Hoe kunt u kosten en tijd besparen met een Transport Management Systeem?

Tijdens de zoektocht naar een TMS, komt de belangrijkste en meest voor de hand liggende vraag al snel naar boven: ‘Hoeveel kost een TMS?’. Dit is een moeilijke en complexe vraag om te beantwoorden, eenvoudigweg omdat bij het vergelijken van de prijzen van verschillende aanbieders men gemakkelijk verloren loopt. Maar waarom focussen op de kosten en niet op de mogelijke besparingen? Wist u dat een organisatie met een TMS doorgaans tussen de 5% en 10% kan besparen op haar transportbudget? Standaard ROI-calculators geven echter niet altijd de volledige of werkelijke besparingen voor uw bedrijf weer. Daarom is het nuttig om een diepgaand gesprek te hebben met de TMS-provider die u overweegt; dit helpt om een realistische bedrijfssituatie uit te werken op uw maat.

Om de potentiële winst te kwantificeren, moet u zich verdiepen in het volledige transportproces, van de planning van het transport tot de klantenservice. Enkele belangrijke voorbeelden die aanzienlijke besparingen kunnen opleveren zijn:

Een combinatie van consolidatie, geautomatiseerde keuze van transportvorm en vervoerder, geoptimaliseerd laadpercentage en minder lege kilometers kan de vrachtkosten met 5 tot 15% verminderen.

Transportopdrachten worden rechtstreeks doorgegeven, zonder menselijke interventie. Ook de verlader ontvangt automatisch de statusupdate. Deze automatisering leidt tot een besparing van 5 tot 10 minuten per boeking, waardoor de arbeidskosten met 3 tot 4% afnemen. 

Door de invoering van EDI-stromen en gestandaardiseerde labeling kunnen verladers ook betere prijsvoorwaarden onderhandelen met logistieke dienstverleners. Zij zullen immers ook profiteren van een vermindering van de werklast van hun teams, omdat de informatie automatisch wordt doorgegeven en er geen herlabeling meer nodig is.

Collaboratieve portalen voor het vastleggen van afspraken en modules voor dockbeheer en parkeerplaatsen kunnen de wachttijden en de bijhorende onkosten met 25% verminderen. Een TMS traceert de verschillende fasen: docking, einde van het laden, enz. De klant krijgt dus een volledig overzicht van de wachttijden en kan zo de wachttijden die door een vervoerder zijn opgegeven en die eigenlijk niet te wijten zijn aan de organisatie van de site identificeren. Dit is met name het geval wanneer de bestuurder niet onmiddellijk na het laden is vertrokken en zijn reglementaire pauze heeft genomen op het terrein. Het bedrijf zorgt er dan voor dat de in rekening gebrachte tijd gerechtvaardigd is.

Bovendien kan een vertraging bij het lossen of laden, zoals stock-outs of een vertraagde levering, gevolgen hebben op de uiteindelijke belofte aan de klant. Met een TMS kunt u de prestaties van vervoerders, leveranciers en distributiecentra opvolgen.

Het monitoren van de transportprestaties met een TMS levert zowel ontastbare als tastbare besparingen op. Als u een beter zicht hebt op uw transport, kunt u uw klanten een betere service bieden. Ook kan uw bedrijf dan sneller reageren en zelfs uw klanten waarschuwen in geval van onvoorziene gebeurtenissen. Klanten een betere service bieden, is een belangrijk voordeel van de implementatie van de software, maar het blijft moeilijk om dit economisch te kwantificeren.

Wat gemakkelijker te kwantificeren is, zijn de verminderingen van de voorraden in transit dankzij de grotere betrouwbaarheid van de doorlooptijden. Vooral bij de distributeurs die minder behoefte zullen hebben om hun voorraden veilig te stellen. In sommige gevallen kunnen de doorlooptijden met twee dagen worden verkort, waardoor de voorraadniveaus met het equivalent van 0,1% van de omzet kunnen worden verlaagd.

De kosten kunnen tot 2-7% worden verlaagd door geautomatiseerde factuurcontrole of modules voor prefacturatie te implementeren. Verladers hebben de zekerheid dat zij niet moeten betalen voor niet-gerechtvaardigde diensten of extra kosten, wat ook de werkdruk op de facturatiecontrole met gemiddeld 80% vermindert. Zo kunt u zich opnieuw concentreren op eventuele geschillen in plaats van facturen te controleren die geen problemen opleveren.

Behalve op deze vijf vlakken, kan een TMS ook in andere processen een meerwaarde bieden. U moet ervoor zorgen dat u de belangrijkste aanbieders voor uw bedrijf vergelijkt en uitsplitst wat ze uw bedrijf precies kunnen bieden. Een TMS-aanbieder die in staat is geautomatiseerde berichten naar uw vervoerders/verladers te sturen en statusupdates van deze en andere partijen te ontvangen, biedt een enorm voordeel. Het is van cruciaal belang dat deze twee datastromen door één enkele partij worden beheerd en goed worden geïntegreerd in uw TMS om "waardeverlies" en inconsistente data te voorkomen; het voorkomt ook handmatig werk en verlies van kwaliteitsdata.