Wat is Export Compliance?

Overheden en internationale instanties hanteren voorschriften en regels voor alle exportactiviteiten binnen hun jurisdicties. Exportcompliance verwijst dus naar de naleving van deze voorschriften. Organisaties zijn wettelijk verplicht om zich te schikken naar alle exportvoorschriften en -regels die relevant en van toepassing zijn binnen de jurisdicties waar zijn zaken doen.

Exportcompliance is een veelzijdig proces en kan verschillende acties van een organisatie vereisen. Het kan gaan om de volgende acties:

• Screenen aan de hand van relevante lijsten met uitgesloten en beperkte partijen om er zeker van te zijn dat ze geen zaken doen met personen of entiteiten die op een controlelijst van een overheids- of een internationale instantie staan;
• Vermijden om zaken te doen met landen en jurisdicties die zijn gesanctioneerd door de overheid van het land waar de organisatie actief is;
• Ervoor zorgen dat aan beperkingen onderworpen en gecontroleerde producten niet worden uitgevoerd, en waar mogelijk de juiste documentatie verzamelen en beheren om dat te kunnen doen;
• Personeel en medewerkers op de hoogte houden van de voorschriften en verplichtingen inzake exportcompliance;
• Een verifieerbaar auditspoor bijhouden van activiteiten die te maken hebben met exportcompliance;
• De toegang tot gecontroleerde goederen, technologie of kennis beperken; en
• Het eindgebruik en de eindgebruikers bij export verifiëren, in het bijzonder voor gecontroleerde goederen en technologie.

Wetten voor exportcontrole zijn de wetten en voorschriften die exportactiviteiten regelen voor alle organisaties en bedrijven binnen een jurisdictie. Overheden gebruiken wetten voor exportcontrole om de export van een land te regelen om uiteenlopende redenen. Deze redenen kunnen variëren van nationale veiligheidsbelangen (zoals het niet willen delen van gevoelige technologie of inlichtingen die door buitenlandse regeringen kunnen worden gemilitariseerd) tot buitenlands beleid (zoals sancties en embargo's die de handel met bepaalde naties beperken).

Trade compliance is het proces van naleving van alle wetten die betrekking hebben op de handel in goederen en technologie. Dit kunnen de voorschriften en wetten inzake exportcontrole zijn, maar ook de importwetten en alle internationale voorschriften en reglementen die in acht moeten worden genomen tijdens het vervoer. Exportcompliance kan worden beschouwd als een onderdeel van de handelscompliance, maar niet omgekeerd.

Overheden en internationale organisaties wereldwijd werken met verschillende instanties die de exportcompliance beheren en regelen. Het is de verantwoordelijkheid van onder andere bedrijven, onderzoeksinstellingen en non-profitorganisaties om de vereisten binnen de jurisdicties waarin zij actief zijn juist te begrijpen.

In de Verenigde Staten zijn de belangrijkste instanties die export regelen en exportcompliance opleggen bijvoorbeeld het Bureau of Industry and Security (BIS), het Directorate of Defense Trade Control (DDTC) en het Office of Foreign Assets Control (OFAC) van het Amerikaanse Treasury Department. Gelijkaardige organisaties bestaan ook in de Europese Unie en elders in de wereld. Andere internationale instanties zijn de Verenigde Naties, de centrale banken en wetshandhavingsinstanties.

Eenvoudig gezegd, omdat het de wet is. De overheden die de naleving van de voorschriften voor exportcompliance opleggen, staan volledig achter die voorschriften. Het niet naleven ervan kan voor organisaties en bedrijven leiden tot een hele reeks onaangename en ongewenste resultaten en gevolgen. De wet niet kennen mag niet worden aangehaald als uitvlucht om ze niet na te leven - van organisaties wordt verwacht dat zij zich informeren over de relevante regels en wetten die op hen van toepassing zijn, en dat ze deze dienovereenkomstig naleven om hun bedrijf rendabel te houden en hun reputatie en imago te vrijwaren.

Oplossingen en hulpmiddelen voor exportcompliance kunnen het werk, de tijd en de middelen die bij het compliance-proces komen kijken verminderen, zodat organisaties hun risicodekking kunnen beperken en tegelijkertijd kostenefficiënt kunnen werken.

Hoewel verschillende regeringen en instanties verschillende sancties toepassen voor niet-naleving, behoren geldboetes (zowel burgerrechtelijk als strafrechtelijk) en zelfs gevangenisstraf tot de meest voorkomende sancties die overal ter wereld worden opgelegd. Andere extralegale negatieve gevolgen van niet-naleving kunnen zijn: negatieve berichtgeving in de media, schade aan merk en reputatie en verstoring van de supply chain (met verdere economische en financiële verliezen tot gevolg).