Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion du transport (TMS) ?

Un logiciel de gestion du transport (TMS) est une solution logicielle qui vous aide à gérer vos besoins en matière de transport. Un TMS peut vous aider à optimiser votre processus de transport, à réduire vos coûts, à améliorer l’expérience client et à gérer vos factures de fret. La mise en œuvre d’une solution TMS dans vos activités commerciales présente de nombreux avantages. Si vous voulez en savoir plus sur les avantages d’un TMS pour votre entreprise ou si vous vous demandez si votre entreprise a besoin d’un TMS, alors continuez à lire cet article !

Le logiciel de gestion du transport (TMS) est un système utilisé à l’échelle de l’entreprise pour rationaliser et gérer les mouvements de marchandises, de personnes, d’informations et d’argent. Il automatise la planification, l’ordonnancement et l’exécution des livraisons entrantes et sortantes.

• Le logiciel de gestion du transport (TMS) fournit un système intégré pour gérer les flux de marchandises et de services dans le monde entier. Il aide les entreprises à rationaliser leurs opérations de transport, à accroître leur efficacité et à réduire leurs coûts.

• Amélioration de l’audit du fret : un TMS peut fournir une meilleure visibilité sur les expéditions mais aussi sur les transactions tout au long de la chaîne d’approvisionnement. Cela vous permet d’avoir une meilleure compréhension de vos processus actuels, d’identifier des pistes d’amélioration et de procéder à des ajustements avant que des problèmes ne surviennent.

• Amélioration de la facturation du fret : avec un TMS, vous recevez des factures précises de la part des transporteurs, basées sur les kilomètres réellement parcourus plutôt que sur les distances estimées entre les arrêts ou les emplacements sur une feuille de route ; vous savez donc exactement combien coûte par kilomètre le transport de marchandises à travers le réseau de votre entreprise chaque mois. Cela permet de minimiser les paiements soit excessifs soit insuffisants (et donc d’augmenter la trésorerie).

• Un système de gestion du transport peut fournir rapidement et facilement le coût d’une livraison, au moment de l’achat d’un article, ce qui permet de présenter au client dans le point de vente le coût réel et exact de cette livraison.

Maintenant que vous savez ce qu’est un TMS, nous allons vous en présenter les caractéristiques et les fonctionnalités. Lorsque vous utilisez un logiciel de gestion du transport, vous pouvez prendre en charge de nombreuses fonctions, notamment :

• la gestion du fret : cette fonction vous permet de créer de nouveaux envois et de réceptionner des commandes pour votre organisation ou provenant de vos clients. Elle vous permet de suivre toutes les informations relatives à votre fret. Cela vous permet également de surveiller l’emplacement exact des marchandises à chaque étape du processus jusqu’à ce qu’elles atteignent leur destination finale, ainsi il n’y a aucun risque de retard ou de perte en transit qui seraient dus à une impossibilité de localiser exactement chaque fret à un instant donné.

• l’audit du fret : cette fonction permet aux entreprises de divers secteurs, comme les entreprises de fabrication ou les magasins de détail qui ont besoin de faire livrer des marchandises, de gérer plus facilement et efficacement leur processus d’expédition grâce à un système centralisé où toutes les transactions sont consignées automatiquement après avoir été enregistrées par les deux parties concernées (e-commerçants vendant des marchandises en ligne).

• la préplanification : vous pouvez utiliser un TMS pour évaluer s’il faut opter pour un camion entièrement chargé ou expédier même si le camion n’est pas plein ; savoir combien de colis entrent dans un conteneur ; s’il faut expédier dans un conteneur ou autrement pour les colis plus petits ; comment traiter les marchandises dangereuses ; sélectionner le meilleur mode de transport et le meilleur transporteur en fonction des coûts, des délais de livraison et bien plus encore. Cette préplanification présente donc de grands avantages et permet de réaliser d’importantes économies.

