Guide: Manuell vs automatiserad tullprocess

Läs mer

---

• Vad kostar implementeringen av ett tullsystem?
  
  
• Tullager: Vem behöver det och varför?
  
  
• Så sänker du kostnaden för tullhanteringen
  
  
• Hur kan företag förbättra sin tullhantering 2025?
  
  
• 7 steg mot en automatiserad tullprocess
  
  

I dagens snabbt föränderliga värld är automatisering av manuella arbetsprocesser en strategi som gör skillnad och kan ge företag ett försprång gentemot konkurrenterna.

För ett företag kan färre manuella arbetsmoment helt eller delvis minska driftskostnaderna, förbättra lönsamheten avsevärt och, vilket ofta förbises, frigöra tid för de anställda att ta sig an mer lämpliga uppgifter för deras kompetens.

Nu ska vi titta närmare på hur automatiserade processer kan effektivisera tullhanteringen och vilka fördelar dessa kan erbjuda ditt företag. Vi kommer att utforska hur automation kan minska manuellt arbete och öka noggrannheten, vilket i sin tur kan spara tid och resurser.

Längre ner i texten kommer vi också att diskutera manuella processer, deras fördelar, och när de kan vara ett bättre alternativ beroende på specifika affärsbehov.

Ett integrerat tullsystem innebär att data kan överföras direkt från företaget affärssystem eller WMS (Warehouse Management System) till tullösningen. Denna process kan inkludera steg som att hämta orderdata, kontrollera att all nödvändig information är korrekt och komplett, generera tulldokument och skicka dem elektroniskt till tullmyndigheterna. Genom att använda automatiserade kontroller och valideringar kan företagen säkerställa att all information följer de senaste regelverken och på så sätt minimera risken för fel.

Då den data som behövs för att skapa en tulldeklaration snabbt samlas in från de olika försystemen och bearbetas, kan förifylld information och mallar för återkommande uppgifter användas. Detta minskar det manuella arbetet och ökar effektiviteten i den process som krävs för nödvändig hantering av tulldokument.

Samtidigt får deklaranten stöd av ett användarvänligt gränssnitt där de kan granska och godkänna deklarationerna innan de skickas iväg till tullmyndigheter, vilket kombinerar fördelarna med både snabb databehandling och mänsklig insyn. Dessutom uppdateras ett tullsystem kontinuerligt med olika förändringar i tullbestämmelser, vilket garanterar att företagen alltid följer aktuella krav och standarder.

En automatiserad tullprocess ger betydande fördelar när det gäller effektivitet och noggrannhet. Moderna system kan snabbt bearbeta stora mängder data, vilket minskar den tid och de resurser som krävs för manuell inmatning. Dessutom minimerar automatiseringen risken för mänskliga misstag, vilket ökar noggrannheten i tulldeklarationerna och efterlevnaden av regelverket. Genom att rutinmässiga uppgifter automatiseras kan program för tullhantering effektivisera verksamheten, påskynda klareringsprocesserna och effektivt hantera internationella transaktioner.

Lösningar för tullhantering spelar en central roll för att säkerställa smidiga transaktioner och regelefterlevnad. I och med den tekniska utvecklingen har frågan om automatiserade eller manuella tullprocesser blivit allt mer relevant.

Trots sina fördelar innebär automatisering också utmaningar. Den initiala investeringen i teknisk infrastruktur och programvara kan vara betydande. Dessutom kan det vara svårt att anpassa automatiserade system för att tillgodose enskilda kunders specifika behov eller anpassa dem till unika regelverk, särskilt i högt specialiserade branscher. Dessutom finns det en risk för att man blir alltför beroende av automatiserade system, vilket kan leda till att man förlorar flexibilitet och anpassningsförmåga när det gäller att hantera oförutsedda omständigheter eller komplexa situationer.

• Ökad produktivitet: En programvara som kan slutföra en uppgift med liten eller ingen mänsklig inblandning, frigör värdefull tid som kan användas på annat håll.
  
  
• Minska antalet misstag: Automatisering av en process går snabbare och utförs med större noggrannhet. Färre misstag innebär mindre tid och resurser för att åtgärda fel som skapar kostnader för verksamheten.
  
  
• Efterlevnad: Noggranna processer leder till bättre regelefterlevnad, vilket skyddar företagets resurser och rykte vilket stärker förtroendet från kunden.
  
  
• Framtidssäkra verksamheten: Med ständigt ökande förändringar i affärsmetoder och regler, säkrar företag upp inför framtiden.

Företaget bakom Hi-Fi Klubben, Audionord International, berättar om tullhanteringslösningen GCT från Descartes som gör det möjligt för Audionord att automatisera delar av sitt arbetsflöde, och på så sätt slippa lägga resurser på de mest rutinmässiga momenten i tullhanteringen.

