Poiesz heeft foutloos en inzichtelijk berichtenverkeer met al zijn leveranciers dankzij EDI

Poiesz is een Nederlandse supermarktketen die actief is in het Noorden van Nederland. Het familiebedrijf, dat 100 jaar geleden begon als een groentewinkel in Sneek, is inmiddels uitgegroeid tot een retailer met 78 full service supermarkten in de provincies Friesland, Groningen, Drenthe, Overijssel en Flevoland. Focus op vers, regionale producten en persoonlijke aandacht zijn belangrijke kenmerken van de supermarktketen, die in 2023 door klanten is uitgeroepen tot beste supermarkt van Nederland.

De afdeling applicatiebeheer van Poiesz bestaat uit 3 FTE's en is verantwoordelijk voor alle systemen rondom de logistieke processen. Belangrijk onderdeel van de afdeling is het beheren van de communicatie met diverse interne en externe systemen.

“Sinds de implementatie van de nieuwe oplossing hebben we nog geen enkele keer te maken gehad met een technische storing.”

Pieter Datema, Applicatiebeheerder

Al sinds het begin van de jaren ‘90 maakt Poiesz gebruik van EDI om het berichtenverkeer met leveranciers te verzorgen. Begin 2023 heeft Poiesz een overeenkomst met Descartes afgesloten om van hun EDI-diensten gebruik te maken. Pieter Datema, applicatiebeheerder bij Poiesz legt uit: “Dit had als hoofdoorzaak dat het eisen- en wensenpakket van Poiesz nogal is veranderd in de afgelopen jaren. En Descartes kon daar, met de door hun aangeboden EDI-oplossing, goed op aansluiten.

Eén van de doelen was om de traceerbaarheid van de EDI-berichten naar een hoger niveau te brengen. Maar ook het integreren met een moderne API, en maandelijks minimaal 125.000 berichten foutloos te versturen en ontvangen. Daarnaast moeten we de beschikking hebben over functionaliteit om facturen van leveranciers tot enkele jaren te archiveren.”

Poiesz koos voor de EDI-integratie-oplossing van Descartes Systems Group. Mede omdat meerdere leden van de Superunie, een inkooporganisatie voor 11 onafhankelijke retailorganisaties hier gebruik van maken. Datema zegt: “Andere leden van Superunie wezen ons in de richting van Descartes omdat ze tevreden waren over de EDI-oplossing en het contact met Descartes als leverancier. De keuze voor Descartes was toen snel gemaakt.”

Tijdens het gehele implementatietraject heeft Poiesz goede en snelle ondersteuning ervaren, mede dankzij de goede bereikbaarheid van een vaste contactpersoon.

De oplossing, die zijn livegang had op 1 oktober 2023, ondersteunt dezelfde processen als voorheen, maar met modernere technologie. Zo zette Poiesz met de EDI-oplossing van Descartes de stap van file-based integraties naar API-integraties.

Datema vertelt: “97% van al onze berichten wordt via EDI verstuurd. In slechts drie maanden tijd vanaf livegang hebben bijna al onze leveranciers zonder problemen een koppeling gemaakt met de nieuwe EDI-oplossing om het berichtenverkeer tot stand te brengen. Sinds de implementatie van de nieuwe oplossing hebben we nog geen enkele keer te maken gehad met een technische storing. De portal van de oplossing is ook intuïtief en gebruiksvriendelijk. Wanneer we bijvoorbeeld een order willen terugvinden om te achterhalen of deze goed is doorgekomen bij een van onze leveranciers, kost dat geen enkele moeite.”

Toegenomen stabiliteit - Poiesz heeft geen enkele technische verstoring ervaren sinds het de EDI-oplossing van Descartes heeft geïmplementeerd, mede omdat deze API-integraties ondersteunt.

Betere traceerbaarheid - De portal van de EDI-oplossing heeft een duidelijke interface waarmee Poiesz de geschiedenis van berichten eenvoudig kan traceren.

Kostenbesparingen - De nieuwe EDI-oplossing biedt Poiesz dezelfde gewenste functionaliteit als voorheen, maar voor een lager tarief dan het gewend was.