Les bases de la planification des tournées : stratégies d’achat et de mise en œuvre

Les systèmes de planification des tournées jouent un rôle essentiel dans l’optimisation des opérations de livraison du dernier kilomètre, la réduction des coûts et l’amélioration du service à la clientèle. Certaines entreprises obtiennent des résultats spectaculaires, tandis que beaucoup d’autres en sont loin ou échouent. Pourquoi en est-il ainsi alors qu’il existe des demandes de proposition types et des consultants en planification des tournées ?

Les processus et les systèmes de planification des tournées ne sont malheureusement pas des formules standard. Ce qui a fonctionné pour une entreprise ne produira peut-être pas les mêmes résultats pour une autre. En outre, la perception de la valeur que la solution peut apporter peut être restrictive et arbitraire. À cela s’ajoute la crainte de laisser les fournisseurs « s’approcher de trop près » et exercer une influence sur le résultat, ou encore un manque d’expérience dans la sélection et la mise en œuvre de solutions de planification des tournées de livraison : la plupart des entreprises conservent leurs solutions pendant plus d’une décennie.

Dans cet article :

1. Objectifs et résultats de la planification des tournées
2. Collaboration avec les fournisseurs
3. Nettoyage des données incorrectes
4. Stratégie d’intégration du système
5. Équipes de mise en œuvre
6. Essai de la solution
7. Améliorations futures

L’approche classique en matière d’objectifs consiste à se concentrer sur la réduction des délais de livraison, la minimisation de la consommation de carburant, ou l’amélioration de l’efficacité globale. Ces objectifs sont tous valables, mais ils négligent une grande partie de la valeur ajoutée potentielle pour l’entreprise.

Les performances de livraison ayant un impact sur les clients, il convient d’impliquer les collaborateurs du service commercial, du service client et de l’entrepôt afin que l’impact potentiel soit le plus important possible et que les objectifs correspondent à ceux d’organisations similaires. Disposer ou développer des mesures de soutien et, si possible, documenter les performances actuelles afin de pouvoir mesurer les améliorations obtenues au cours de la mise en œuvre. Inclure des objectifs et des mesures plus subtils, tels que les opinions des clients, afin de mesurer l’impact total de la mise en œuvre.

Ne contraignez pas les fournisseurs de logiciels à des demandes de propositions et à des présentations de fonctionnalités définies de manière rigide. Donnez-leur la possibilité de comprendre les exigences et les objectifs sous-jacents de l’entreprise et de faire preuve de créativité dans leur démarche de création de valeur.

De cette manière, ils pourront mieux démontrer la manière dont leur solution et leur expertise sont susceptibles de produire les résultats souhaités, voire de faire valoir des avantages qui n’avaient pas été envisagés à l’origine. N’oubliez pas que les fournisseurs de logiciels de planification de tournées légitimes ont acquis une expérience auprès de centaines de clients et une connaissance approfondie des approches de planification qui fonctionnent et de celles qui ne fonctionnent pas.

Il est tout aussi important de tenir compte du fait que toutes les solutions de planification de tournées sont des algorithmes qui représentent une approximation mathématique du monde réel et qui permettent d’optimiser de différentes manières. Essayer de corriger l’approche d’évaluation peut empêcher un fournisseur de logiciel potentiel de proposer les résultats qui pourraient s’avérer les meilleurs pour votre entreprise.

N’attendez pas du fournisseur de solutions de planification de tournées qu’il règle vos problèmes de données. Il a besoin de données précises et actualisées pour produire les meilleurs résultats possibles. Si une méthode de planification manuelle a été utilisée précédemment (y compris la création manuelle d’itinéraires dans une application logicielle), il faut partir du principe que toutes les données actuelles sont douteuses.

Collectez et nettoyez les informations sur :

• Les lieux de livraison.
• Les créneaux de livraison.
• Les spécifications des produits et des véhicules.
• Les restrictions opérationnelles.
• Les politiques de service client.

Utilisez des solutions mobiles pour améliorer la précision des données telles que la localisation des clients et les heures d’arrêt ou de service qui seront utilisées dans la configuration du système. Les données mobiles basées sur le GPS seront essentielles si le logiciel de planification des tournées utilise l’apprentissage automatique pour améliorer les performances de sa solution. 