Att genomföra en sådan här förändring är inte för alla, tidpunkten måste vara rätt och det måste finnas förståelse för kostnaderna, om det är kommersiellt lönsamt att gå vidare mot färre manuella steg i arbetet och vilka mål som kan uppnås genom en minimerad manuell process.

Vanligtvis är våra kunder ofta angelägna om att införa fler automatiserade steg i olika arbetsprocesser, men det finns också tillfällen då det inte är rätt tidpunkt. Att ha tillgång till funktionalitet som kan minska tidsineffektiva processer och bygga mot ett stegvis mål för att automatisera just de processerna kan ofta vara rätt beslut.

Manuella processer erbjuder en nivå av flexibilitet och anpassningsförmåga som automatiserade system kan ha svårt att kopiera. Mänskliga operatörer kan göra bedömningar, särskilt i tvetydiga eller komplexa scenarier där automatiserade system inte kommer till sin rätt. Dessutom möjliggör manuella processer en större grad av anpassning för att uppfylla kundernas unika krav eller anpassning till förändringar i regelverket på ett effektivt sätt. Den mänskliga kontakten i tullhanteringen skapar tillit och förtroende hos kunderna, som vet att deras behov förstås och tillgodoses.

• Större förståelse: Om det är första gången en process av den här typen införs i verksamheten, och om man vill lära sig grunderna först kan det ofta bidra till att skapa en bättre förståelse för hur man löser potentiella problem när de uppstår.
  
  
• Direkt påverkan: Det kan ta tid att bygga in automatisering i befintlig intern infrastruktur, och om man får åtkomst via en manuell procedur kan man snabbt se fördelarna med att införa en lösning i verksamheten.
  
  
• Strukturella förändringar: Inledande manuell åtkomst kan ofta vara fördelaktig när företag ändrar eller planerar att ändra en kritisk struktur som ett ERP- eller WMS-system och inte vill integrera förrän det är klart.

Manuella processer är dock inte helt utan nackdelar. De är ofta långsammare och mer resurskrävande jämfört med automatiserade processer, vilket kan leda till förseningar och ineffektivitet i tullhanteringen. Dessutom innebär beroendet av mänskliga operatörer en risk för mänskliga fel, vilket kan få allvarliga konsekvenser när det gäller regelefterlevnad. Att balansera fördelarna med flexibilitet och anpassningsförmåga med behovet av effektivitet och noggrannhet är avgörande för att kunna leverera effektiva tullösningar.

I valet mellan att automatisera kontra manuell hantering kan en hybridstrategi framstå som en pragmatisk lösning. Genom att kombinera styrkorna hos både automatiserade och manuella insatser kan tullhanteringen i verksamheten uppnå optimerade resultat som prioriterar effektivitet, noggrannhet, flexibilitet och anpassningsförmåga. Automatiserade system kan hantera rutinuppgifter och databehandling, vilket frigör mänskliga operatörer som kan fokusera på mer komplext beslutsfattande och hantering av olika undantag. Samtidigt är mänsklig inblandning fortfarande nödvändig för att hantera unika kundkrav, navigera bland olika regelverk och upprätthålla en mer personlig kundservice.

Genom att använda en lösning för tullhantering finns möjlighet att använda utnyttja mallar och olika verktyg för automatisering. Med förkonfigurerade mallar som innehåller viktiga datafält och lagstadgade krav för specifika typer av sändningar eller råvaror, elimineras behovet av repetitiv datainmatning, vilket sparar tid och minimerar risken för de fel som kan uppstår vid manuella processer.

Det finns alltså flera fördelar med en automatiserad tullösning jämfört med manuella processer, vilket ofta gör detta alternativ till ett förstahandsval för företag som bedriver internationell handel:

1. Effektivitet: Automatiserade processer eliminerar tidskrävande manuella uppgifter vilket påskyndar tullklareringen och minska ledtiderna.
   
   
2. Noggrannhet: Manuell datainmatning kan leda till fel, vilket i sin tur kan leda till problem med efterlevnad och förseningar.
   
   
3. Efterlevnad av regler: En modern tullösning uppdateras kontinuerligt enligt de senaste lagstadgade kraven, vilket säkerställer efterlevnad och minskar risken för påföljder.
   
   
4. Skalbarhet: Dagens tullösningar är skalbara och kan hantera stora transaktionsvolymer utan att kompromissa med effektivitet eller noggrannhet.
   
   
5. Kostnadseffektivitet: Även om det krävs en initial investering i modern programvara, uppväger de långsiktiga kostnadsbesparingarna de kostnader som är förknippade med manuella processer.