Van Spijk Agenturen wordt Ontzorgd door Betrouwbare Geïntegreerde EDI-Oplossing

Als groothandel in gereedschap biedt Van Spijk Agenturen een totaalpakket aan voor de grote bouwmarkten en een aantal speciaalzaken. Voor het automatiseren van enerzijds het Procure-to-Pay (P2P) proces met leveranciers en anderzijds het Order-to-Cash (O2C) berichtenverkeer met klanten zet het bedrijf al meer dan 10 jaar Electronic Data Interchange (EDI) in.

“Het feit dat ik ervan kan uitgaan dat de geïntegreerde EDI-oplossing werkt zoals het hoort en stabiel en betrouwbaar is, is de grootste kracht van het werken met een partner als Descartes.”

Peter Verhoeven, ICT Integratie Specialist

Meer dan 10 jaar geleden kreeg VSA de vraag uit de markt om supply chain berichten zoals orders, pakbonnen en facturen elektronisch uit te wisselen en niet via mail of in pdf-vorm. Dat was destijds de aanleiding om de stap te zetten naar EDI, voornamelijk voor de grote handelspartners. Het doel voor VSA was daarnaast ook om met een stabiele oplossing de efficiëntie te verhogen en foutloze processen te bekomen. De automatische afhandeling moest zorgen voor een betrouwbaar en sneller proces. Daarvoor werd naar de geïntegreerde EDI-oplossing van Descartes gekeken.

Als groothandel in gereedschappen neemt VSA producten af van diverse leveranciers. Een aantal van de artikelen komen in het centrale magazijn terecht en worden via een Warehouse Management System (WMS) direct in het ERP ingevoerd. Dan gaat het richting klanten. Dat zijn voornamelijk B2B-klanten, zoals de grote bouwmarkten en een aantal speciaalzaken.

VSA zet de geïntegreerde EDI-oplossing van Descartes in voor twee berichtenstromen. Bij de berichtenuitwisseling met leveranciers gaat het over uitgaande orders. Bij het berichtenverkeer met klanten – de bouwmarkten bv. – spreken we over inkomende orders, uitgaande Despatch Advice (DESADV)-berichten (elektronische pakbonnen), uitgaande orderbevestigingen en uitgaande facturen (INVOIC).

De EDI-oplossing zorgt ervoor dat informatie uit beide berichtenstromen rechtstreeks in het ERP terechtkomt dankzij automatische herkenning van bv. het Global Location Number (GLN-nummer). Dit alles gebeurt zonder manuele tussenkomst – en dus zonder risico op fouten. Dit proces automatiseert voor VSA de afhandeling van de diverse berichten.

“Ik werk nu 6,5 jaar bij VSA en gebruik sindsdien de EDI-oplossing van Descartes. Die draait zeer stabiel en we zijn er erg tevreden over”, zegt Peter Verhoeven, ICT Integratie Specialist.

“Vandaag draaien ongeveer 60% van de handelspartners op EDI. Het gaat daarbij over de grotere partijen waarbij het ons ook het meeste werk scheelt”, vult Peter aan. Kleinere bouwmarkten of andere leveranciers die (nog) geen mogelijkheid hebben om EDI te gebruiken, blijven berichten via mail verzenden. Er komen regelmatig verzoeken van nieuwe leveranciers, waardoor het gebruik van EDI gaandeweg toeneemt.

Het grote voordeel voor Peter Verhoeven ligt hierin: “De EDI-oplossing is stabiel en betrouwbaar waardoor er nauwelijks problemen opduiken. En als er een geval is waarbij bv. bepaalde karakters in een bericht niet herkend worden, dat wordt dat meteen gesignaleerd en kunnen we onmiddellijk ingrijpen. De EDI-oplossing ontzorgt ons en ik kan erop vertrouwen dat alle berichten correct aankomen bij alle partijen.”

Peter Verhoeven voegt toe: “De samenwerking met Descartes verloopt prima. We hebben meestal met dezelfde persoon contact en dat draait heel goed.”

Naar de toekomst toe ziet Peter Verhoeven de verplichting op Europees vlak om e-invoicing via Peppol te doen als een mogelijke reden om binnen afzienbare tijd met Descartes aan tafel te gaan zitten, met name in eerste instantie voor facturatie met Belgische partijen.

Het is voor VSA belangrijk dat de oplossing zonder problemen draait. Dat geeft gemoedsrust en vertrouwen in de correcte afhandeling van supply chain processen.

Er komen erg weinig problemen voor en indien er een anomalie opduikt, wordt dat door het systeem meteen gesignaleerd zodat het ook onmiddellijk aangepakt wordt.

VSA zou de geïntegreerde EDI-oplossing van Descartes aanraden aan andere bedrijven net omwille van het feit dat er geen omkijken naar is. Geen problemen betekent dat er geen tijd verloren gaat met herwerken of herstellen.

Door de automatisering van berichtenuitwisseling met 60% van de handelspartners wint VSA veel tijd die anders naar de manuele invoer en verwerking van P2P- of O2C-berichten zou gaan.

Van Spijk Agenturen (VSA) vertegenwoordigt een groot aantal toonaangevende fabrikanten van verlichting, opbergsystemen, bedrijfs- en bedrijfswageninrichting, machines, elektrisch- en handgereedschap op de Nederlandse en Belgische markt. Samen staan zij aan de basis van een totaalpakket voor de professionele gebruiker en de doe-het-zelver.