Qu’est-ce qu’un processus Procure-to-Pay ?

Le processus Procure-to-Pay (P2P), également connu sous le nom de Purchase-to-Pay, est un processus métier de bout en bout qui comprend toutes les étapes depuis l'achat jusqu'au paiement. Ce processus traite de l'approvisionnement en biens et services, depuis l'identification des besoins au sein d'une organisation jusqu'au paiement final aux fournisseurs. Vous trouverez ci-dessous les étapes les plus importantes du processus Procure-to-Pay et les endroits où vous pouvez accélérer le flux avec l'EDI.

Identification des besoins d’achat :

Le processus commence lorsqu'une organisation identifie un besoin de biens ou de services. Cela peut être le résultat d’une demande interne, d’exigences du projet ou de besoins opérationnels réguliers.

Demande d'achat :

Une demande d'achat indique les détails des biens ou services requis, y compris les quantités, les spécifications et autres informations pertinentes.

Approbation de la demande d'achat :

La demande d'achat est soumise aux décideurs appropriés au sein de l'organisation. Cela garantit le contrôle et le respect de la politique d’achat.

Sélection et négociation des fournisseurs :

Une fois la demande d'achat approuvée, un fournisseur approprié est sélectionné. Des négociations sur les prix, les conditions de livraison et d'autres aspects contractuels ont lieu.

Création du bon de commande :

Après accord avec le fournisseur, un bon de commande (avec EDI un ORDER) est établi et envoyé. Ce document officialise l'achat et contient des informations détaillées sur les biens ou services commandés.

Réception de marchandises et services :

Lorsque le fournisseur expédie les marchandises, cela sera signalé via EDI avec un avis d'expédition (DESADV). Une fois que les marchandises ont été livrées ou que les services ont été fournis, cela est enregistré dans le système au moyen d'un accusé de réception. Pour confirmer la réception des marchandises par l'entreprise, un message d'avis reçu (RECADV) sera envoyé. Cette étape est cruciale car elle constitue la base de la facturation.

Facturation et Vérification :

Le fournisseur envoie une facture (INVOIC) basée sur le bon de commande et l'accusé de réception. Cette facture est vérifiée pour s'assurer que les biens ou services livrés correspondent à ce qui a été commandé et reçu. Le REMADV (avis de versement) est un document EDI que l'entreprise acheteuse envoie à son fournisseur pour l'informer quand et combien il le paiera pour les biens ou services reçus.

Approbation de la facture :

La facture est approuvée pour le paiement. Cela peut inclure la vérification de l’exactitude de la facture et son rapprochement avec le bon de commande et le reçu.

Après approbation de la facture, le paiement sera effectué au fournisseur dans le délai de paiement convenu.

Le processus P2P se termine par le rapprochement financier de toutes les transactions. Le reporting et l'analyse du processus P2P peuvent fournir des informations précieuses pour optimiser les décisions d'achat futures.

L'optimisation et l'automatisation du processus Procure-to-Pay avec l'EDI aident non seulement les organisations à gérer leurs dépenses, mais contribuent également à l'efficacité des opérations commerciales, au respect des directives d'achat et au contrôle des coûts.

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