Hoeveel bedragen de terugkerende kosten van een TMS voor verzenders?

Transportation Management Systems (TMS) blijven een van de grootste IT-investeringen voor verladers die een beter inzicht willen krijgen in hun toeleveringsketens, meer controle willen hebben en de kosten willen verlagen. De kosten voor een compleet TMS voor verladers, inclusief functies zoals vervoerdersconnectiviteit (berichten, realtime zichtbaarheid, enz.) variëren sterk, afhankelijk van een reeks factoren zoals het aantal zendingen, de vrachtmodi in scope en de benodigde functionaliteiten. 

Nu vrijwel alle TMS-leveranciers software as a service (SaaS) prijszetting aanbieden, zijn de dagen van hoge software-aankoopprijzen, implementatiekosten en jaarlijkse doorlopende onderhoudskosten allang voorbij. Tegenwoordig kunnen de TMS-kosten van de verzender worden opgesplitst in twee hoofdgroepen die meer aansluiten bij de inspanning om de oplossing op te zetten (implementatie-/ trainingskosten) en het gebruik van het TMS (transactiegebaseerde terugkerende kosten). In dit artikel richten we ons voornamelijk op de terugkerende kosten en de algemene structuren die leveranciers in rekening brengen voor het gebruik van het TMS. 

Over het algemeen vallen de terugkerende shipper TMS-prijsmodellen in één van de volgende categorieën: 

Het meest voorkomende model voor een shipper TMS is transactiegebaseerd, waarbij het aantal verzendingen dat via het systeem wordt gepland en uitgevoerd, wordt gebruikt. Het transactiegebaseerde model biedt schaalbaarheid, omdat de kosten rechtstreeks zijn gekoppeld aan het gebruik en de werklast van de verlader. Het stelt bedrijven in staat om te betalen voor het TMS op basis van hun werkelijke transportvolumes, maar doorgaans met een minimaal verzendvolume dat omgekeerd evenredig is met de omvang van de transactiekosten (naarmate het volume toeneemt, nemen de transactiekosten af). De kosten per verzending variëren vaak per modus, de vereiste functionaliteiten in de oplossing en zijn afhankelijk van het totale verzendvolume. Een bedrijf met 1.000 verzendingen per jaar betaalt bijvoorbeeld een hogere vergoeding per verzending dan een bedrijf met 1 miljoen verzendingen per jaar. Transactiekosten kunnen variëren van vijfentwintig cent tot enkele dollars/euro's per verzending, afhankelijk van het volume. 

In deze situatie is de prijs gebaseerd op het aantal documenten en/of berichten per zending. Het prijsbereik per document of bericht kan liggen tussen één cent of een paar cent per transactie, wat een ogenschijnlijk lage prijs is. Een zending zal echter vaak meerdere of tientallen berichten en documenten activeren. Dit kan de totale kosten drastisch verhogen en maakt het moeilijk om te budgetteren. Dit prijsmodel is vaak veel duurder dan verwacht. Due diligence uitvoeren met uw leverancier om het verwachte aantal berichten te benchmarken, kan helpen bij het budgetteren van de kosten, maar naarmate technologie en regelgeving veranderen, kan het aantal berichten/documenten dat ook doen. 

Zoals eerder vermeld, wordt dit model nauwelijks meer gebruikt, aangezien vrijwel alle moderne TMS-oplossingen SaaS zijn. Onder dit model koopt het bedrijf een licentie voor de TMS-software, wat doorgaans een eenmalige kostenpost is,  plus doorlopende jaarlijkse onderhoudskosten. De licentiekosten kunnen variëren van tienduizenden tot miljoenen dollars/euro's, afhankelijk van de schaal en verfijning van het TMS.

Sommige leveranciers bieden een TMS met lage of geen kosten aan dat wordt gesubsidieerd door de carriers en brokers die de vracht voor de verzenders vervoeren. In dit geval kan de TMS-provider, naast het doorsluizen van volume naar hun LSP-partners, ook de algemene verzendgegevens delen die ze in hun systeem hebben. De functionaliteitenset die door deze oplossingen wordt geboden, is beperkt door het ontwerp en de vrachtkosten zijn mogelijk niet zo concurrerend als wat er op de markt beschikbaar is. Dit is voornamelijk een optie voor verzenders met een zeer laag volume.