• la préfacturation ou autofacturation : une solution idéale pour mettre fin aux flux continus de factures de fret presque impossibles à vérifier. En envoyant des relevés de préfacturation à vos transporteurs, vous n’avez plus besoin de vérifier les factures. Les frais de transport sont calculés pour chaque envoi au moment de la réservation. Vous créez périodiquement (toutes les semaines, tous les quinze jours ou tous les mois) un relevé de préfacturation pour chaque transporteur avec tous les envois qui répondent aux critères choisis, incluant tous les frais de transport et les suppléments. La création et l’envoi de ces relevés aux transporteurs peuvent également être entièrement automatisés et garantissent que les montants facturés correspondent aux tarifs de fret convenus. Le processus d’achat (procure-to-pay) peut être automatisé dans une large mesure, ce qui vous permet de gagner encore plus de temps, mais il peut également être contrôlé manuellement si vous le préférez.

• la gestion de la zone de chargement : ce module vous permet de planifier et d’enregistrer tous les déplacements de remorques, les inspections et les changements de scellés de sécurité, ainsi que de conserver une piste d’audit, ce qui contribue à prévenir les pertes de marchandises. Les remorques et leur contenu peuvent également être suivis sur plusieurs sites, ce qui permet de visualiser les stocks en transit ou en attente de déchargement.

• la prise de rendez-vous à quai : il s’agit d’un module spécial qui offre un contrôle et une gestion accrus des entrées de marchandises, permettant une plus grande fluidité des livraisons et une meilleure organisation de la charge de travail de l’entrepôt pour chaque livraison. Le module permet aux fournisseurs de réserver leurs propres créneaux de livraison et d’attribuer des portes de quai à chaque livraison en fonction des paramètres prédéfinis par la société destinataire.

Les logiciels TMS se répartissent en deux catégories : les logiciels dans le cloud et les logiciels sur site. Le TMS dans le cloud est souvent moins coûteux, plus flexible et plus facile à utiliser que les solutions sur site. Cependant, il nécessite une connexion Internet fiable pour fonctionner, et si vous voyagez sans données à l’étranger ou dans des régions reculées du monde où le service mobile 4G/5G est au mieux ponctuel (ou inexistant), alors vous risquez d’avoir des difficultés à accéder à votre système. D’autre part, les solutions sur site ont tendance à coûter plus cher que les services dans le cloud, mais elles offrent des fonctionnalités supplémentaires comme l’accès via des appareils mobiles ou des ordinateurs de bureau.

Voici 10 raisons pour lesquelles vous devriez investir dans un logiciel de gestion du transport (TMS) :

Les entreprises maîtrisent tous les aspects de leurs opérations de transport depuis un seul endroit en utilisant un TMS. Ainsi, qu’il s’agisse d’un chargement complet, d’un chargement partiel, d’un colis, d’une expédition aérienne, intermodale ou maritime, vous pouvez toujours évaluer votre fret, le réserver, le suivre et interagir avec lui. En outre, cela signifie que vous ne devez pas passer d’un site Web à un autre pour évaluer les transporteurs.

Les entrées manuelles sont considérablement réduites avec un TMS, en particulier s’il est associé à un ERP ou à un système de commande. Pour éliminer les erreurs humaines, des informations telles que les numéros de commande, le poids des palettes et les destinations peuvent être complétées automatiquement. En outre, comme toutes les informations relatives aux commandes et aux tournées se trouvent à un seul endroit, au lieu d’être conservées dans de nombreuses feuilles de calcul ou post-it, des informations fiables peuvent être partagées entre les parties prenantes.

Les systèmes de gestion du transport aident quasiment toujours les entreprises à réduire leurs dépenses globales de fret. Les professionnels de la logistique peuvent sélectionner l’option la moins coûteuse pour le type de service dont ils ont besoin en ayant la possibilité de comparer les prix sur un seul écran. En outre, les entreprises ont accès à davantage de transporteurs, et donc à de nombreuses options supplémentaires.

