Electronic Data Interchange (EDI) is van cruciaal belang voor de naadloze uitwisseling van informatie tussen externe logistieke dienstverleners (3PL – Third Party Logistics), hun klanten en andere belanghebbenden. In het domein van 3PL worden verschillende EDI-documenten gebruikt om efficiënte operaties te vergemakkelijken en de zichtbaarheid van de supply chain te vergroten.
Eén van de belangrijkste aspecten van 3PL is de integratie van Enterprise Resource Planning (ERP)-systemen. Deze integratie zorgt voor een soepele gegevensstroom tussen de 3PL-provider en hun klanten, wat realtime tracking, voorraadbeheer en orderverwerking mogelijk maakt. Door ERP-integratie kunnen 3PL-providers processen stroomlijnen, fouten verminderen en de klanttevredenheid verbeteren.
Het naleven van de EDI-standaarden is bij 3PL van groot belang. Deze standaarden zorgen voor uniformiteit en compatibiliteit tussen verschillende systemen, waardoor naadloze communicatie en samenwerking mogelijk zijn. Door zich aan de EDI-standaarden te houden, kunnen 3PL-providers discrepanties in data vermijden, handmatige tussenkomst verminderen en de operationele efficiëntie verbeteren.
Essentiële EDI-documenten die veel worden gebruikt in 3PL zijn:
Voor het beheer van inkomende goederen:
- Pre receiving / Warehouse Stock Transfer Shipment Advice (Voorontvangst / Magazijnvoorraadoverdracht Verzendadvies): informeert het 3PL-magazijn wanneer de nieuwe partij producten naar hun locatie wordt verzonden.
- Receipt Confirmation / Warehouse Stock Transfer Receipt Advice (Ontvangstbevestiging / Magazijnvoorraadoverdracht Ontvangstadvies): dit bericht bevat gedetailleerde informatie over de ontvangen goederen in het magazijn.
Voor het beheer van uitgaande goederen:
- Instruction for Dispatch / Warehouse Shipping Order (Instructie voor verzending / Magazijnverzending): waarschuwt het 3PL-magazijn over de bestelde goederen die moeten worden gepickt en naar een koper moeten worden verzonden.
- Dispatch confirmation / Warehouse Shipping Advice (Verzendbevestiging / Magazijnverzendadvies): een bevestigingsbericht met alle details over de voltooiing van het picken / verpakken / verzenden.
Voor het voorraadbeheer:
- Stock Adjustments / Warehouse Inventory Adjustment Advice (Voorraadaanpassingen / Advies voor aanpassing van de magazijnvoorraad): aanpassingen gemaakt op basis van de beschikbare inventaris. Dit bericht kan in beide richtingen worden verzonden:
- Verhogen/verlagen van de hoeveelheden als gevolg van schade, …
- Goederen blokkeren/deblokkeren i.v.m. kwaliteitscontrole, …
- Stock Reconciliation / Inventory Advice (Voorraadafstemming / Voorraadadvies): dit bericht bevat de voorraadniveaus in het magazijn.
Voor artikelstamgegevens:
- Product data: dit bericht bevat de stamgegevens van een (nieuw) artikel.
Door EDI in 3PL-activiteiten te integreren krijgt men de mogelijkheid om optimale efficiëntie en nauwkeurigheid te bereiken. Door processen zoals orderverwerking, het volgen van verzendingen en facturering via EDI te automatiseren, kunnen 3PL-providers de kosten verlagen, fouten minimaliseren en de productiviteit in het algemeen verbeteren. Naadloze integratie van EDI is essentieel voor effectieve 3PL-operaties. Het zorgt voor realtime zichtbaarheid, laat toe om de juiste beslissingen op het juiste moment te nemen en verbetert de samenwerking tussen alle betrokken partijen van de toeleveringsketen.
* 3PL, of Third-Party Logistics, verwijst naar het uitbesteden van logistieke en supply chain management-activiteiten aan een gespecialiseerd bedrijf. Deze externe leveranciers bieden doorgaans diensten aan zoals transport, opslag, voorraadbeheer, verpakking en expeditie. Organisaties maken gebruik van 3PL-diensten om hun activiteiten te stroomlijnen, de kosten te verlagen en de efficiëntie te verbeteren bij het afhandelen van de verplaatsing en de opslag van goederen in de hele toeleveringsketen.