Nu de overstap van Sagitta naar het nieuwe douane-aangiftesysteem AGS 3 in volle gang is, is dit hét geschikte moment om uw huidige oplossing te toetsen aan de diverse vereisten van internationaal zakendoen. Welke processen gaan er veranderen en welke worden er (nog niet) door uw systemen ondersteund? Descartes geeft u bruikbare tips voor de selectie van nieuwe software, mocht u een zoektocht starten naar een nieuwe oplossing.
Door Lucas Avink, Senior Sales Director bij Descartes
Internationaal handel drijven omvat veel meer processen dan die van import en export met de douane. De wijziging van Sagitta naar AGS 3 betreft de aangiftedeclaraties, maar als u toch op zoek gaat naar een oplossing is het slim om er een te zoeken die zich richt op alle takken van het douaneproces. Zo’n oplossing wordt ook wel Duty Management System genoemd.
Wat heeft u nu nodig? En in de toekomst?
Uw organisatie is het uitgangspunt om te bepalen hoe een Duty Management System u kan helpen processen te verbeteren en tijd te besparen. Vergeet daarbij niet dat digitale uitwisseling van documenten door steeds meer organisaties gestimuleerd of verplicht wordt.
Controleer of de douaneoplossing koppelingen heeft met bijvoorbeeld de Kamer van Koophandel zodat de Certificaten van Oorsprong automatisch aan producten gehangen kunnen worden. Mocht u in voedingsmiddelen handelen, ditzelfde geldt voor een koppeling met de Voedsel- en Warenautoriteit voor het NVWA-certificaat. Als die koppelingen er zijn kunnen alle benodigde documenten automatisch aan uw producten gehangen worden en dat is zeer tijdsefficiënt.
Daarnaast is het belangrijk om te bekijken welke koppelingen er zijn met de verschillende havens. Als de vrachtwagenchauffeur op dit moment de havens van Rotterdam en Antwerpen inrijdt, komt hij door een poortje waar hij zijn papieren moet laten zien, maar exporteert u producten via de nieuwe Maasvlakte 2 in Rotterdam? Dan is het binnenkort verplicht om alle douanedocumenten digitaal aan te leveren. Dit is een stuk sneller en goedkoper dan de ouderwetse papierhandel. Ook gezien ontwikkelingen in de toekomst is het verstandig een oplossing te zoeken die documenten digitaal kan aanleveren in de havens waar u vanuit levert.
Communicatiesysteem in eigen beheer
Vanuit de douaneoplossing worden documenten en berichten verzonden aan bijvoorbeeld de Kamer van Koophandel, de havens en de NVWA. Om dit mogelijk te maken moet er een connectie zijn tussen die systemen en de autoriteiten. Het communicatieplatform is daarom een belangrijk selectiecriterium van de ICT-dienstverlener. Een communicatieplatform in eigen beheer van de dienstverlener biedt voordelen op het gebied van zichtbaarheid en controle.
Een softwareleverancier die een goede oplossing heeft, maar het berichtenverkeer uitbesteedt aan een derde partij niet ideaal. Gaat er iets mis met het verzenden van de berichten? Dan kan de ICT-dienstverlener niets doen, ook zij zijn – net als u –afhankelijk van deze partij. Een systeem in eigen beheer zorgt ervoor dat er te allen tijde zicht is op de prestaties van de berichtuitwisseling.
Een organisatie om op (verder) te bouwen
Kijk niet alleen naar de inhoud van de softwareoplossing, maar verdiep uzelf ook in de organisatie achter de oplossing. Is het een voldoende volwassen organisatie? Heeft het de omvang en de stabiliteit om uw onderneming te ondersteunen? Let op goed op waar de expertise van het bedrijf zit. Is het bedrijf op de hoogte van alle regels rondom douane, lokaal en mondiaal? Kan de ICT dienstverlener u ook bedienen als u verder groeit?
Ik adviseer altijd voor een wereldwijde speler met lokale kennis te kiezen. Een wereldwijde speler heeft namelijk veel ervaring in alle continenten. Zo lopen de Verenigde Staten en Engeland vaak voor op Nederland met de nieuwste ontwikkelingen. Een wereldwijde speler kan Nederlandse bedrijven dan best practices bieden. Als bedrijf geniet u van de ervaring van die partij die deze al heeft opgedaan in andere continenten. Zo heeft u een streepje voor op bedrijven die met kleine lokale partijen werken.
Startpunt:
- Inventariseer wat uw huidige situatie is, processen en oplossing.
- Maak een lijst van de zaken die gaan wijzigen met de transitie van Sagitta naar AGS 3.
- Maak een lijst van de processen met andere partijen dan de Douane die u mogelijk ook kunt automatiseren.
Onderwerpen om te bespreken met ICT dienstverlener:
- Wensen en eisen vanuit informatie uit de gegevens bij ‘startpunt’
- Connectiviteit met Douane en andere handelsrelaties zoals de KvK, NVWA en havenbedrijven. Communicatie platform, in eigen beheer of extern
- Wat is de relatie met de dienstverlener en bovengenoemde partijen, en hoe blijft deze op de hoogte van aanpassingen.
- Waar ligt de expertise (branches – regio’s)
- Wat is de omvang van de dienstverlener
- Wat is de financiële situatie van de dienstverlener
Mocht u nog vragen hebben over hoe u het beste te werk kunt gaan, ik neem het graag met u door. Stuur mij gerust een e-mail met uw gegevens en ik neem contact met u op.