Hoeveel bedragen de kosten voor de implementatie van een verlader TMS?

De kosten die verband houden met eender welk Transport Management System dat u overweegt aan te schaffen, vormen een belangrijk onderdeel van uw softwareselectieproces. In een eerdere blog hadden we het over de typische terugkerende kosten die verband houden met een TMS voor verladers. Hoewel deze kosten aanzienlijk zijn, worden terugkerende kosten uitgesmeerd over een lange periode (10+ jaar) en worden ze doorgaans geassocieerd met het volume aan zendingen dat door het TMS stroomt; daarom zijn terugkerende kosten directer gekoppeld aan de waarde en Return on Investment (ROI) die het TMS uw organisatie oplevert. Er is nog een andere belangrijke eenmalige kost waarmee verzenders met meer dan het kleinste vrachtvolume rekening moeten houden: de kosten voor de implementatie van het TMS. Het is belangrijk om te begrijpen hoe u deze kosten voor tijdige levering kunt evalueren en hoe u ze kunt minimaliseren. In dit artikel bespreken we wat verzenders moeten weten over de kosten voor de implementatie van een TMS.

In dit artikel:

toc

Onderzoek wat u nodig heeft, tegen welke prijs en welke waarde u kunt verwachten

Iedere verlader die een TMS wil aanschaffen, zal kijken hoe de verschillende beschikbare TM-systemen zijn activiteiten kunnen optimaliseren. Het is van cruciaal belang om een duidelijk begrip te hebben van de waarde en voordelen die worden gecreëerd door uw nieuwe TMS en te kijken naar de kosten in verhouding tot de gecreëerde waarde. Op basis van functionaliteit, gerelateerde kosten en verwachte waarde kunt u de juiste keuze maken voor uw bedrijf. U zult waarschijnlijk ook andere elementen meenemen, zoals de beveiliging en betrouwbaarheid van uw geselecteerde TMS en de leverancier ervan. Maar in dit artikel richten we ons op de implementatiekosten.

Wat zijn de kosten van het implementeren van een shipper TMS?

De simpele vraag 'hoeveel kost het om een TMS-implementatie voor een verlader?', kan worden beantwoord met 'iets tussen de 30.000 EUR en 900.000 EUR'. Het grote prijsbereik wordt verklaard door de talrijke elementen die de kosten beïnvloeden. Hieronder bespreken we wat de TMS-implementatiekosten het meest beïnvloedt:

Connectiviteit met vervoerders/expediteurs

Automatisering is de belangrijkste drijvende kracht achter operationele voordelen en specifiek voor high-volume verladers is het essentieel om een efficiënte en effectieve operatie te runnen. Automatisering vereist echter niet alleen het opzetten van verbindingen met interne systemen zoals uw ERP, maar ook met externe vervoerders/forwarders, voor het automatiseren van zaken zoals het boeken/aanbesteden van zendingen, het uitwisselen van instructies, statusberichten en facturering; die allemaal moeten worden opgenomen in eender welk TMS dat u selecteert. Het opzetten van deze verbindingen vereist inspanning en kosten, en als u met meerdere vervoerders/forwarders werkt, kan dit zeker van belang zijn.

Sommige TMS-oplossingen beschikken over een gepubliceerde API (Application Programming Interface) en stellen dat elke externe carrier/forwarder hun systemen via die API met de TMS kan verbinden. Veel carriers/forwarders zijn echter niet bereid of in staat om de verbinding te maken, en zelfs als ze dat wel zijn, willen ze u waarschijnlijk de integratiekosten in rekening brengen. Dat maakt het cruciaal om een TMS-provider te hebben met een groot, verbonden netwerk en de mogelijkheid om eenvoudig nieuwe carriers/forwarders toe te voegen om de connectiviteitskosten onder controle te houden.

Complexiteit van bedrijfsregels om uw processen te automatiseren en optimaliseren

De meer geavanceerde shipper TMS-oplossingen kunnen veel verschillende scenario's aan (transportmodi, verschillende vrachttypen, regionale verschillen, enz.) die doorgaans configuratie vereisen. Terwijl de basisoplossingen vaak slechts één processtroom en set regels met minimale afwijkingen toestaan. Als uw huidige proces voor het werken met uw leveranciers en vervoerders/expediteurs niet wordt ondersteund door het TMS, kan het lastig zijn om het effectief te gebruiken en de beloofde resultaten te behalen, ook al kan die eenvoud de inspanning tijdens de implementatie minimaliseren.

