Een transportmanagementsysteem (TMS) is een softwareplatform dat bedrijven ondersteunt bij het plannen, uitvoeren en optimaliseren van de fysieke bewegingen van goederen, zowel inkomend als uitgaand. Een transportmanagementsysteem zorgt er ook voor dat zendingen conform de voorschriften worden uitgevoerd en dat alle nodige documentatie beschikbaar is.

Een TMS wordt soms ook wel transportmanagementoplossing of transportbeheersysteem genoemd, of sommige mensen hebben het over Control Tower die vaak grotendeels onder een TMS valt. Een TMS beheert de dagelijkse transportprocessen, consolidatie, facturatie, documentatie en zorgt ervoor dat vracht en goederen tijdig en binnen het budget worden geleverd. Een TMS helpt organisaties om hun supply chain efficiënter te maken, transportkosten te verlagen en de zichtbaarheid en controle over hun logistieke activiteiten te vergroten, ongeacht de vervoerswijze: via de weg, de lucht, de zee of als pakket.

Er zijn verschillende potentiële TMS-categorieën, maar de twee belangrijkste zijn:

• Verlader of Shipper TMS
  Een Verlader TMS is bedoeld voor bedrijven die handelen als verlader of vrachteigenaar. Het systeem helpt hen logistieke processen te optimaliseren, de efficiëntie te verbeteren en kosten te verlagen. TMS-oplossingen voor Verladers bieden mogelijkheden zoals het beheer van bestellingen, de selectie van vervoerders, de optimalisering van ladingen, routeplanning, het traceren van vracht en rapportering. Deze oplossingen stroomlijnen transportactiviteiten, bieden zichtbaarheid en geven verladers controle over de verplaatsing van de goederen.
  
• Forwarder TMS
  Een Forwarder TMS Forwarder is specifiek bedoeld voor vrachtforwarders of logistieke dienstverleners (LSPs). Deze oplossingen sluiten aan bij de behoeften van bedrijven die handelen als tussenpersoon tussen verladers en vervoerders. TMS Forwarder maakt het beheer van meerdere zendingen van verschillende verladers en de coördinatie met verschillende vervoerders mogelijk. De belangrijkste functies zijn consolidatie van zendingen, documentatiebeheer, naleving van douaneregels, tariefbeheer, het traceren van vracht en communicatie met verladers en vervoerders. TMS Forwarder stroomlijnt activiteiten en workflows die uniek zijn voor vrachtforwarding, waardoor zendingen van meerdere klanten efficiënt kunnen worden beheerd.
  

Hoewel een TMS en een routingoplossing (rittenplanning) verwant zijn en vaak samenwerken, zijn er een aantal grote verschillen tussen beide:

Een transportmanagementsysteem (TMS) is een uitgebreid softwareplatform dat voorziet in het end-to-end beheer van transportactiviteiten. Een TMS focust op het beheer van het volledige transportproces, van planning en uitvoering tot zichtbaarheid en analyse.

Een routingoplossing is een onderdeel van een TMS of een op zichzelf staande software die zich specifiek bezighoudt met het optimaliseren en plannen van de efficiëntste routes voor het transporteren van goederen. Een dergelijke oplossing is voornamelijk gericht op het tactische aspect van transportplanning en helpt bij het maximaliseren van de efficiëntie en kostenbesparingen bij de routeselectie.

Een TMS is een ruimer transportbeheerplatform dat verschillende functies omvat, waaronder routing, terwijl een routingoplossing specifiek bedoeld is om routes te optimaliseren binnen de bredere context van transportbeheer.

Een TMS omvat het bredere spectrum van transportbeheer, waaronder orderbeheer, vervoerdersselectie, routeoptimalisatie, vrachtcontrole en -betaling en rapportering. Het gaat om het beheer van de beweging van goederen van de ene locatie naar de andere, waarbij vaak meerdere vervoerders, vervoerswijzen en logistieke processen betrokken zijn.

Een FMS daarentegen richt zich specifiek op het beheer van het wagenpark van een bedrijf. Het houdt zich bezig met activiteiten die verband houden met het traceren van voertuigen, onderhoudsschema's, brandstofbeheer, bestuurdersbeheer en toezicht op de naleving van de regels. Het hoofddoel is zorgen voor een efficiënt beheer, onderhoud en gebruik van de vloot.

De kosten van een Transportation Management System (TMS) variëren sterk naargelang een aantal factoren, zoals het aantal zendingen, de modaliteiten binnen de scope en het niveau van de nodige functionaliteiten.

Over het algemeen worden de TMS-prijsmodellen ingedeeld in de volgende categorieën:

• Prijsstelling op basis van licentie: Bij dit model koopt het bedrijf een licentie voor de TMS-software. Meestal is dit een onmiddellijke eenmalige kost. Bijkomende kosten zijn dan bijvoorbeeld de installatie, aanpassingen, opleidingen en vergoedingen voor onderhoud. De licentiekosten kunnen variëren van tienduizenden tot miljoenen dollars, afhankelijk van de omvang en complexiteit van het TMS.

• Prijsstelling op basis van een abonnement: Dit model omvat de betaling van terugkerend abonnementsgeld voor toegang tot en gebruik van het TMS. De abonnementskosten zijn vaak gebaseerd op factoren zoals het aantal gebruikers, het transactievolume of het nodige functionaliteitsniveau. Abonnementskosten kunnen variëren van honderden tot duizenden dollars per maand.

• Prijsstelling op basis van transacties: Het meest gebruikelijke TMS-model voor verladers is gebaseerd op transacties (aantal zendingen) in combinatie met implementatiekosten. Het op transacties gebaseerde model is schaalbaar, omdat de kosten rechtstreeks gekoppeld zijn aan het gebruik en de werkdruk van de verlader. Bedrijven kunnen voor het TMS betalen op basis van hun werkelijke transportbehoeften en dit kan kostenefficiënter zijn voor bedrijven met wisselende verzendvolumes.

Het is belangrijk op te merken dat de prijsstructuren van de verschillende TMS-leveranciers aanzienlijk kunnen verschillen en dat er extra kosten kunnen worden aangerekend voor implementatie, integratie in bestaande systemen, ondersteuning en upgrades. Sommige oudere prijsmodellen houden ook rekening met het aantal gebruikers.

Er bestaan ook andere varianten, zoals freemium voor kleine TMS met zeer beperkte functionaliteiten waar u extra betaalt als u meer functies wilt gebruiken. In dat geval, neemt u best rechtstreeks contact op met TMS-aanbieders voor nauwkeurige en actuele prijsinformatie op basis van uw specifieke noden.