Vereenvoudig e-invoicing met Peppol

Peppol is een organisatie die een reeks regels en standaarden voor de uitwisseling van bedrijfsinformatie publiceert en onderhoudt.

Peppol is ontstaan uit een Europees project dat was opgezet om eProcurement bij overheidsinstellingen te ontwerpen en te vergemakkelijken. Het werd al snel duidelijk dat de e-factuur de belangrijkste en meest impactvolle boodschap van het proces was. Het project ontwikkelde zich tot een Europees platform voor de uitwisseling van elektronische facturen met overheidsbedrijven. Bedrijven zagen de toegevoegde waarde en wilden de mogelijkheden van Peppol uitbreiden naar andere handelspartners.

Het grootste voordeel van Peppol is dat zodra u als bedrijf aangesloten bent op het Peppol netwerk, u onmiddellijk berichten kunt uitwisselen met elke andere partij die ook aangesloten is op Peppol, zonder extra instellingen en wereldwijd. Door gebruik te maken van statusberichten weet u als verzender ook altijd zeker dat uw berichten bij de ontvanger zijn aangekomen.

Een Peppol Access Point is een dienstverlener die andere bedrijven toegang geeft tot en verbinding laat maken met het Peppol netwerk. Bedrijven die berichten willen versturen via Peppol, moeten zich registreren via een Access Point waar ook ter wereld. Alle Access Points staan met elkaar in verbinding om het Peppol-netwerk te vormen.

Het Access Point fungeert als het ware als verkeersregelaar en stuurt berichten door naar het Access Point van de ontvanger.

SMP staat voor Service Metadata Publisher. Peppol SMP is een partij die van elke ontvanger bijhoudt wat zijn adresgegevens zijn op het Peppol-netwerk, welk Access Point hij gebruikt en welke berichten hij kan ontvangen.

SML staat voor Service Metadata Locator. Peppol SML bevat de identificatienummers van alle ontvangers die op het netwerk aanwezig zijn, alsook in welke SMP de detailinformatie terug te vinden is.

De beschikbaarheid van het SMP en SML zijn belangrijke componenten voor de werking van het Peppol-netwerk. Partijen moeten immers vindbaar zijn in het SMP-register via de SML.

Als gecertificeerde dienstverlener heeft Descartes naast een eigen toegangspunt ook een eigen SMP. Daarom houdt Descartes een lijst bij van alle partijen die via Descartes als afnemer geregistreerd staan.

Elk land heeft zijn eigen Peppol-autoriteit die verantwoordelijk is voor het aanwijzen van lokale toegangspunten.
De coördinatie van alle benoemingen en het beheer van het wereldwijde netwerk wordt gedaan door OpenPeppol. Zij delegeren sommige van hun taken aan nationale autoriteiten.

EDI kan in alle bedrijfstakken gebruikt worden. We zien dat in sommige branches het gebruik van EDI een extra impuls heeft gekregen door standaardisatieorganisaties, bijvoorbeeld GS1 in de retail en IATA Een Peppol ID is het nummer waarmee bedrijven op Peppol geïdentificeerd worden. De aanvraag van een Peppol ID moet via een Access Point gebeuren en is gebaseerd op officiële unieke kenmerken zoals een KBO-nummer in België of het KvK-nummer in Nederland. Zonder Peppol ID kunt u geen berichten uitwisselen via Peppol. Descartes is een gecertificeerde Peppol Service Provider en kan de aanvraag voor een Peppol ID behandelen als u vanuit uw ERP wilt communiceren met het Peppol-netwerk. Dit vervangt het handmatig invoeren van facturen in een andere website die ze omzet naar Peppol-facturen.de luchtvaartindustrie. Soms eisen bedrijven ook van hun leveranciers dat ze EDI gebruiken. Daarnaast zijn er nogal wat overheidsinstanties zoals douane- en havenautoriteiten die eisen dat aangiften elektronisch via EDI worden verzonden.