Franky Fresh Food (Willy Naessens Group) setzt bei der Digitalisierung auf EDI

Franky Fresh Food gehört seit 2007 zum FOOD-Bereich der Willy Naessens Group. Im Rahmen der strategischen Säule Digitalisierung wird dem Onboarding von Lieferanten per EDI für Bestellformulare, Rechnungen und Lieferscheine immer mehr Aufmerksamkeit geschenkt. Darüber hinaus stellt auch das Schwesterunternehmen Meat Atelier auf EDI von Descartes um.

„Im letzten Jahr habe ich mich immer mehr dafür eingesetzt, den gesamten Prozess von ORDER über DESADV bis hin zu INVOIC für möglichst viele unserer Lieferanten umzusetzen. Das ist eine logische Weiterentwicklung im Rahmen der Digitalisierung.“

Kathleen Vandeplassche, IT Manager bei Willy Naessens Group

Seit 2013 war EDI bei Franky Fresh Food bereits fest etabliert. Die großen Einzelhändler forderten, dass das Unternehmen EDI als Lieferant nutzt. Darüber hinaus wird EDI seit rund fünf Jahren auch für den Bestellprozess eingesetzt. Kathleen Vandeplassche, IT-Manager bei Willy Naessens Food, sagt: „Im vergangenen Jahr habe ich mich immer mehr dafür eingesetzt, den gesamten Prozess von ORDER über DESADV bis INVOIC für so viele unserer Lieferanten wie möglich zu implementieren. Das ist eine logische Weiterentwicklung im Rahmen der Digitalisierung.“

Es ist nicht einfach, einen guten Anbieter zu finden, um ein EDI-Projekt erfolgreich umzusetzen. Es geht nicht um den Preis, sondern um Partnerschaft und Vertrauen. Kathleen Vandeplassche konnte auf die bereits bestehende gute Zusammenarbeit mit Descartes zählen. Dies gilt auch für die Erweiterung zum Schwesterunternehmen Meat Atelier, das ebenfalls eine Automatisierung mit EDI benötigte.

Seit 2013 kann sich Franky Fresh Food auf den erfolgreichen Einsatz von EDI bei Bestellungen verlassen. Dies bedeutete bereits Zeitersparnis für das Unternehmen, eine reduzierte Fehlerquote und eindeutige Informationen.

Für die Digitalisierung der Prozesse mit Lieferanten konzentrierte sich Franky Fresh Food zunächst auf die Warenrechnungen. Mit EDI und zusätzlichen integrierten Prüfungen werden Rechnungen schneller mit den eingegangenen Waren abgeglichen. Seit einem Jahr geht Kathleen Vandeplassche, IT-Manager der Willy Naessens Group – Food, noch einen Schritt weiter: Auch weil Franky Fresh Food ein neues Logistikzentrum plant, will sie sich auch den DESADV, den digitalen Lieferschein, per zusenden lassen EDI. Sobald die Mitarbeiter die DESADV beherrschen, ist es noch einfacher, die Rechnungen mit den Belegen abzugleichen. Damit ist der Weg für den erfolgreichen und effizienteren Betrieb innerhalb eines automatisierten Logistikzentrums geebnet.

Rückblickend sagt Kathleen Vandeplassche: „Ich weiß aus Erfahrung, dass ein EDI-Projekt manchmal eine Qual sein kann. Und ich war bei meinem Einstieg in das Unternehmen angesichts der Pläne zum Ausbau von EDI vorsichtig. Aber dank der guten Zusammenarbeit mit Descartes musste ich mir keine Sorgen machen. Ein Anbieterwechsel war gar nicht nötig.“

Auch wenn inzwischen viele Lieferanten auf EDI umgestellt haben, hat Kathleen Vandeplassche noch viel zu tun. Das Onboarding der restlichen Lieferanten nimmt immer noch etwa die Hälfte ihrer Zeit in Anspruch. Auf der anderen Seite sieht sie mittlerweile auch eine stark wachsende Nachfrage der Kunden nach der Nutzung von EDI für die Rechnungsstellung. Dies betrifft vor allem größere Ketten mit einem ERP, die die Vorteile von EDI sehen.

Für die Einführung von EDI beim Schwesterunternehmen Meat Atelier entschied sich Kathleen Vandeplassche ebenfalls für die Zusammenarbeit mit Descartes. Da die Meldungen, die Einstellungen und die Nutzung der Plattform bekannt waren, lag die Wahl auf Descartes als Anbieter nahe.

Als Tipp für ein erfolgreiches EDI-Projekt betont Kathleen Vandeplassche, dass sie von Anfang an gute Vereinbarungen mit Unternehmen trifft, um sie für den gesamten Inbound- und Outbound-Prozess einzubinden. Manchmal sehen Unternehmen die Vorteile beider Seiten des Prozesses nicht oder halten sie für nicht relevant, aber die Rücksendung von Nachrichten per EDI erleichtert auch den Betrieb auf Seiten von Franky Fresh Food.

Bei der Auswahl eines Anbieters geht es sicherlich nicht nur um den Preis, sondern um Zusammenarbeit und Zuverlässigkeit. Die gute und vertrauensvolle Zusammenarbeit spiegelt für Kathleen Vandeplassche die „Entlastung“ wider, die Descartes bei der Umsetzung und Nachbereitung von EDI-Projekten an erste Stelle setzt.

Zeitersparnis - mit EDI weniger Prüfungs- und Korrekturbedarf und geringerer Verwaltungsaufwand.

Geringere Fehlerquote – Automatisierung bedeutet weniger manuelle Eingriffe und damit ein geringeres Fehlerrisiko.

Reduzierte Verarbeitungskosten – weniger manuelle Handhabung, weniger Papier und weniger Korrekturmaßnahmen senken die Kosten und reduzieren die Umweltbelastung.

Standardisierung – GS1 sorgt für einen eindeutigen Datenaustausch.