Wat zijn de kosten van een douanesoftware-implementatie?

• Alles op één plek, wat het aantal systemen waarmee gewerkt moet worden vermindert.
• Ideaal voor bedrijven die vanaf nul beginnen en het opstartproces willen vereenvoudigen.
• Één enkel aanspreekpunt voor ondersteuning.
• Hebben doorgaans native integraties tussen de modules in het systeem.

• Bedrijven met complexere processen of uitbreidingsplannen naar een breder scala aan douanediensten zullen beperkingen ondervinden.
• Deze oplossingen werken doorgaans binnen een gesloten systeem en zijn niet in staat of bereid om met andere systemen te integreren.
• Eén enkel punt van falen vanuit een systeem- en ondersteuningsperspectief.
• Douane is secundair aan de hoofdapplicatie, waardoor het vaak minder gebruiksvriendelijk is en ontbreekt aan functies die handig zijn bij grotere volumes of complexere processen.

• Toegewijde focus op het bieden van eersteklas oplossingen voor douaneaangiften.
• Vaker in staat om een breder scala aan douaneprocessen en -systemen te dekken, wat toekomstbestendigheid biedt bij veranderende douanebehoeften.
• Meestal ontworpen om te integreren met bestaande systemen.
• Gerichte aandacht voor douaneafhandeling, wat zorgt voor gebruiksgemak en toegankelijkheid, zelfs bij hoge volumes.
• Deze oplossingen beschikken doorgaans over meer expertise op het gebied van douane binnen hun ondersteunings- en ontwikkelingsteams.

• Zal niet voldoen aan zakelijke behoeften buiten douane en naleving.
• Gegevens zullen verspreid zijn over verschillende systemen.
• Kan complexiteit toevoegen aan de infrastructuur omdat integraties nodig kunnen zijn om belangrijke systemen te koppelen.

Het basispakket bevat de centrale module die nodig is om toegang te krijgen tot de software. Deze basismodule biedt u alles wat nodig is om douanedeclaraties aan te maken en te verzenden naar de Belgische en/of Nederlandse douane. Vervolgens kan het pakket verder worden uitgebreid met extra modules, afhankelijk van wat uw bedrijf nodig heeft.

Inbegrepen in de basismodule zijn:

• Import : Het doorsturen van importaangiftes gebeurt in België via het Import Declaration Management System (IDMS) en in Nederland via het Douaneaangiften Management Systeem (DMS). 
  
  
• Export: Het doorsturen van exportaangiftes gebeurt in België via het Automated Export System (AES) en in Nederland via het Douaneaangiften Management Systeem (DMS). 
  
  
• Transit: Het doorsturen van transitaangiftes gebeurt binnen Europa via het New Computerised Transit System (NCTS).
  
  
• Connectiviteit met Port Community Systemen (Portbase en APCS) – Importladingen moeten vooraf bij de juiste port community systemen worden aangemeld. Descartes Customs voorziet de nodige connectiviteit voor het doorsturen van gegevens zoals documentnummer en -type, equipmentnummer (bv. containernummer of trailernummer), en de terminal waar de goederen zullen worden gelost. Voor export kunnen via deze koppeling documenten digitaal aangeleverd worden in de havens waar u vanuit levert.
  
  

Naast de standaard modules die zijn inbegrepen in het basispakket, kan u Descartes Customs verder uitbreiden met extra modules, afhankelijk van de douaneprocessen die worden gevoerd binnen uw bedrijf.

Beschikbare extra modules:

• Excise Movement and Control System (EMCS) – Onder EMCS wordt een beweging van accijnsgoederen (alcohol, tabak en energieproducten) tussen twee handelaren gedocumenteerd door middel van de opeenvolgende statussen van het elektronische Administratieve Document (e-AD), vanaf de uitgifte door de verzender tot de ontvangstbevestiging door de ontvanger. Descartes Customs voorziet de nodige functionaliteit voor het registreren en beheren van deze accijnsgoederen in de EU.
  
  
• Customs Warehouse Management of Douane-Entrepot, inclusief Inward Processing Relief / Outward Processing Relief (IPR / OPR) – Het houden van een douane-entrepot kan belangrijke voordelen hebben voor bedrijven die importeren of experteren buiten de EU.
  
