Wat is een Order-to-Cash proces?

Het Order-to-Cash (O2C) proces is een end-to-end bedrijfsproces dat alle activiteiten omvat vanaf het moment dat een klant een bestelling plaatst tot het moment dat de betaling voor de geleverde goederen of diensten is ontvangen. Het proces omvat verschillende fasen die naadloos op elkaar moeten aansluiten om een efficiënte en effectieve afhandeling te garanderen. Hieronder vindt u de belangrijkste stappen in het Order-to-Cash proces en waar EDI het proces kan versnellen.

Ordercreatie:

Het proces begint wanneer een klant een bestelling plaatst. Dit kan gebeuren via een webshop, via een telefonische bestelling, via e-mail, via EDI (ORDER) of via andere verkoopkanalen. In deze fase worden alle relevante gegevens over de bestelling vastgelegd, zoals het type product of dienst, de hoeveelheid, prijs en leveringsvoorwaarden.

Orderacceptatie en verwerking:

Nadat de bestelling is ontvangen, wordt deze gecontroleerd op juistheid en beschikbaarheid van voorraad. Vervolgens wordt de order geaccepteerd en verwerkt in het systeem. Met EDI wordt een Purchase Order Acknowledgement verzonden (berichttype ORDRSP - Order Response). Dit omvat het toewijzen van benodigde middelen, het plannen van de levering en het genereren van de juiste documentatie.

De goederen of diensten worden verzameld, verpakt en klaargemaakt voor verzending volgens de specificaties van de bestelling. Een EDI Dispatch Advice (DESADV), of verzendingsadvies, wordt verstuurd door een leverancier naar de afnemer om informatie te verstrekken over de geplande verzending van goederen.

Wanneer de leverancier de goederen verzendt, zal dit via EDI gemeld worden met een Dispatch Advice (DESADV). Zodra de goederen zijn geleverd of de diensten zijn verleend, wordt dit geregistreerd in het systeem door middel van een ontvangstbevestiging. Om ontvangst van de goederen door het bedrijf te bevestigen kan via EDI het Received Advice bericht (RECADV) gestuurd worden. Deze stap is cruciaal omdat het de basis vormt voor de facturatie.

Nadat de goederen of diensten zijn geleverd, wordt een factuur opgesteld. Deze factuur bevat alle relevante details, inclusief de kosten, betalingsvoorwaarden en informatie over hoe de betaling kan worden verricht. Door middel van EDI worden facturen (INVOIC) automatisch van de leverancier naar de klant gestuurd.

De klant ontvangt de factuur en wordt verwacht de betaling binnen een overeengekomen periode te voldoen. Het financiële team bewaakt de openstaande facturen en neemt actie om betalingen te verkrijgen.

Zodra de betaling is ontvangen, wordt deze geregistreerd en wordt de financiële administratie bijgewerkt. Eventuele afwijkingen of onduidelijkheden worden opgelost, en het proces wordt afgesloten met een nauwkeurige financiële afstemming.

Een effectief Order-to-Cash proces is van vitaal belang voor bedrijven, omdat het niet alleen de cashflow optimaliseert, maar ook de klanttevredenheid bevordert. Het stroomlijnen en automatiseren van deze processen met EDI zorgt mee voor een efficiënte bedrijfsvoering en draagt bij aan een gezonde financiële positie.

Klaar om aan de slag te gaan met EDI?