Dit is ook een TMS-oplossing met lage of geen kosten die een zeer basale set functionaliteiten biedt voor verzenders met een laag volume. De TMS-leverancier gokt erop dat naarmate de verzender groeit, ze zullen migreren naar hun premiumversie (met kosten) van de TMS. Bovendien kan de TMS-leverancier ook een marge maken op elke zending/lading die via hun systeem wordt verplaatst met hun favoriete vervoerders/brokers. In dit geval moeten verladers er zeker van zijn dat ze begrijpen of er sprake is van een toeslag op de vrachtkosten en de vergoedingen en mogelijkheden in de premiumversie om ervoor te zorgen dat deze aansluiten bij de verwachtingen van de verlader over waar zijn bedrijf naartoe gaat. 

Een complete TMS voor shippers dekt de volledige reikwijdte van de vereisten, maar sommige noodzakelijke functies in de huidige transportactiviteiten worden niet door alle TMS-providers aangeboden, en zelfs als dat wel het geval is, hebben ze doorgaans extra kosten voor de toegevoegde waarde die ze bieden. Verzenders moeten minimaal de extra kosten en mogelijkheden van de volgende functionaliteiten begrijpen bij het evalueren van een TMS. 

• Controleer of geautomatiseerde carriercommunicatie (connectiviteit/berichten via EDI en API) is inbegrepen in de kosten. Veel TMS-leveranciers, waaronder SAP en Oracle, hebben API-connectiviteit en mogelijk beperkte EDI-connectiviteit in specifieke modi. Maar bieden niet noodzakelijkerwijs EDI-verbindingen met alle carriers in alle modi. Deze connectiviteit kan buiten de TMS vereist zijn tegen extra kosten. 
• Als uw TMS ook realtime zichtbaarheid omvat die is ingebouwd door de TMS-leverancier, moet dat duidelijk worden gemaakt in de transactieprijs voor uw TMS. Maar als u zichtbaarheid koopt via een externe partner, moet u ervoor zorgen dat de extra kosten voor tracking helder zijn. 
• Volledige pakketverzendingsmogelijkheden zitten niet in het 'stuurhuis' van alle toonaangevende TMS-leveranciers. Verschillende TMS-leveranciers (waaronder SAP, Oracle) hebben geen volledige pakketverzendingsoplossing. Voor verzenders met aanzienlijke pakketvracht die op zoek zijn naar multi-carrier tariefshopping of label printing, hebt u mogelijk een externe oplossing nodig om deze vracht te beheren als u een TMS hebt gekozen dat dit niet biedt. Dit betekent dat u een extra terugkerende vergoeding en mogelijk extra integratie-/implementatiekosten krijgt. 

Naast transactiekosten moeten verzenders weten hoe de TMS-leverancier omgaat met klantenservice (helpdesk)-problemen. Alle TMS-leveranciers nemen 'standaard'-ondersteuning op als onderdeel van hun abonnementskosten, maar de definitie van wat 'standaard' is, kan sterk verschillen tussen leveranciers. Er zijn veel gevallen gedocumenteerd in online beoordelingen waarin verzenders contact opnemen met hun TMS-helpdesk met wat zij denken dat een 'bug' is. De gebruikers wordt vervolgens verteld dat ze een uurtarief moeten betalen om de functionaliteit te laten wijzigen of moeten betalen om een workflow te maken om het systeem te laten werken zoals de verzender wil. Geen enkele TMS-leverancier kan een 'verlanglijst'-item gratis leveren, maar via klantreferenties kunnen verzenders een beter idee krijgen van hoe gemakkelijk het is om met ondersteuningsproblemen om te gaan. 

Ongeacht de prijslogica die de TMS-leverancier hanteert, moeten verladers hun huiswerk doen om te begrijpen hoe de kosten aansluiten bij hun bedrijf, wat er in de kosten is inbegrepen of waarvoor extra abonnementen nodig zijn. Als de TMS-leverancier niet uw volledige scope dekt, moet u extra leveranciers vragen om prijzen te verstrekken om de gaten op te vullen. 

Shippers met verschillende modi en geografieën kunnen kosten besparen door een contract te sluiten met één TMS-provider. Zoals eerder vermeld, hoe meer volume u beheert via een TMS, hoe lager de transactiekosten. Naast het voordeel van de lagere kosten van één enkele TMS-leverancier, is er voor verladers ook een reëel voordeel als zij met één enkele TMS-leverancier contracteren, omdat zij zich dan geen zorgen hoeven te maken over integraties en problemen met de gegevensgetrouwheid tussen systemen. Bovendien zorgt een gecoördineerde klantenservice van één TMS-provider over modi en geografieën heen voor een aanzienlijk betere klantenervaring. 

Ik hoop dat u dit artikel verhelderend vond en dat het u zal helpen om de beste shipper TMS voor uw bedrijf te vinden. Bij Descartes zijn we gepassioneerd door logistiek en ondersteunen we onze wereldwijde klanten met onze moderne, complete en toonaangevende shipper TMS.