Royal Flora Holland

Op 11 april 2018 vond in Brussel de formele afsluiting plaats van het tot nu grootste logistieke onderzoeksproject van de Europese Unie: CORE, wat staat voor Consistently Optimised REsilient secure global supply chains. Binnen CORE werkten 70 partners uit overheid, bedrijfsleven en onderwijs vier jaar lang samen aan verschillende deelprojecten. Royal FloraHolland – een coöperatie van meer dan vierduizend kwekers van planten en bloemen – nam deel aan het project en werkte aan de ontwikkeling van een zogenaamde smart & secure trade lane tussen Kenia en Nederland.

Roel Huiden, senior supply chain consultant bij Royal FloraHolland en vanaf de start betrokken bij CORE, kijkt terug op een succesvolle deelname. “We hebben niet alleen veel logistieke processen geoptimaliseerd, maar ook de nodige kennis en ervaring opgedaan over internationale logistiek en duurzame relaties opgebouwd met partijen als de douane en de Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit. Daarnaast is duidelijk geworden dat een effectieve trade lane ons enorme besparingen kan opleveren. Een voorbeeld is het digitaliseren van fytosanitaire certificaten, die vereist zijn bij bloemenimport. We kunnen op dit onderdeel enkele tonnen per jaar besparen in de hele keten.”

Internationalisatie

Royal FloraHolland nam deel aan het CORE-project, omdat de coöperatie in de loop van de jaren steeds internationaler is geworden. De leden van de coöperatie komen al lang niet meer alleen uit Nederland, maar zijn ook actief in landen als Israël, Kenia en Ethiopië. “CORE sprak ons ook aan omdat het een praktisch demoproject was, gericht op het concreet verbeteren van alle processen in de logistieke keten”, zegt Huiden. “Bovendien was het breed opgezet met inbreng van veel verschillende partijen, waaronder veel kennisinstellingen en overheidsinstanties. Contacten binnen die organisaties zijn voor ons steeds belangrijker, nu onze internationale activiteiten toenemen.” Royal FloraHolland koos ervoor om voor het CORE-project de vervoersstromen tussen de Keniaanse hoofdstad Nairobi en Amsterdam Schiphol onder de loep te nemen. “Dat is een van de grootste stromen met jaarlijks negen miljoen dozen bloemen die met tweeduizend vluchten naar Nederland komen. Bij dit proces zijn ruim 100 kwekers in Kenia, en verschillende luchtvrachtvervoerders betrokken. Doel is om de bloemen in vier tot vijf dagen van de kas in Kenia naar de bloemist in Europa te hebben.”

Doelen

Huiden legt uit dat Royal FloraHolland drie doelstellingen voor ogen had toen het startte met de deelname aan het CORE-project. “Ons eerste doel was meer transparantie in de gehele keten. Met andere woorden: we wilden meer inzicht in waar de bloemen op welk moment precies zijn, zodat we onze processen daarop af kunnen stemmen. In de tweede plaats was het digitaliseren van processen een belangrijke doelstelling. Een goed voorbeeld zijn de fytosanitaire certificaten, wat nog steeds een volledig fysiek proces is met papieren documenten die door de crew van een vliegtuig in een koffertje worden meegenomen. Dat is niet alleen bewerkelijk, maar ook foutgevoelig. Bovendien kan een papierstroom het logistieke proces verstoren, wanneer een document ontbreekt. De NVWA, tevens projectpartner in CORE, heeft dit proces technisch inmiddels helemaal rond en test dit momenteel voor certificaten voor rozen uit Kenia. Derde doel was het ontsluiten van informatie voor andere partijen, zoals de douane of de NVWA. Daardoor zou het mogelijk zijn om de import- en exportprocedures te versnellen, doordat deze partijen op ieder moment inzicht hebben in goederenstromen en zo al in een vroeg stadium risicoanalyses kunnen uitvoeren.”

Dashboard

Om de transparantie in de keten te vergroten, werkte Royal FloraHolland samen met Descartes Systems Group, leverancier van logistieke technologie en bekend van zijn Global Logistics Network, dat een standaard biedt voor multimodale uitwisseling van elektronische gegevens en documenten tussen bedrijven. Huiden: “Descartes is een van de technologiepartijen binnen het CORE-project. Wij kwamen met elkaar in contact op aanraden van TNO en de TU Delft, ook CORE-partners. Descartes had al eerder een dashboard ontwikkeld voor smart trade lanes in het kader van het Cassandra-project van de EU, een voorloper van CORE. Deze oplossing sloot goed aan bij wat wij nodig hadden. We hebben het Descartes-dashboard in eerste instantie gekoppeld aan de applicaties van de Keniaanse kwekers. Verder heeft de douane vanuit een Customs dashboard toegang tot de data pipeline in het kader van de “optional multiple filing”. Hierdoor kunnen bepaalde documenten zoals certificaten op een beveiligde manier worden opgevraagd als onderdeel van de risico-analyse. Was er voorheen bijvoorbeeld alleen inzicht in aantallen dozen bloemen, nu kan de douane doorklikken en allerlei details zien over herkomst en bestemming van specifieke vrachten, alsook specifieke documenten zoals certificaten. Met die informatie kan de douane veel betere risicoanalyses maken. Het dashboard hebben we tevens ingezet in onze strategische samenwerking met KLM Cargo en Schiphol Cargo in de ‘Holland Flower Alliance’. Hierdoor zijn ook andere partijen gekoppeld, waaronder Cargonaut, dat op Schiphol alle informatiestromen voor goederen van en naar Schiphol verzamelt.”

Clearance at landing

Dankzij de inzet van het dashboard kan Royal FloraHolland de personeelsinzet verbeteren, onder meer doordat de coöperatie nu in een heel vroeg stadium op de hoogte is van vluchtvertragingen of een geplande importinspectie. Huiden: “De douane voert die regelmatig uit en voorheen wisten we pas van zo’n scan op het moment dat deze plaatsvond. Nu geeft Cargonaut dat vooraf in het dashboard aan, zodat we daar onze personeelsplanning op kunnen afstemmen. Een scan betekent vaak dat de producten later op de veiling binnenkomen. Als we dat van tevoren weten, hoeven we niet onnodig mensen in te schakelen.” Daarnaast is in een later stadium van het project een proces ingericht op basis van ‘clearance at landing’, waarbij het mogelijk is om de inklaringsactiviteiten al grotendeels tijdens de vlucht af te handelen, zodat de bloemen sneller op de veiling zijn.
Nu het project formeel is afgerond, kijkt Huiden met een heel goed gevoel terug. “We hebben veel praktische ervaring opgedaan, veel contacten gelegd en duurzame procesverbeteringen doorgevoerd met groot besparingspotentieel. We blijven verder werken aan optimalisatie met in het achterhoofd ons motto: Flowering the World Together, Planting Seeds of Opportunity for our Members.”