Simplifier Achats Mondiaux, Inbound Visibility, et conformité e-invoicing avec Descartes EZ Collaboration     

Le changement dans l'environnement mondial des soins de santé d'aujourd'hui est rapide. Pour le fournisseur mondial de solutions informatiques et d'imagerie médicale Carestream Health, en utilisant Descartes EZ Collaboration pour simplifier ses processus complexes d'achat au paiement et d'inbound logistics, et automatiser entièrement la conformité de la facturation électronique aide l'entreprise à livrer de manière flexible. La solution de collaboration globale réduit les coûts d'exploitation et les délais, augmente la visibilité entrante et l'efficacité de la réception.

Le défi: moderniser les achats manuels et respecter les mandats de facturation électronique

La gestion du cycle de vie des achats peut être difficile, en particulier pour une entreprise avec des bureaux dans 170 pays, plus de 1 500 fournisseurs dans le monde et une clientèle diversifiée allant de petites cliniques médicales et d'hôpitaux uniques à de grands réseaux et même à des pays entiers. Avec les pratiques manuelles de Carestream pour la création de bons de commande (PO) à la confirmation, aux modifications, à la réception, à la facturation et au paiement, le travail impliqué et le potentiel d'erreurs étaient substantiels. Pour aggraver encore les choses, il n'y avait pas d'approche standard de la discipline d'achat sur tous les sites et aucune visibilité à l'échelle de l'entreprise sur les activités d'achat et les flux de travail. De plus, Carestream souhaitait réduire le risque de non-conformité avec les mandats mondiaux de facturation électronique, en particulier en Europe, en automatisant entièrement le processus de facturation tout en respectant la législation applicable en matière de confidentialité avec une visibilité entrante totale.

La solution: utiliser la collaboration Descartes EZ

Carestream a déployé la solution Descartes EZ Collaboration basée sur le cloud pour automatiser la gestion des commandes tout au long du processus d'achat avec des fournisseurs de toutes tailles et à tous les niveaux de sophistication technique. La solution Descartes centralise les données de la chaîne d'approvisionnement et alimente directement le système de planification des ressources d'entreprise (ERP) SAP de Carestream pour les bons de commande, les accusés de réception, les notifications préalables d'expédition (ASN) et les factures.

La solution Descartes fournit une validation des coûts par rapport aux bons de commande pour garantir l'exactitude et réduire les erreurs, éliminant ainsi les défis précédents de Carestream avec la correspondance des bons de commande et des factures. En automatisant environ 38 000 factures par an, l'entreprise a réalisé des économies annuelles d'environ 400 000 USD. Et, avec beaucoup moins de factures bloquées, Carestream a récupéré environ 20 000 heures de temps de production par an, pour un total de plus de 600 000 USD d'économies annualisées totales.

La solution a également permis à l'entreprise de créer un système d'étiquetage commun pour les fournisseurs. La possibilité pour les fournisseurs de produire des étiquettes pour les envois entrants à partir d'une plate-forme centrale accélère le processus de réception. Carestream saisit désormais automatiquement les entrées de marchandises en lisant les codes-barres qui incluent un numéro de lot, ce qui est important pour les acheteurs de matières premières. Les fournisseurs peuvent également générer des étiquettes pour les envois qui combinent des bons de commande. De plus, pour les bons de commande généraux, Descartes EZ Collaboration aide Carestream à réapprovisionner le produit lorsque cela est nécessaire. Avec la possibilité d'appeler rapidement les stocks, l'entreprise a minimisé les stocks excédentaires et réduit la quantité d'administration requise pour traiter plusieurs bons de commande.

À ce jour, Carestream a connecté près de 1 500 fournisseurs dans le monde entier à la solution en utilisant soit une connectivité Web, soit l'EDI, y compris une intégration étroite avec les fournisseurs européens et chinois. Grâce à l'amélioration de la collaborationde la chaîne d'approvisionnement, de la visibilité et de l'automatisation des processus, Carestream a supprimé les tâches et la communication de moindre valeur de ses interactions avec ses fournisseurs et ses clients au profit d'une gestion des transactions beaucoup plus rapide, rentable et sans erreur. La solution permet également à Carestream de personnaliser les règles métier. Par exemple, les marchandises peuvent être reçues avant la réception de la facture. Cela signifie que l'inventaire est rapidement mis à disposition pour répondre aux commandes des clients au lieu d'attendre des processus administratifs.

La solution Descartes a également fourni à Carestream une plateforme pour répondre aux obligations de conformité dans l'Union européenne en transmettant des factures électroniques aux fournisseurs. Depuis le remplacement des pratiques de facturation manuelles sur papier, la facturation électronique a généré de nombreux avantages supplémentaires pour l'entreprise, tels que la réalisation d'importantes économies, l'accélération du cycle de la commande à l'encaissement, l'amélioration de l'analyse des pratiques d'achat, l'augmentation de l'efficacité et de la précision des Traitement des points d'accès et amélioration de la visibilité de la minute où une facture électronique est générée jusqu'à ce que le paiement soit reçu.

Les résultats

1.Coûts réduits: En améliorant l'efficacité du cycle achat-paiement avec la solution Descartes et en l'intégrant au système de planification des ressources d'entreprise (ERP) SAP de l'entreprise, Carestream a automatisé environ 38 000 factures par an pour une économie d'environ 400 000 USD.

2. Visibilité de la chaîne d'approvisionnement améliorée: La solution Descartes accélère le processus de la commande à l'encaissement, ce qui réduit l'encours de la dette et libère le fonds de roulement pour le réinvestissement. Carestream a désormais une reconnaissance à 100% des bons de commande et des changements de bons de commande et a amélioré la planification de la production en utilisant les ASN des fournisseurs.

3. Processus de réception accéléré : En offrant aux fournisseurs la possibilité de générer une étiquette à code-barres commune sur tous les envois entrants, la solution Descartes a aidé Carestream à créer un processus de réception plus rapide et plus précis.

4. Facturation électronique et conformité entièrement automatisées: avec le service TrustWeaver intégré et à la demande qui surveille l'évolution des exigences de facturation électronique dans plus de 60 pays, la solution Descartes aide Carestream à signer et valider automatiquement les documents de facturation de ses clients européens.