EDI is al lang geen pure IT-aangelegenheid meer. Integendeel: juist nu handelsrelaties zich steeds verder uitstrekken en het e-commercelandschap in hoog tempo complexer wordt, blijkt dit aloude communicatieprotocol voor elektronische gegevensuitwisseling een belangrijke randvoorwaarde voor het primaire proces van veel bedrijven.
Toen Electronic Data Interchange (EDI) eind jaren zeventig werd geïntroduceerd, had niemand kunnen bevroeden dat dit protocol voor elektronische gegevensuitwisseling anno 2021 nog steeds op grote schaal gebruikt zou worden. Nog altijd maken tal van branches – van luchtvervoerders en douanediensten tot rederijen en supermarkten – gebruik van EDI voor het stroomlijnen van de informatie-uitwisseling met klanten, leveranciers en andere ketenpartners. Elke ketenpartner volgt daarbij dezelfde strikte regels voor de opmaak van ordergegevens in een elektronisch bestand. Op die manier zorgt EDI ervoor dat orders, bevestigingen en andere logistieke berichten geautomatiseerd kunnen worden verstuurd, ontvangen en ingelezen. Dat leidt tot een efficiëntere supply chain en tot minder fouten. Wat verklaart de aanhoudende populariteit van EDI? En waarom zou je als bedrijf – juist nu – werk moeten maken van een goede EDI-strategie?
Reden 1: EDI ís je primaire businessproces
Toegegeven: EDI is op het eerste gezicht niet heel erg ‘sexy’. Wie voor het eerst een EDI-bestand onder ogen krijgt, ziet voornamelijk een grote brij cijfers en letters waarin weinig lijn te ontdekken valt. Perfect leesbaar voor de computer, abracadabra voor de gemiddelde leek. Dat betekent helaas óók dat EDI in veel organisaties al snel wordt gedropt op het bureau van de IT-afdeling. Het is een technisch ‘noodzakelijk kwaad’, dat vooral niet te veel tijd en geld moet kosten. De gemiddelde manager heeft dan ook maar weinig weet van hoe EDI écht werkt en welk businessvoordeel het kan opleveren.
Dat is jammer, want EDI zorgt ervoor dat alle orderstromen snel en efficiënt in goede banen worden geleid. En orderstromen vormen uiteindelijk de hartslag van je business. Als je orderstroom richting je leveranciers om wat voor reden dan ook onderbroken wordt, heeft dat direct gevolgen voor je primaire proces. Op een concreter niveau: lege schappen in de supermarkt, onnodige downtime in de fabriek, snel slinkende medicatievoorraden in het ziekenhuis.
Te weinig organisaties realiseren zich dat. Des te meer reden om goed na te denken over je EDI-inrichting, als essentiële randvoorwaarde voor je businessprocessen. Wat doe je als je orderstroom stilvalt? En nu kun je orderstroom misschien nog handmatig verwerken, maar hoe gaat dat als je verder groeit? Een stabiele, schaalbare EDI-oplossing is dan een must.
Reden 2: Globalisering
Door globalisering vervagen grenzen heel snel. Consumenten bestellen net zo makkelijk in China als bij een webshop in pakweg Winterswijk of Kortrijk. Diezelfde beweging zien we ook bij bedrijven. Handelsrelaties strekken zich steeds vaker uit tot ver over de landsgrenzen.
Dat heeft behoorlijk wat gevolgen voor je logistieke operatie. Ingewikkelde douaneprocessen, noodzakelijke screenings van handelspartners, verplichte exportcertificaten: het aantal factoren waarmee je binnen het internationale handelsverkeer rekening moet houden, groeit snel. Juist vanwege die toenemende complexiteit in een snel globaliserende wereld, is het belangrijk om te zorgen voor goede (en als het even kan geautomatiseerde) logistieke processen.
Je orderstromen komen daar nog eens bij. Bij het uitwisselen van informatie met handelspartners all over the globe is een standaard als EDI behoorlijk welkom – om niet te zeggen noodzakelijk. EDI zorgt ervoor dat je data snel kunt uitwisselen en hergebruiken. Op die manier leidt EDI onder de streep tot veel meer efficiency in het proces.
Reden 3: Het e-commercelandschap wordt steeds complexer
De coronacrisis heeft gezorgd voor een enorme groei van de e-commercesector. Veel bedrijven in de branche krijgen steeds meer orders te verwerken. Bovendien zien we steeds meer online marktplaatsen verschijnen: online platforms waarop meerdere partijen hun waar aanbieden. Denk maar aan grote online warenhuizen als Amazon en Bol.com, maar ook aan tal van kleinere, meer gespecialiseerde marktplaatsen.
Daarmee is het e-commercelandschap steeds complexer geworden. Van een vrij overzichtelijke standaardtransactie tussen twee partijen (de ene partij bestelt, de andere levert), gaan we steeds meer toe naar transacties waarbij drie of meer partijen betrokken zijn. Een bedrijf of consument bestelt bijvoorbeeld op het online platform van de ene partij, rekent af via een andere partij, waarna wéér een andere partij de order verwerkt en verstuurt. Soms is er binnen dit speelveld ook nog sprake van een externe vervoerder en/of voorraadhouder. Juist het oude vertrouwde EDI kan in dit geval, waarbij steeds meer partijen een rol gaan spelen in de supply chain, zorgen voor orde in de chaos.
Efficiënte supply chain
Genoeg redenen dus om je logistieke processen eens goed tegen het licht te houden, en om te kijken in hoeverre je EDI standaard kunt integreren in je logistieke platform. Want uiteindelijk is EDI geen IT-feestje, maar – als belangrijk onderdeel van een zo efficiënt mogelijke, ononderbroken supply chain – een noodzakelijke randvoorwaarde voor je businessprocessen.
Vice President, Product Strategy at Descartes