5 Façons dont la facturation électronique améliore la gestion du fonds de roulement

Avec une méthode de facturation électronique efficace, les entreprises peuvent:

Toutes les entreprises doivent aujourd'hui surveiller les coûts. Avec des marges d'exploitation qui peuvent être très étroites, les gestionnaires tentent activement de gagner un ou deux points sur le résultat net. Les entreprises peuvent souvent empocher de précieux points de pourcentage simplement en profitant des remises accordées par les fournisseurs. Pour illustrer ce point, l'application d'une remise d'un pour cent tous les 20 jours offre une économie annualisée de 18 pour cent. Le groupe Gartner estime qu'une réduction de 5 % des coûts d'exploitation peut avoir le même impact sur votre compte de résultat qu'une augmentation de 30 % du chiffre d'affaires. Cependant, le fait d'avoir un système de facturation papier manuel rend presque impossible la gestion des remises pour tous les achats. Avec la facturation électronique, les entreprises peuvent mettre en place des systèmes de paiement automatisés qui envoient des factures électroniques dans les 10 jours, maximisant ainsi les opportunités de réduction des coûts.

L'automatisation de nombreux aspects des dépenses avec la facturation électronique permet aux entreprises de collecter et d'examiner les données des systèmes d'achat et de facturation. De plus, le processus peut se connecter automatiquement aux systèmes ERP (Enterprise Resource Planning) afin d'avoir une meilleure maîtrise des habitudes d'achat et de mieux utiliser les routines d'analyse de l'ERP. Cela permet aux entreprises d'identifier les inefficacités du processus beaucoup plus tôt et de prendre des mesures correctives. Les problèmes qui peuvent être rapidement découverts incluent l'utilisation de plusieurs fournisseurs où il serait plus économique de consolider, l'achat à un coût plus élevé sans contrat et l'identification des services inactifs que l'entreprise paie toujours. Disposer de toutes les informations d'achat dans un format numérique permet à l'entreprise d'effectuer une analyse approfondie qui peut révéler des économies de coûts significatives et améliorer son fonds de roulement.

Un système de facturation manuelle peut consommer des ressources et augmenter le risque d'erreurs. La création, le traitement et le classement des factures papier par les employés est un processus fastidieux qui mobilise des ressources qui sont mieux utilisées dans d'autres domaines du bureau. L'utilisation de ces ressources libérées pour mieux gérer les flux de trésorerie peut avoir un impact positif sur le fonds de roulement. Quand une entreprise passe à la facturation électronique, il y a aussi des économies de coûts considérable. Le coût d'une transaction de facture papier peut aller de 20 CHF à 60 CHF, jusqu'à deux fois le coût d'une facture électronique.

Le Day Sales Outstanding (DSO) est un chiffre clé important pour chaque groupe financier. La réduction du DSO est l'un des facteurs les plus importants pour libérer le fonds de roulement. La facturation électronique garantit que les factures sont émises immédiatement après la fin de la commande, réduisant les retards et assurant un paiement plus rapide. Cela élimine les retards du « courrier postal » dans l'émission des factures et le remboursement des paiements. Les entreprises ne souffriront plus de retards d'enregistrement par courrier qui retardent les paiements.

Avec un système papier, les groupes chargés des comptes clients perdent souvent la trace du statut des factures, ce qui réduit leur capacité à gérer correctement le processus. La saisie manuelle des données retarde la réception des factures dans le système de comptabilité fournisseurs et augmente la probabilité qu'elles soient bloquées ou perdues dans le processus d'approbation par le client. Cela peut affecter la capacité de l'équipe financière à prévoir avec précision les flux de trésorerie, un problème sérieux dans une entreprise qui peut fonctionner avec des marges serrées. Avec eInvoicing, la transparence est assurée dès la création d'une e-facture jusqu'à la réception du paiement, ce qui simplifie considérablement la gestion du fonds de roulement.

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