Wat is import compliance?

Het is aan de geregistreerde invoerder om ervoor te zorgen dat hij zijn producten correct classificeert, proactief vergunningen aanvraagt en de douanerechten correct berekent. Elk land, en zelfs sommige regionale instanties, zoals de EU (Europese Unie), de ASEAN (Associatie van Zuidoost-Aziatische Staten) en de SAARC (Zuid-Aziatische Associatie voor Regionale Coöperatie), kunnen beschikken over hun eigen regelgeving inzake naleving van de invoerregels. Import Compliance omvat verschillende dimensies, maar het einddoel is altijd hetzelfde – organisaties in staat stellen aan de regels te voldoen en hun supply chains efficiënt te laten werken.

Er zijn drie belangrijke aspecten:

• De identificatie en classificatie van de goederen die worden ingevoerd;
• De berekening van tarieven en douanerechten voor goederen die worden ingevoerd;
• De aanvraag van vergunningen, indien nodig.

Afhankelijk van het rechtsgebied en de aard van de specifieke goederen die worden ingevoerd, kunnen er nog andere punten zijn waarmee rekening moet worden gehouden. Bijvoorbeeld vrijhandelsovereenkomsten, handelsquota, vrijhandelszones en dergelijke.

Bij de invoer van goederen of producten is het de verantwoordelijkheid van de geregistreerde invoerder om aan de invoerregelgeving te voldoen. Zodra een besluit is genomen over het in te voeren product of goed, moet de geregistreerde invoerder met name duidelijkheid hebben over de volgende informatie:

• Land van oorsprong: invoerders moeten weten in welk land de ingevoerde goederen werden geproduceerd;
• Leveranciers: invoerders moeten onderzoek doen naar de verschillende leveranciers van de goederen die ze wensen in te voeren;
• Douanerechten: los van andere informatie over de naleving van de invoervoorschriften, zoals relevante classificatiecodes, moeten importeurs ook op de hoogte zijn van de douanerechten en afdrachten die moeten worden betaald voor de goederen die zij wensen in te voeren;
• Documentatie: invoerders moeten ook weten welke documentatie de douaneautoriteiten in de haven van aankomst verwachten voor de ingevoerde goederen. Dit kunnen vergunningen, zogenoemde bills of lading, proforma facturen zijn.

De precieze documenten die nodig zijn voor de invoer kunnen variëren naargelang het type zending, de inhoud en het land van bestemming. Er kunnen ook specifieke beperkingen en voorschriften zijn die hun eigen documentatie vereisen. Dit zijn enkele documenten die meestal van fundamenteel belang zijn voor de invoer::

• Bill of lading: een wettelijk bindend document dat werkt als een ontvangstbewijs voor vrachtdiensten tussen een vervoerder en een verzender. Het omvat gegevens over het type, de hoeveelheid en de bestemming van de goederen die worden verzonden, alsmede handtekeningen van vertegenwoordigers van alle bij de zending betrokken partijen. Een bill of lading is verplicht bij alle zendingen.
• Proforma factuur: een verkoopfactuur die naar de invoerder wordt gestuurd voor de levering van de zending.
• SLI (Shippers Letter of Instructions): een optioneel document van de exporteur aan de verzender/vervoerder met eventuele specifieke instructies voor de levering van de zending.
• Certificaat van oorsprong: Certificaten van oorsprong worden doorgaans gebruikt voor zendingen waarbij de invoerder aanspraak maakt op de voordelen van een vrijhandelsovereenkomst, en ze dienen om aan te tonen dat de ingevoerde producten geheel of gedeeltelijk uit een bepaald land van oorsprong afkomstig zijn.
• Paklijst: op een paklijst staat, zoals de naam al aangeeft, de inhoud van een pakket. De lijst kan door verzenders en douaneautoriteiten worden gebruikt om correct te bepalen hoe het pakket moet worden verwerkt.
• Handelsfactuur: een handelsfactuur is een essentieel document in het invoerproces. Een handelsfactuur moet niet alleen de uitsplitsing van de kosten van het verzendproces omvatten, maar ook andere informatie die kan worden gebruikt om de indeling en de waarde (en dus de betalingen en beperkingen) van een zending correct te kunnen vaststellen. Daarom moet ze relevante informatie omvatten, zoals het land van oorsprong, details over de koper, details over de verkoper, de bestemming van de vracht en andere gegevens die mogelijk nuttig kunnen zijn om eventuele problemen met douaneambtenaren in de haven van aankomst tot een minimum te beperken.

De entiteit (persoon of organisatie) die verantwoordelijk is voor alle invoerdocumenten die de douane vereist voor ingevoerde goederen aan de grens, wordt officieel de geregistreerde invoerder genoemd. De geregistreerde invoerder is doorgaans de eigenaar, koper of geadresseerde die eigenaar is van de ingevoerde goederen op het moment dat de ingevoerde goederen het land binnenkomen.

Het land waar de goederen worden vervaardigd of geproduceerd, wordt het land van oorsprong genoemd. De invoerder moet het land van oorsprong van zijn zendingen kennen, omdat heel wat landen verschillende beperkingen en douanerechten opleggen voor goederen op basis van waar ze vandaan komen. Het is ook belangrijk om te weten dat het land van oorsprong niet altijd het land is van waaruit de goederen worden ingevoerd.

In het algemeen leggen de invoerregels de verantwoordelijkheid uitdrukkelijk bij de geregistreerde invoerder. Organisaties kunnen deze verantwoordelijkheid op verschillende manieren delegeren. Sommige organisaties hebben een enkele douanemedewerker die belast is met de verificatie van HTS-codes, terwijl andere een heel team in dienst hebben voor deze taak. Organisaties kunnen er ook voor kiezen om voor het complianceproces samen te werken met derden, zoals douane-expediteurs. Toch blijft zelfs in die situaties de verantwoordelijkheid voor een onjuiste beoordeling bij de invoerder liggen. Het is dus in het belang van de organisatie om toch enige interne controle te behouden om de juistheid te verifiëren en af te dwingen, ook wanneer wordt samengewerkt met verzenders of andere externe entiteiten. Oplossingen kunnen invoerders helpen om nauwkeurig te classificeren, invoertarieven en douanerechten te beoordelen en aan de voorschriften te blijven voldoen.