Zo richt je je export compliance goed in!

Mede dankzij de coronapandemie maken veel e-commercebedrijven een flinke groei door. Steeds vaker ook doen Belgische en Nederlandse bedrijven daarbij zaken over de grens. Des te belangrijker dat je voldoet aan alle wettelijke eisen: van de juiste exportlicenties en douanedocumenten tot een goede screening van (beoogde) handelspartners.

Als exporterend bedrijf heb je rekening te houden met per land verschillende douaneformaliteiten en sanctielijsten die dagelijks veranderen. Bovendien worden de veiligheidseisen rondom export over de gehele lijn steeds strenger en complexer. Hoe voorkom je dat je onbedoeld de fout ingaat, met alle onaangename gevolgen (zoals boetes, reputatieschade en verlies van klanten) van dien?

Van oudsher screenen bedrijven die internationale handel drijven vooral hun klanten. Tegelijkertijd zien we dat steeds meer bedrijven – met het oog op de steeds complexere context van internationaal goederenvervoer – hun scope rondom screening verbreden. Zo kiezen steeds meer bedrijven ervoor om niet alleen klanten, maar ook andere partijen binnen de totale handelsketen ‘door te lichten’, zoals leveranciers, eindgebruikers en zelfs bezoekers van hun locaties. Een minderheid van de bedrijven onderzoekt ook onderaannemers, nieuwe werknemers, financiële transacties, en partijen die betrokken zijn bij een fusie of overname. Een brede screening, zo vroeg mogelijk in de keten, helpt je om je goederen, diensten en technologie maximaal te beschermen.

Handelsrelaties kunnen een langere periode omspannen. Zeker in dat geval is het belangrijk dat je regelmatig opnieuw een screening uitvoert. Gewijzigde processen, nieuwe mensen op nieuwe posities, andere leveranciers: organisaties veranderen voortdurend. Door regelmatig opnieuw te screenen, voorkom je dat je alsnog (onbewust) de fout in gaat.

Screenen volgens zogenoemde Denied Party-lijsten voorkomt dat je zaken doet met organisaties of personen waartegen sancties of andere maatregelen gelden. Deze lijsten – die worden uitgegeven door nationale overheden en internationale organisaties – evolueren voortdurend. Bovendien zijn Denied Party-lijsten niet het enige waar je rekening mee dient te houden. Vaak gelden er per land aanvullende screeningseisen. Neem bijvoorbeeld de zogenoemde 50 procent-regel van de Amerikaanse Office of Foreign Assets Control (OFAC). Is een bepaalde partij voor minstens 50 procent in handen van een of meerdere personen die al op een Denied Party-lijst staan? Dan houdt dat automatisch in dat ook deze partij bij wet gesanctioneerd is. Ook als een organisatie een aanzienlijk minderheidsbelang kent van een partij op zo’n lijst, is het raadzaam om voorzichtig te werk te gaan. Des te meer reden dus om ook te screenen op eigendomsstructuren. Tegelijkertijd is dat voor veel bedrijven (zeker kleinere) een uitdaging. Het handmatig uitzoeken van eigendomsstructuren kan een behoorlijke uitdaging zijn, al helemaal als het gaat om partijen in het (verre) buitenland.

De regels rondom security filings, waarbij je als vervoerende partij vrachtinformatie verstrekt aan de douane in het ontvangende land, veranderen geregeld. Zo heeft de Brexit op dit moment nogal wat gevolgen voor de goederenstroom tussen Groot-Brittannië en de EU. Alle reden dus om je hier – afhankelijk van het land waarnaar je exporteert – goed in te verdiepen en eventueel te kiezen voor geautomatiseerde processen voor het tijdig aanleveren van de juiste informatie. Zo voorkom je oponthoud aan de grens en zorg je voor een optimaal functionerende supply chain.

Wet- en regelgeving en screeningseisen en -lijsten veranderen voortdurend. Zeker als je zaken doet met veel verschillende partijen in meerdere landen, is het raadzaam om je screeningsprocessen te automatiseren. Op die manier weet je zeker dat je altijd screent volgens actuele regels en lijsten, en kun je veel sneller proactief optreden zodra er iets aan de hand is met een handels- of ketenpartner. Een goede compliancetool minimaliseert ook het aantal zogenoemde false positives, waarbij onvolledige of achterhaalde informatie ertoe leidt dat je een handelspartner ten onrechte uitsluit.

Wil je zorgeloos zakendoen over de grens? Zorg er dan voor dat je je processen op het gebied van douane-, handels- en financiële compliance goed op orde hebt en dat je altijd werkt op basis van actuele informatie. Want voorkomen is nog altijd beter dan genezen – zéker nu de regels rondom internationaal handelsverkeer steeds sneller veranderen.

Deze blog werd geschreven door Tim Condes, senior solutions consultant bij Descartes en verscheen als eerste bij logistiek.be.