Ce point est peut-être la principale raison pour laquelle les entreprises connaissent des mises en œuvre prolongées et, parfois, des résultats médiocres. Les difficultés sont liées à un manque de ressources qualifiées dans l’entreprise et à une réticence à résoudre les problèmes de données en amont, ce qui conduit à une intégration très complexe et délicate.

Si aucun projet d’intégration majeur n’a été mené récemment, il est probable que votre entreprise ne dispose pas des compétences nécessaires en interne et qu’elle doive faire appel à des tiers qui auront besoin de temps pour se familiariser avec les systèmes et l’intégration en place. Luttez dès maintenant contre les mauvaises pratiques en matière de données, telles que le renvoi de toutes les données, mises à jour ou non, qui rendent l’intégration en aval plus complexe et compromettent les performances du système de planification des tournées.

Appliquez autant de rigueur à la stratégie, aux tactiques et à la technologie d’intégration qu’à l’évaluation du fournisseur du système de planification des tournées. Budgétisez le coût des ressources et le calendrier de manière prudente afin de vous assurer que l’intégration ne devienne pas un élément critique du projet.

La plupart des entreprises se contentent d’une équipe de mise en œuvre de projet et peinent à obtenir les résultats souhaités en matière d’amélioration des performances. Au lieu de cela, il serait judicieux de constituer des équipes de « gestion du changement » et de « comité de pilotage ».

L’équipe de gestion du changement doit se concentrer sur le changement organisationnel nécessaire pour réussir la mise en œuvre de la nouvelle solution et en mesurer son adoption. Le comité de pilotage implique des cadres de l’ensemble de l’organisation et des fournisseurs pour veiller à ce que la mise en œuvre suive le calendrier prévu et peut prendre ou approuver les décisions clés en matière d’organisation, de projet, de ressources et de financement susceptibles de survenir au cours de la mise en œuvre.

Il est préférable de passer plus de temps à tester et à valider les résultats dans le cadre d’un déploiement limité que d’essayer de déployer rapidement le système à grande échelle. Les utilisateurs finaux et les responsables des opérations se méfient des solutions complexes et difficiles à comprendre, telles que la planification optimisée des tournées, et se montreront rapidement réticents à l’égard des systèmes de planification qui créent des itinéraires irréalisables, dont l’exécution est plus coûteuse et qui ont un impact négatif sur le service client.

En outre, plusieurs facteurs peuvent faire varier les configurations de planification en fonction de la région ou de la branche d’activité. Il convient de commencer par rendre opérationnels quelques sites ou lignes d’activité, de tirer les enseignements de ces expériences, puis de déployer correctement la solution à plus grande échelle. 

Ne traitez pas la mise en œuvre d’un système de planification des tournées comme un projet fixe dont les ressources sont dissoutes peu de temps après la mise en service du système. Trop souvent, les performances et la valeur du système se dégradent parce que le système n’est pas correctement entretenu et que les utilisateurs ultérieurs ne sont pas formés de manière adéquate.

Créez un centre de compétences composé d’experts en planification pour assurer la maintenance permanente de la solution, la formation et l’amélioration continue. La plupart des solutions de planification de tournées sont constamment améliorées et disposent de nouvelles fonctionnalités qui peuvent accroître leur valeur. Toutefois, si l’évolution du système de planification des tournées ne fait pas l’objet d’une attention particulière, il est peu probable que les utilisateurs finaux adoptent les nouvelles fonctionnalités qui améliorent la planification des tournées et les résultats de l’entreprise. 

Pour de nombreuses organisations de distribution et de logistique, la mise en œuvre d’une solution de planification des tournées est un « événement unique » et une opportunité d’obtenir des résultats considérables. Les objectifs doivent être ambitieux et les fournisseurs de solutions doivent avoir l’occasion de démontrer toute l’étendue de leurs capacités.

Les données et l’intégration constituent les deux principaux risques liés à la mise en œuvre et doivent faire l’objet de la même attention que la sélection de la solution. Enfin, mettez en place l’organisation adéquate pour non seulement mettre en œuvre la solution, mais aussi transformer l’organisation et maintenir et développer des résultats spectaculaires. 

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