Franky Fresh Food (Willy Naessens Group) rekent op EDI voor digitalisering van het inkoop- en leveringsproces

Franky Fresh Food behoort sinds 2007 tot de afdeling FOOD van de Willy Naessens Group. In het kader van haar strategische pijler van digitalisering wordt er steeds meer aandacht besteed aan het onboarden van leveranciers via EDI voor zowel de bestelbonnen, als de facturen en de pakbonnen. Daarnaast schakelt ook zusterbedrijf Meat Atelier over op EDI van Descartes.

“Het laatste jaar push ik meer en meer om het hele proces van ORDER naar DESADV en INVOIC voor zoveel mogelijk van onze leveranciers in te voeren. Binnen het kader van de digitalisering is dat een logische ontwikkeling.”

Kathleen Vandeplassche, IT Manager Willy Naessens Group - Food

Sinds 2013 was EDI al goed ingeburgerd binnen Franky Fresh Food. De grote retailers eisten namelijk dat het bedrijf als leverancier EDI zou gebruiken. Daarnaast wordt EDI sinds een vijftal jaar ook gebruikt voor het bestelproces. Kathleen Vandeplassche, IT Manager bij Willy Naessens Food vertelt: “Het laatste jaar push ik meer en meer om het hele proces van ORDER naar DESADV en INVOIC voor zoveel mogelijk van onze leveranciers in te voeren. Binnen het kader van de digitalisering is dat een logische ontwikkeling.”

Het is niet eenvoudig om een goede provider te vinden om een EDI-project succesvol uit te rollen. Eerder dan over de prijs gaat het over het partnerschap en het vertrouwen. Kathleen Vandeplassche kon rekenen op de bestaande goede samenwerking met
Descartes. Dat geldt ook voor de uitbreiding naar het zusterbedrijf Meat Atelier, dat eveneens nood had aan automatisering met EDI.

Sinds 2013 kon Franky Fresh Food terugvallen op het succesvolle gebruik van EDI voor orders. Dit betekende voor het bedrijf al tijdsbesparingen, een verlaagde foutenmarge en eenduidige informatie.

Voor de digitalisering van de processen met leveranciers legde Franky Fresh Food allereerst de focus op de facturen voor goederen. Met EDI en extra ingebouwde controles worden facturen sneller gematcht met de ontvangen goederen. Sinds een jaar gaat Kathleen Vandeplassche, IT Manager voor Willy Naessens Group - Food nog een stap verder: mede doordat Franky Fresh Food plannen heeft voor een nieuw logistiek centrum, wil ze ook het gedeelte DESADV, de digitale pakbon, via EDI laten versturen. Zodra werknemers de DESADV onder de knie hebben, is het nog eenvoudiger om de facturen te matchen met de recepties. En zo is het pad geëffend voor de succesvolle en efficiëntere werking binnen een geautomatiseerd logistiek centrum.

Terugkijkend maakt Kathleen Vandeplassche zich deze bedenking: “Ik weet uit ervaring dat een EDI-project soms een lijdensweg kan worden. En ik was bij mijn start binnen het bedrijf voorzichtig gezien de plannen die er waren voor de uitbreiding van EDI. Maar dankzij de goede samenwerking met Descartes hoefde ik me nergens zorgen over te maken. Veranderen van provider was helemaal niet nodig.”

Ook al zijn veel leveranciers intussen op EDI overgeschakeld, toch ligt er voor Kathleen Vandeplassche nog veel werk op de plank. Het onboarden van de resterende leveranciers neemt nog steeds ongeveer de helft van haar tijdsbesteding in beslag. Anderzijds ziet ze nu ook een sterk groeiende vraag van klanten naar gebruik van EDI voor facturatie. Het gaat dan vooral om grotere ketens met een ERP die de voordelen van EDI zien.
Voor de invoering van EDI bij het zusterbedrijf Meat Atelier koos Kathleen Vandeplassche om ook met Descartes te werken. Doordat de berichten, de instellingen en het gebruik van het platform vertrouwd waren, lag de keuze voor Descartes als provider voor de hand.

Als tip voor een succesvol EDI-project benadrukt Kathleen Vandeplassche dat ze met bedrijven van bij de start goede afspraken maakt om hen voor het hele ingaande en uitgaande traject te onboarden. Soms zien bedrijven de voordelen van beide kanten van het proces niet of vinden ze deze niet relevant, maar berichten terugkrijgen via EDI vergemakkelijkt toch ook de werking aan de kant van Franky Fresh Food.

Kiezen voor een provider gaat zeker niet enkel over de prijs, maar wel over de samenwerking en betrouwbaarheid. De goede samenwerking in vertrouwen weerspiegelt voor Kathleen Vandeplassche de ‘ontzorging’ die Descartes vooropstelt bij de implementatie en opvolging van EDI-projecten.

Tijdswinst - Met EDI minder nood aan controles, correcties en lagere administratieve belasting.

Lagere foutenmarge - automatisering zorgt voor minder manuele interventie en dus minder risico op fouten.

Lagere verwerkingskosten - minder handmatige verwerking, minder papier en minder correctieve acties verlagen de kosten en verminderen de ecologische voetafdruk.

Standaardisatie - GS1 zorgt voor eenduidige data-uitwisseling.