Denied Party Screening nog belangrijker

Weet je wel met wie je precies zaken doet? Nu de volumes in e-commerce afgelopen jaar flink zijn gestegen, is een goede Denied Party Screening (DPS) des te belangrijker geworden.

Naast een flinke omzetstijging voor veel e-commercebedrijven, zagen we afgelopen jaar ook de nodige verschuivingen in de supply chain. Door de coronapandemie werd de toeleveringsketen sterk verstoord en konden leveringstermijnen vaak niet langer worden gegarandeerd. Veel bedrijven moesten daardoor naarstig op zoek naar andere leveranciers. Daarmee is er voor veel bedrijven een nieuwe dynamiek ontstaan, met nieuwe uitdagingen en risico’s. Denk maar aan de zogenoemde Denied Party Lists (DPL) die overheden hanteren, met daarop bedrijven, organisaties en personen met wie geen handel gevoerd mag worden. Hoe weet je zeker dat een nieuwe leverancier, in een ander land, niet op een Denied Party-lijst staat? Doe je (onbewust) tóch zaken met een partij op zo’n lijst, dan kan je dat een flinke boete of zelfs sancties opleveren.

Om dit te voorkomen, is het belangrijk dat je als bedrijf te allen tijde een Denied Party Screening (DPS) uitvoert. Daarbij controleer je bij elke klant, leverancier en transactie de status van je beoogde handelspartners, het liefst zo vroeg mogelijk binnen het transactieproces. Maar let op: DPS is behoorlijk arbeidsintensief werk. Veel bedrijven kiezen er nog altijd voor om deze screening handmatig te laten uitvoeren door hun compliance-afdeling. Maar zeker nu de volumes door de pandemie zo enorm zijn gestegen, werkt handmatige screening enorm vertragend.

Gelukkig leent DPS zich uitstekend voor automatisering. Door gebruik te maken van een geautomatiseerde DPS-tool op basis van actuele sanctielijsten per land, bespaar je veel tijd en kosten. Bovendien verklein je de kans op menselijke fouten – en daarmee op boetes en reputatieschade – aanzienlijk. Belangrijk is dat deze tool het aantal zogenoemde false positives minimaliseert. Soms lijkt een beoogde afnemer of leverancier aanvankelijk op een sanctielijst te staan. Nader onderzoek is dan vereist: is dat echt zo? Gaat het inderdaad over de partij waarmee je zaken gaat doen, of heeft de melding betrekking op een andere partij en kun je wél gewoon zaken doen met de betreffende handelspartner? Omgedraaid kan het ook gebeuren dat een handelspartner er doorheen glipt, terwijl hij wél op een lijst staat. Een goede DPS-tool werkt op basis van een sluitend algoritme, en biedt de mogelijkheid om de gevoeligheid van de screening en de lijsten waarop gescreend wordt aan te passen aan de regio. Op die manier minimaliseer je het aantal ‘valse positieven’ en voorkom je dat je onbedoeld de fout in gaat.

Het nauwgezet opvolgen van de Denied Party-lijsten alléén is niet voldoende om ‘compliant’ te zijn. Houd ook rekening met aanvullende vereisten die voortvloeien uit verordeningen en wetgeving per land. Zo hanteert het Amerikaanse Office of Foreign Assets Control (OFAC) de zogenoemde 50 procent-regel. Die houdt in dat een partij op de Denied Party-lijst belandt als die – direct of indirect – voor meer dan de helft in handen is van een of meerdere personen die al op die lijst staan. Nu is het handmatig uitpluizen van eigendomsstructuren van handelspartners vaak onbegonnen werk, zeker voor een enkele compliance-officer of een kleine afdeling.

Andere aanvullende screeningfactoren waarmee een goede tool rekening houdt, zijn onder meer de lijst van Politically Exposed Persons (PEP), waarop individuele personen staan die een publieke functie beoefenen en daardoor kwetsbaar zijn voor corruptie. En de Adverse Media Screening, waarbij je tegenpartij wordt gescreend op negatieve berichtgeving. Want reputatieschade doordat je zaken doet met een ‘beschadigde’ partij: ook daarop zit je niet te wachten.

Wil je de toegenomen commerciële potentie op de e-commercemarkt kortom optimaal benutten en de risico’s beheersen, houd dan voldoende rekening met Denied Party Screening (al dan niet geautomatiseerd). Zorg er daarbij voor dat je altijd werkt op basis van actuele lijsten, met inachtneming van eventuele aanvullende screeningsfactoren (zoals specifieke wet- en regelgeving per land). Gebruik een tool die je helpt met het minimaliseren van het aantal false positives en voorkom onaangename verrassingen.

Deze blog is geschreven door Tim Condes en verscheen voor het eerst op logistiek.nl.