Van Spijk Agenturen est déchargé par une solution EDI intégrée et fiable

En tant que grossiste en outillage, Van Spijk Agenturen propose une offre globale aux grands magasins de bricolage et à un certain nombre de magasins spécialisés. Pour automatiser à la fois le processus Procure-to-Pay (P2P) avec les fournisseurs et le trafic de messages Order-to-Cash (O2C) avec les clients, l'entreprise utilise l'Electronic Data Interchange (EDI) depuis plus de 10 ans.

« Le fait que je sois assuré que la solution EDI intégrée fonctionne comme il se doit et qu'elle est stable et fiable est le plus grand atout de la collaboration avec un partenaire tel que Descartes. »

Peter Verhoeven, Spécialiste de l'intégration TIC

Il y a plus de 10 ans, VSA a reçu une demande du marché pour échanger des messages de la chaîne d'approvisionnement tels que des commandes, des bordereaux d'expédition et des factures par voie électronique et non par courrier ou sous forme de PDF. À l'époque, cette demande a entraîné le passage à l'échange de données informatisé, principalement pour les principaux partenaires commerciaux. L'objectif de VSA était également d'augmenter l'efficacité et d'obtenir des processus exempts d'erreurs grâce à une solution stable. Le traitement automatique devait garantir un processus fiable et plus rapide. La solution EDI intégrée de Descartes a été envisagée à cet effet.

En tant que grossiste en outils, VSA achète des produits auprès de divers fournisseurs. Certains de ces articles entrent dans l'entrepôt central et sont directement introduits dans le système ERP via un système de gestion d'entrepôt (Warehouse Management System - WMS). Ils sont ensuite envoyés aux clients. Il s'agit principalement de clients B2B, tels que les grands magasins de bricolage et certains magasins spécialisés.

VSA déploie la solution EDI intégrée de Descartes pour deux flux de messages. La messagerie avec les fournisseurs concerne les commandes sortantes. Lors de l'échange de messages avec les clients - les magasins de bricolage, par exemple - on parle de commandes entrantes, de messages Despatch Advice sortants (DESADV - bordereaux d'expédition électroniques), de confirmations de commandes sortantes et de factures sortantes (INVOIC).

La solution EDI garantit que les informations des deux flux de messages entrent directement dans l'ERP grâce à la reconnaissance automatique, par exemple, du numéro GLN (Global Location Number). Tout cela se fait sans intervention manuelle - et donc sans risque d'erreur. Pour VSA, ce processus automatise le traitement des différents messages.

« Je travaille chez VSA depuis 6,5 ans et j'utilise la solution EDI de Descartes depuis lors. Elle est très stable et nous en sommes très satisfaits », déclare Peter Verhoeven, Spécialiste de l'intégration TIC.

« Aujourd'hui, environ 60 % des partenaires commerciaux utilisent l'EDI. Il s'agit des parties les plus importantes pour lesquelles cela nous permet également d'économiser le plus de travail », ajoute Peter. Les petits magasins de bricolage ou autres fournisseurs qui n'ont pas (encore) la possibilité d'utiliser l'EDI continuent d'envoyer des messages par courrier électronique. Il y a régulièrement des demandes de la part de nouveaux fournisseurs, de sorte que l'utilisation de l'EDI augmente progressivement.

Pour Peter Verhoeven, le grand avantage réside dans le fait que : « La solution EDI est stable et fiable, de sorte qu'il n'y a pratiquement pas de problèmes. Et s'il arrive, par exemple, que certains caractères d'un message ne soient pas reconnus, cela est immédiatement détecté et nous pouvons intervenir tout de suite. La solution EDI nous décharge et je peux compter sur le fait que tous les messages parviennent correctement à toutes les parties. »

Peter Verhoeven ajoute : « La collaboration avec Descartes est excellente. Nous sommes généralement en contact avec la même personne et cela fonctionne très bien. »

En ce qui concerne l'avenir, Peter Verhoeven considère que l'obligation, au niveau européen, de procéder à la facturation électronique via Peppol est une raison possible de collaborer avec Descartes dans un avenir proche, en particulier, dans un premier temps, pour la facturation avec les parties belges.

Il est important pour VSA que la solution fonctionne sans problème. Cela permet d'avoir l'esprit tranquille et la confiance dans le traitement correct des processus de la chaîne d'approvisionnement.

Très peu de problèmes surviennent et si une anomalie se présente, elle est immédiatement signalée par le système, ce qui permet d'y remédier sans délai.

VSA recommanderait la solution EDI intégrée de Descartes à d'autres entreprises précisément parce qu'il n'y a pas de soucis. L'absence de problèmes signifie qu'il n'y a pas de perte de temps en termes de reprise ou de réparation.

En automatisant la messagerie avec 60 % de ses partenaires commerciaux, VSA économise beaucoup de temps qui serait autrement consacré à la saisie et au traitement manuels des messages P2P ou O2C.

Van Spijk Agenturen (VSA) représente sur les marchés néerlandais et belge un grand nombre de fabricants de premier plan dans le domaine de l'éclairage, des systèmes de stockage, de l'équipement des véhicules industriels et commerciaux, des machines, des outils électriques et à main. Ils fournissent ensemble un package complet pour l'utilisateur professionnel et le bricoleur.