Ein Procure-to-Pay-Prozess, auch Purchase-to-Pay genannt, ist ein End-to-End-Geschäftsprozess, der alle Schritte vom Einkauf bis zur Zahlung umfasst. Dieser Prozess befasst sich mit der Beschaffung von Waren und Dienstleistungen, von der Bedarfsermittlung innerhalb einer Organisation bis zur endgültigen Zahlung an die Lieferanten. Nachfolgend finden Sie die wichtigsten Schritte des Procure-to-Pay-Prozesses und wo Sie den Ablauf mit EDI beschleunigen können.
Anfrage
Ermittlung des Einkaufsbedarfs:
Der Prozess beginnt, wenn eine Organisation einen Bedarf an Waren oder Dienstleistungen erkennt. Dies kann das Ergebnis interner Nachfrage, Projektanforderungen oder regelmäßiger betrieblicher Anforderungen sein.
Kaufanfrage:
Eine Kaufanfrage enthält die Einzelheiten der benötigten Waren oder Dienstleistungen, einschließlich Mengen, Spezifikationen und anderer relevanter Informationen.
Genehmigung der Kaufanfrage:
Die Kaufanfrage wird an die entsprechenden Entscheidungsträger innerhalb der Organisation weitergeleitet. Dies gewährleistet die Kontrolle und Einhaltung der Einkaufspolitik.
Beschaffung
Lieferantenauswahl und -verhandlung:
Nachdem die Kaufanfrage genehmigt wurde, wird ein geeigneter Lieferant ausgewählt. Es finden Verhandlungen über Preise, Lieferbedingungen und andere Vertragsaspekte statt.
Bestellerstellung:
Nach Genehmigung durch den Lieferanten wird eine Bestellung (mit EDI eine ORDER) erstellt und versendet. Dieses Dokument macht den Kauf offiziell und enthält detaillierte Informationen über die bestellten Waren oder Dienstleistungen.
Empfang
Wareneingang und Dienstleistungen:
Wenn der Lieferant die Ware versendet, wird dies per EDI mit einer Versandanzeige (DESADV) gemeldet. Sobald die Ware geliefert bzw. die Leistung erbracht wurde, wird dies mittels einer Empfangsbestätigung im System registriert. Um den Erhalt der Ware durch das Unternehmen zu bestätigen, wird via EDI eine Hinweisnachricht (RECADV) gesendet. Dieser Schritt ist von entscheidender Bedeutung, da er die Grundlage für die Rechnungsstellung bildet.
Rechnung
Abrechnung und Verifizierung:
Der Lieferant versendet eine Rechnung (INVOIC) auf Basis der Bestellung und Empfangsbestätigung. Diese Rechnung wird überprüft, um sicherzustellen, dass die gelieferten Waren oder Dienstleistungen der Bestellung und dem Erhalt entsprechen. REMADV (Überweisung Advice) ist ein EDI-Dokument, das das einkaufende Unternehmen an seinen Lieferanten sendet, um ihn darüber zu informieren, wann und wie viel es ihm für die erhaltenen Waren oder Dienstleistungen bezahlen wird.
Genehmigung der Rechnung:
Die Rechnung wird zur Zahlung freigegeben. Dies kann die Überprüfung der Richtigkeit der Rechnung und deren Abgleich mit der Bestellung und der Quittung umfassen.
Zahlung
Nach Freigabe der Rechnung erfolgt die Zahlung innerhalb der vereinbarten Zahlungsfrist an den Lieferanten.
Registrierung
Der P2P-Prozess wird mit der finanziellen Abstimmung aller Transaktionen abgeschlossen. Berichte und Analysen des P2P-Prozesses können wertvolle Erkenntnisse zur Optimierung zukünftiger Kaufentscheidungen liefern.
Die Optimierung und Automatisierung des Procure-to-Pay-Prozesses mit EDI hilft Unternehmen nicht nur bei der Verwaltung ihrer Ausgaben, sondern trägt auch zu effizienten Geschäftsabläufen, der Einhaltung von Einkaufsrichtlinien und der Kostenkontrolle bei.
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