Wees voorzichtig, want veel verladers kozen voor een strakke, moderne en goedkope oplossing, maar ontdekten dat deze niet paste bij hun workflow. Dit leidde tot handmatige oplossingen en zelfs beëindiging van het contract met de TMS-leverancier na een paar maanden. Vrijwel alle verladers moeten geavanceerde bedrijfsregels in hun TMS kunnen definiëren om automatisch zendingen te consolideren, de optimale transportmodus te selecteren, multi-stop ladingen te bouwen, de logica van de routegids te volgen en automatisch de beste vervoerder te selecteren. Het inschakelen van deskundige ondersteuning tijdens de initiële implementatie is essentieel om de voordelen van uw TMS te maximaliseren, hoewel dit wel moeite en kosten met zich meebrengt. Hoewel bedrijven de kosten tot een minimum willen beperken, kunt u met implementatiekosten die het TMS correct configureren en verbinden, de komende 10+ jaar profiteren van de voordelen van het TMS.

Oplossingen en betrokkenheid van derden

Een modern en compleet TMS moet alle transportmodi aankunnen, verbinding maken met alle betrokken vervoerders/expediteurs, de informatie-uitwisseling automatiseren en realtime zichtbaarheid bieden. Sommige TMS-providers vertrouwen echter nog steeds op oplossingen van derden om bepaalde mogelijkheden te bieden. Een paar voorbeelden zijn realtime zichtbaarheid en pakkettariefshopping/verzending (die minimaal worden ondersteund door verschillende bekende TMS-providers). De noodzaak om oplossingen van derden en vaak bronnen van derden te betrekken tijdens de implementatie voegt complexiteit toe en vereist het bouwen/configureren van interfaces om de afstemming van het datamodel en de gegevensuitwisseling te vergemakkelijken. Deze hebben uiteraard niet alleen invloed op de initiële installatie-inspanning en -kosten, maar ook op de toekomstige onderhoudsinspanning.

Expertise van het projectteam met het geselecteerde TMS

Sommige leveranciers van ERP voor grote bedrijven, die ook een TM-component leveren, vertrouwen voornamelijk op grote externe partners om hun TM-oplossingen te implementeren. Omdat de meeste TM-oplossingen complex zijn en verschillende functionaliteiten bieden, kan het voorkomen dat het project wordt bemand door mensen die geen experts zijn in die specifieke TM-oplossing en meer tijd nodig hebben om de implementatie te voltooien en in sommige gevallen het TMS niet optimaal configureren. Terwijl een ervaren projectteam met uw geselecteerde TM-oplossing best practices en standaarden zal bieden die de inspanning en kosten van het opzetten van het TMS aanzienlijk kunnen verminderen. Zelfs de beste TMS'en kunnen onjuist worden geïmplementeerd en leiden tot suboptimale bedrijfsprocessen die het besparingspotentieel niet maximaliseren en in sommige gevallen onnodige handmatige oplossingen vereisen die tot ontevredenheid kunnen leiden.

Hoe bespaart u geld op een TMS-implementatie voordat u begint?

Er zijn verschillende manieren om kosten te besparen. Enkele voorbeelden:

1. Maak van de gelegenheid gebruik om het aantal vervoerders/forwarders waarmee u werkt te consolideren of laat kleinere aanbieders verbinding maken via een carrierportal in plaats van een directe API- of EDI-verbinding. Dit betekent dat ze handmatig zendingen/ladingen moeten accepteren en dat u geautomatiseerde updates in uw TMS krijgt. Geautomatiseerde realtime zichtbaarheid is mogelijk nog steeds beschikbaar bij die vervoerders via een aparte verbinding met een geïntegreerd zichtbaarheidsplatform zoals Descartes MacroPoint.

2. Het beperken van het aantal oplossingsleveranciers dat betrokken is bij uw TMS zal de meeste impact hebben in termen van implementatietijd, kosten en de vereiste expertise van het implementatieteam. Het hebben van één team van echte experts die toezicht houden op uw volledige oplossing zal resulteren in een geoptimaliseerde procesafhandeling door het systeem en een verminderd risico op onverwachte implementatiekosten.

3. Naast deze externe factoren is de actieve betrokkenheid van uw eigen team essentieel. De juiste key users laten deelnemen en snel consensus bereiken over de optimale processen, samen met betrouwbare IT-ondersteuning en een projectmanager van uw kant, zal de projectkosten, de tijdlijn en het algehele succes aanzienlijk beïnvloeden.

Tot slot spraken we met verladers die een TMS hebben geïmplementeerd en zij gaven aan dat de analyse- en ontwerpfase cruciaal is voor de rest van het project. Hun advies is om er echt voor te zorgen dat de juiste mensen voldoende tijd vrijmaken om een robuust solution design document op te leveren, wat talloze wijzigingsverzoeken gedurende de rest van het project voorkomt.

We hopen dat u dit artikel verhelderend vond en dat u een antwoord hebt gekregen op de vraag 'Hoeveel kost de TMS-implementatie voor de verlader?' Bij Descartes hebben we een passie voor logistiek en ondersteunen we onze wereldwijde klanten met onze moderne, complete en toonaangevende shipper TMS. Heeft u feedback of vragen over dit onderwerp, laat het ons dan weten via info@descartes.com of neem contact met ons op via de knop.