Wat is EDI ? - Algemene vragen

EDI staat voor Electronic Data Interchange.

Het is de algemene term voor de gestandaardiseerde uitwisseling van data en bedrijfsdocumenten zoals orders, facturen, statusberichten, etc. van computersysteem naar computersysteem. Door het gebruik van standaarden bij de uitwisseling van de informatie, kunnen de gegevens snel en automatisch worden ingelezen in interne systemen en worden fouten beperkt. B2B, XML, API zijn allemaal bouwsystemen van EDI.

Het is belangrijk om een onderscheid te maken tussen EDI en datacommunicatie. EDI betreft het standaardiseren van de bedrijfsinformatie, terwijl datacommunicatie gaat over het daadwerkelijke uitwisselen van informatie van computer naar computer.

Naast de goederenstroom binnen de supply chain, loopt er een informatie- en documentenstroom die minstens even belangrijk is. Quasi elk document in die documentenstroom kan worden uitgewisseld via EDI. De meest uitgewisselde berichten zijn orders, facturen, statusberichten, dispatch advices, transportorders en statusmeldingen.

Gemiddeld verlagen klanten de totale integratiekosten met 20-40% ten opzichte van bedrijfsinterne activiteiten. De gemiddelde jaarlijkse ROI van klanten neemt met 250% toe  door een stijging in de verkoop. Men zal tijd en kosten besparen door gegevens niet meer te moeten overtypen, waardoor fouten worden vermeden.

Een optimale EDI-verbinding zal helpen bij het verbeteren van klantenservice. Leveranciers die EDI kunnen doen, hebben een sterkere competitieve positie ten opzichte van collega’s die niet aan EDI doen. Tot slot kan het gebruik van papier sterk worden gereduceerd of zelfs worden geëliminieerd.

EDI kan worden ingezet in alle sectoren. We zien dat in sommige branches het gebruik van EDI een extra boost heeft gekregen vanwege standaardisatieorganisaties. Soms zullen bedrijven ook van hun leveranciers eisen om aan EDI te doen. Daarnaast zijn er ook heel wat overheidsinstanties zoals douane en havenautoriteiten die verplichten om aangiftes elektronisch te doen via EDI.

Industrieën waar er een hoge adoptiegraad van EDI is zijn o.a. retail, eCommerce, pharmaceutische industrie, auto-industrie, logistieke sector, …

Een EDI service provider is een dienstverlener die de software en tools verkoopt om EDI uit te wisselen, maar die ook EDI-diensten aanbiedt zoals mapping- of vertalingdiensten om berichten in de juiste formaten te krijgen; of archivering van de berichten. Daarnaast zorgt de EDI-dienstverlener ook voor het platform of netwerk waarop de EDI-berichten worden uitgewisseld en zal hij 24/7 de vlotte berichtenuitwisseling monitoren.

Hoe vormt EDI een integraal onderdeel van digitale transformatie?

Organisaties die de weg naar digitale transformatie inslaan, kiezen voor digitale technologieën om nieuwe bedrijfsprocessen op te zetten of bestaande te optimaliseren. Hun doel is om te voldoen aan de veranderende zakelijke en markteisen.

Van handelspartners die kiezen voor papierloze procedures tot geavanceerde ondernemingen die strategisch gebruik maken van Electronic Data Interchange, EDI stelt bedrijven in staat om op efficiënte wijze elektronische gegevens te delen. EDI is snel en betrouwbaar. Het elimineert handmatig werk, fouten en dubbele inspanningen, waardoor werknemers meer tijd kunnen besteden aan taken met meer toegevoegde waarde die ten goede komen aan andere delen van het bedrijf.

Door commerciële, B2B- en logistieke berichtgeving te stroomlijnen, krijgen organisaties inzicht in alle aspecten van hun bedrijfsvoering en transacties. Met de real-time gegevens waarover ze beschikken, verhogen ze niet alleen hun operationele efficiëntie en besparen ze kosten, maar verkrijgen ze ook de flexibiliteit om direct te reageren op veranderende supply chain-vereisten en klantverwachtingen. EDI sluit daarmee naadloos aan bij de huidige 24/7 always-on economie. Bovendien biedt Electronic Data Interchange een gemeenschappelijke zakelijke taal waarmee organisaties zich gemakkelijk op nieuwe markten en regio’s kunnen begeven en zich kunnen verbinden met nieuwe handelspartners overal ter wereld.