Le TMS traite toutes les données logistiques d’une entreprise, ce qui permet de créer des rapports et des tableaux de bord contenant des informations utiles. Les entreprises peuvent utiliser le TMS pour prendre des décisions stratégiques qui ont une incidence sur leurs résultats en visualisant le coût du fret par article jusqu’au niveau de l’UVC. Elles peuvent également consulter des informations telles que les fiches d’évaluation des fournisseurs, les données de suivi en temps réel et les indicateurs clés de performance des transporteurs. Les logisticiens peuvent suivre les paramètres importants qui affectent leurs revenus à l’aide de ces rapports et tableaux de bord.

Les systèmes de gestion du transport simplifient considérablement la documentation minimale qui est encore requise. Les BOL, POD et autres documents peuvent être imprimés directement à partir du système, ce qui rend le traitement rapide, efficace et, surtout, toujours précis. Lorsque les conducteurs disposent des informations appropriées, cela permet non seulement de gagner du temps dans la journée, mais aussi de raccourcir les délais de prise en charge et de dépose.

Avec la popularité croissante du commerce électronique, les attentes des clients évoluent et les chaînes d’approvisionnement ont plus de mal à transporter les marchandises. Les commandes doivent être livrées à leur destination plus rapidement, de manière rentable et transparente. Ces trois éléments sont rendus possibles par un TMS, qui permet aux entreprises de répondre aux demandes croissantes des clients et aux attentes en matière de service à la clientèle.

Avec un TMS, une entreprise peut se développer ou évoluer sans être limitée par la manière dont elle va gérer ses opérations de transport. Le TMS évoluera de manière fluide avec l’entreprise si de nouvelles installations ou davantage d’articles sont introduits. Les TMS dotés de fonctions modulaires offrent aux entreprises davantage d’options de personnalisation. Par exemple, si l’entreprise commence à vendre des produits en ligne, elle peut ajouter une intégration pour le e-commerce afin d’améliorer les possibilités de livraison à ses clients.

Avec de nombreux systèmes TMS, vous pouvez utiliser un moteur d’optimisation pour créer des chargements et des tournées plus efficaces. Grâce aux outils d’optimisation, l’utilisateur peut saisir différents facteurs de charge pour obtenir des suggestions ou même créer la charge et la tournée idéales pour un appel d’offres simple. Les utilisateurs peuvent même voir la tournée sur une carte pour savoir où la commande est prévue, afin de pouvoir apporter les modifications nécessaires.

Une fois qu’un TMS a été mis en place, de nombreuses entreprises choisissent de l’intégrer avec d’autres systèmes. Comme nous l’avons déjà indiqué, certaines personnes décident d’intégrer le TMS avec leur système de commande, leur ERP ou leur plateforme de commerce électronique. Ces intégrations accélèrent les opérations et offrent une visibilité globale tout en facilitant les activités entre les différentes équipes et départements. Elles contribuent également à maintenir un flux d’informations clair et cohérent.

Vous pouvez fournir à vos clients les informations sur les commandes dont ils ont besoin grâce au suivi et à l’analyse en temps réel. Pour faciliter la détermination de la position exacte de chaque véhicule sur une tournée, des fonctionnalités telles que le Dock Scheduler, les connexions RFID et télématiques et le Gate Check peuvent être incluses.

Utilisé correctement, un TMS de qualité peut vous aider à maîtriser vos coûts de transport, à vérifier les factures et à améliorer votre service à la clientèle.

Un TMS de qualité est en mesure de :

• gérer vos coûts de transport en vous aidant à trouver les meilleurs tarifs parmi les transporteurs qui peuvent livrer à temps et répondre à vos besoins.

• vérifier les factures de fret pour s’assurer qu’elles correspondent aux informations figurant sur le manifeste ou le connaissement. Cela permet d’éviter les erreurs de facturation et de traitement des paiements.

• améliorer le service à la clientèle en fournissant des mises à jour détaillées de l’état des expéditions aux clients sans qu’ils aient à appeler chaque fois qu’ils veulent l’information.

En conclusion, un logiciel de gestion du transport est un outil commercial essentiel qui permet d’améliorer les opérations de fret et de réaliser des économies. Que vous débutiez dans le secteur de l’expédition ou que vous cherchiez des moyens de développer votre entreprise, vous auriez tort de vous priver d’un TMS !