prozess und wo Sie den Ablauf mit EDI beschleunigen können.
Bestellung Erhalten
Auftragserstellung:
Der Prozess beginnt, wenn ein Kunde eine Bestellung aufgibt. Dies kann über einen Webshop, über eine telefonische Bestellung, per E-Mail, per EDI (ORDER) oder über andere Vertriebskanäle erfolgen. In dieser Phase werden alle relevanten Daten zur Bestellung erfasst, wie z. B. Art des Produkts oder der Dienstleistung, Menge, Preis und Lieferbedingungen.
Auftragsannahme und -abwicklung:
Nach Eingang der Bestellung wird diese auf Richtigkeit und Lagerverfügbarkeit geprüft. Anschließend wird die Bestellung angenommen und im System bearbeitet. EDI sendet eine Bestellbestätigung (Nachrichtentyp ORDRSP – Bestellantwort). Dazu gehört die Zuweisung der erforderlichen Ressourcen, die Planung der Lieferung und die Erstellung der entsprechenden Dokumentation.
Auftragsvorbereitung
Die Waren oder Dienstleistungen werden entsprechend den Vorgaben der Bestellung abgeholt, verpackt und für den Versand vorbereitet. Eine EDI-Dispatch Advice (DESADV) oder Versandanzeige wird von einem Lieferanten an den Käufer gesendet, um Informationen über den geplanten Warenversand bereitzustellen.
Versenden
Das Logistikteam sorgt für eine pünktliche und genaue Lieferung an den Kunden.
Rechnung
Nach Lieferung der Ware oder Leistung wird eine Rechnung erstellt. Diese Rechnung enthält alle relevanten Details, einschließlich Kosten, Zahlungsbedingungen und Informationen zur Zahlungsweise. Rechnungen (INVOIC) werden automatisch per EDI vom Lieferanten an den Kunden versendet.
Zahlung
Der Kunde erhält die Rechnung und muss die Zahlung innerhalb einer vereinbarten Frist leisten. Das Finanzteam überwacht ausstehende Rechnungen und ergreift Maßnahmen, um Zahlungen zu erhalten.
Registrierung
Sobald die Zahlung eingegangen ist, wird sie erfasst und die Finanzunterlagen werden aktualisiert. Eventuelle Unstimmigkeiten oder Unklarheiten werden geklärt und der Prozess endet mit einer genauen Finanzabstimmung.
Ein effektiver Order-to-Cash-Prozess ist für Unternehmen von entscheidender Bedeutung, da er nicht nur den Cashflow optimiert, sondern auch die Kundenzufriedenheit fördert. Die Optimierung und Automatisierung dieser Prozesse mit EDI gewährleistet einen effizienten Geschäftsbetrieb und trägt zu einer gesunden Finanzlage bei.
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