Screen nieuwe handelspartners!

Er heerst nog altijd veel onzekerheid rondom Brexit. Het besluit over de handelsdeal lijkt te worden uitgesteld tot het laatste moment. Welke beslissing de regeringsleiders uiteindelijk ook nemen, internationale handel met het Verenigd Koninkrijk gaat er vanaf 1 januari anders uitzien. Naast dat tal van zaken goed geregeld dienen te worden, is dit wellicht ook een reden om je supply chain te herzien. Dit kan betekenen dat je gaat samenwerken met nieuwe handelspartners. Ik herinner je graag aan één belangrijke zaak: vergeet niet om nieuwe partners te screenen. Waarom ook alweer en hoe dat precies werkt, zet ik in deze blog voor je op een rij.

Het screenen van personen en organisaties is noodzakelijk om te voorkomen dat je zakendoet met partijen die op een sanctielijst staan, oftewel denied parties of restricted parties. Als organisatie ben je verantwoordelijk om alle partners, klanten, leveranciers, medewerkers et cetera te screenen. De praktijk leert dat organisaties vaak alleen een denied party screening uitvoeren bij het sluiten van een nieuw contract. Dit is helaas niet voldoende. De zogenoemde sanctielijsten veranderen namelijk voortdurend. Als je zakendoet met een partij op zo’n lijst, hangen je hoge boetes boven het hoofd. Daarnaast wil je waarschijnlijk vanuit intrinsieke motivatie geen zakendoen met dergelijke partijen. Ga je vanwege Brexit samenwerken met nieuwe partners? Vergeet niet om ze vervolgens regelmatig opnieuw te screenen. Dit is de enige manier om ervoor te zorgen dat je als organisatie compliant bent aan wet- en regelgeving op dit gebied. Heb jij al een corporate champion?

De praktijk leert dat het screenen van partners er snel bij inschiet. Bij een nieuwe samenwerking ga je vol enthousiasme aan de slag. Of je denkt er simpelweg niet aan om bestaande partners regelmatig opnieuw te screenen. Met het aanwijzen van een corporate champion voorkom je dit: één persoon of team is verantwoordelijk voor het screenen van alle partners. Zo weet je zeker dat dit altijd de nodige aandacht krijgt, ook op het moment dat er veel andere zaken geregeld dienen te worden binnen de organisatie.

Het inrichten van processen rondom screening is belangrijk om continuïteit te waarborgen. Denk daarbij ook na over het automatiseren van het proces. Naast dat dit tijd en resources scheelt, houd je het proces op deze manier overzichtelijk. En het grootste voordeel is waarschijnlijk dat je altijd over de meeste recente sanctielijsten beschikt - iets waar je niet zeker van bent als je handmatig screent. Verder is het belangrijk om afspraken te maken over wat er gebeurt als een organisatie of persoon op een sanctielijst staat. Zo weet de corporate champion precies wat hij moet doen en kan hij zorgen dat de juiste stappen worden gezet. Denk aan het informeren van de betrokken personen en waarborgen dat er een beslissing wordt genomen over de samenwerking. Door dit soort zaken vast te leggen, realiseer je continuïteit in het proces van screenen.

De kans is groot dat je met nieuwe partijen gaat samenwerken vanwege Brexit. Benut dit moment om je screeningsproces eens onder de loep te nemen. Screen je eigenlijk wel iedereen regelmatig? En is je proces optimaal ingericht? Voer waar nodig verbeteringen door, zodat denied party screening binnen jouw organisatie op orde is. Dan kun je met een gerust hart handeldrijven over grenzen heen, binnen én buiten de Europese Unie.

Tim Condes, senior solutions consultant bij Descartes. Deze blog verscheen eerst bij MTmagazine.be.