  
• Excise Warehouse Management  of Belastingentrepot – Een belastingentrepot is een faciliteit die toelating heeft om accijnsgoederen te produceren, ontvangen, opslaan en verzenden onder schorsing van accijnsen. Deze module stelt een bedrijf in staat van een voorraadadministratie bij te houden volgens de voorschriften.
  
  
• Fiscale vertegenwoordiging – Bij fiscale vertegenwoordiging wordt de verantwoordelijkheid van BTW-plicht voor bedrijven opgenomen door een door de BTW erkende vertegenwoordiger. Documenten zoals de BTW- of intrastat-aangiften worden automatisch aangemaakt op basis van de beschikbare data.
  
  
• eArchiving – Via deze module kan u al uw douanedocumenten archiveren volgens de nationale wettelijke bewaartermijnen en gemakkelijk documenten terugvinden.
  
  

Landspecifieke extra modules:

• AC4 (België) – Een AC4 moet worden ingediend om accijnsgoederen in verbruik te stellen en te betalen.
  
  
• E-Globalisatie (België) – E-globalisatie optimaliseert het aangifteproces door douaneaangiften wekelijks of maandelijks elektronisch te bundelen, waardoor het niet langer nodig is om voor elke transactie apart een aangifte in te dienen.
  
  
• Kamer van Koophandel - KvK (Nederland): Deze module verzorgt de koppeling met de Kamer van Koophandel zodat bijvoorbeeld de Certificaten van Oorsprong automatisch aan producten gehangen kunnen worden.
  
  
• CLIENT Import & e-CertNL (voorheen CLIENT Export) (Nederland): CLIENT-import is het systeem dat in Nederland wordt gebruikt om aanvragen voor importkeuringen te registreren en te distribueren naar de betreffende keuringsdiensten. e-CertNL is dan weer het systeem voor het aanvragen van verzoeken tot waarmerken van certificaten bij de keuringsdiensten en van een exportinspecties bij de Nederlandse Voedsel- en WarenAutoriteit).

Vastgelegde of "committed" volumes + Overschrijdingen - Vastgelegde volumes zorgen voor voorspelbare maandelijkse kosten, terwijl ze toch concurrerende tarieven bieden. Overschrijdingen voorkomen een harde limiet wanneer de volumes zijn bereikt. Echter, als u regelmatig over de limiet gaat, is het wellicht verstandig om uw volumes te verhogen.
Er zijn geen extra kosten voor detaillijnen of "line items", u kunt er zoveel toevoegen als u wilt (binnen de UCC is er een limiet van 999 per aangifte) zonder dat dit ten koste gaat van uw volumes.

Volumes gedeeld over de modules heen: Binnen Descartes Customs worden berichtenvolumes gedeeld over de verschillende modules heen. Dit betekent dat u zich geen zorgen hoeft te maken over waar u uw berichtenaccount inzet, alleen dat u genoeg heeft om al uw verschillende operaties te dekken. Enkel berichten naar de douane of Port Community Systemen worden geteld.

Gebruikers – maximaal gebruik - Het basispakket van Descartes Customs bevat 5 gebruikers. Dit kan worden uitgebreid op basis van de noden van uw bedrijf. Gebruikers worden toegevoegd aan de basismodule en kunnen vervolgens in alle modules worden gebruikt.

• €43 per maand
• Gebruikers kunnen in alle modules gebruikt worden

• Afhankelijk van de module(s): €130 - €930 per maand per module
• Douane-Entrepot of Customs Warehouse, EMCS, Excise warehouse, E-Globalisatie, Fiscale Vertegenwoordiging, AC4, Connectiviteit met Kamer van Koophandel Nederland, CLIENT-Import, e-CertNL

• Start aan €0.50 per aangifte
• Gelaagde of "tiered" prijsstructuur met kortingen beschikbaar voor vastgelegde volumes
• Volumes worden gedeeld over berichttypes en modules
• Enkel berichtenverkeer naar de douane of sommige derde partijen zoals Port Community Systemen (APCS/Portbase) wordt geteld.

• Prijs op maat, afhankelijk van de noden en complexiteit van het project
• Support inbegrepen
• Project management
• Support bij overzetten van bestaande data