Het Procure-to-Pay (P2P) proces, ook wel bekend als Purchase-to-Pay, is een end-to-end bedrijfsproces dat alle stappen van inkoop tot betaling omvat. Dit proces gaat over de aanschaf van goederen en diensten, vanaf de behoefte-identificatie binnen een organisatie tot aan de uiteindelijke betaling aan de leveranciers. Hieronder vindt u de belangrijkste stappen van het Procure-to-Pay proces en waar u met EDI de stroom kan versnellen.
Verzoek
Inkoopbehoefte-identificatie:
Het proces begint wanneer een organisatie de behoefte aan goederen of diensten identificeert. Dit kan het resultaat zijn van interne vraag, projectvereisten of gewone operationele behoeften.
Inkoopverzoek:
Een inkoopverzoek vermeldt de details van de benodigde goederen of diensten, inclusief hoeveelheden, specificaties en andere relevante informatie.
Goedkeuring van het Inkoopverzoek:
Het inkoopverzoek wordt voorgelegd aan de juiste beslissers binnen de organisatie. Dit zorgt voor controle en naleving van het inkoopbeleid.
Inkoop
Leveranciersselectie en -onderhandeling:
Nadat het inkoopverzoek is goedgekeurd, wordt een geschikte leverancier geselecteerd. Onderhandelingen over prijzen, leveringsvoorwaarden en andere contractuele aspecten vinden plaats.
Inkoopordercreatie:
Na akkoord met de leverancier, wordt een inkooporder (met EDI een ORDER) opgesteld en verstuurd. Dit document maakt de aankoop officieel en bevat gedetailleerde informatie over de bestelde goederen of diensten.
Ontvangst
Goederenontvangst en Dienstverlening:
Wanneer de leverancier de goederen verzendt, zal dit via EDI gemeld worden met een Dispatch Advice (DESADV). Zodra de goederen zijn geleverd of de diensten zijn verleend, wordt dit geregistreerd in het systeem door middel van een ontvangstbevestiging. Om ontvangst van de goederen door het bedrijf te bevestigen kan via EDI het Received Advice bericht (RECADV) gestuurd worden. Deze stap is cruciaal omdat het de basis vormt voor de facturatie.
Facturatie
Facturatie en Verificatie:
De leverancier stuurt een factuur (INVOIC) op basis van de inkooporder en ontvangstbevestiging. Deze factuur wordt geverifieerd om ervoor te zorgen dat de geleverde goederen of diensten overeenkomen met wat is besteld en ontvangen. REMADV (Remittance Advice) is een EDI-document dat het inkopend bedrijf naar zijn leverancier stuurt om hen te informeren wanneer en hoeveel zij hen zullen betalen voor de ontvangen goederen of diensten.
Goedkeuring van de Factuur:
De factuur wordt goedgekeurd voor betaling. Dit kan betrekking hebben op het verifiëren van de juistheid van de factuur en het afstemmen met de inkooporder en ontvangstbevestiging.
Betaling
Na goedkeuring van de factuur, wordt de betaling aan de leverancier uitgevoerd binnen de overeengekomen betalingstermijn.
Registratie
Het P2P-proces wordt afgerond met de financiële reconciliatie van alle transacties. Rapportage en analyse van het P2P-proces kunnen waardevolle inzichten opleveren voor het optimaliseren van de toekomstige inkoopbeslissingen.
Het optimaliseren en automatiseren van het Procure-to-Pay proces met EDI helpt organisaties niet alleen bij het beheren van hun uitgaven, maar draagt ook bij aan een efficiënte bedrijfsvoering, naleving van inkooprichtlijnen en kostenbeheersing.
Klaar om aan de slag te gaan met EDI?