Qu’est-ce qu’une preuve de livraison (Proof of delivery - POD)?

La preuve de livraison (Proof of delivery-POD) est le processus d’établissement de la documentation confirmant la réception des marchandises par les clients. Traditionnellement, la preuve de livraison est obtenue par signature de documents papier par le client. Cependant, de nombreux sociétés de livraison sont passés à la preuve de livraison numérique (ePOD), afin d’automatiser et de rationaliser la documentation d’une livraison. Une application mobile de preuve de livraison élimine la paperasse : elle capture les données et les images requises pour vérifier la livraison d’une commande, en tout ou en partie, ainsi que tout dommage éventuel. Avec la pandémie de COVID-19, de nombreuses organisations sont passées à la preuve de livraison numérique « sans contact » : elles utilisent des photos numériques avec coordonnées GPS pour documenter la livraison.   

La preuve de livraison permet d’émettre un bon de livraison qui est généralement produit dans le cadre de la procédure de facturation, elle permet de disposer d’un relevé du processus de livraison et elle documente tout problème de livraison éventuel. L’objectif de la preuve de livraison est de garantir qu’il y a bien accord avec le client sur ce qui a été livré et sur le règlement financier qui en résulte. Il est possible d’utiliser une documentation papier pour la preuve de livraison, mais cette solution est sujette aux erreurs et ralentit la procédure de facturation. De nombreuses entreprises se sont tournées vers la preuve de livraison numérique (ePOD) car elle permet d’automatiser et de rationaliser la documentation d’une livraison. Elle réduit le coût impliqué par la saisie des données de livraison du client en éliminant la documentation manuelle. La preuve de livraison numérique réduit également le cycle de facturation, car les données de livraison peuvent être utilisées immédiatement pour facturer le client (au lieu de quelques jours plus tard). Elle permet d’éviter les erreurs de facturation et ainsi de limiter les réclamations. Elle permet également de s’assurer que les bonnes marchandises arrivent au bon client et peut réduire le temps de déchargement. Un autre avantage de la preuve de livraison numérique est qu’en éliminant la documentation papier, elle contribue à réduire l’empreinte carbone. Enfin, elle garantit une capture de la documentation « sans contact », ce qui est précieux dans le cadre de la pandémie de COVID-19.  

La preuve de livraison ( Proof of delivery - POD) est importante car elle établit un relevé des biens ou services livrés et de leur état, en présence du client. Elle est utilisée comme preuve pour la facturation, mais aussi pour documenter toute réclamation éventuelle. La preuve de livraison numérique (ePOD) est la forme la plus fiable, dans la mesure où elle ne dépend pas de la saisie manuelle de données : elle capture des images et des coordonnées GPS des marchandises livrées et de leur état. 

La preuve de livraison permet de s’assurer que les clients comprennent ce qui a été livré et de documenter toute anomalie susceptible d’entraîner un retour, un remboursement ou une nouvelle livraison. La preuve de livraison numérique élimine les erreurs de documentation et permet d’obtenir une meilleure représentation des anomalies telles que les dommages. Du fait de l’efficacité de la documentation qu’elle assure, la preuve de livraison numérique contribue à établir la confiance des clients, améliorant ainsi leur expérience globale.  

La preuve de livraison sans contact est une forme de preuve de livraison numérique dans laquelle des photos numériques avec coordonnées GPS sont utilisées pour documenter une livraison et une signature physique n’est plus nécessaire. La preuve de livraison sans contact est devenue importante du fait des exigences de distanciation sociale résultant de la pandémie de COVID-19.  

ePOD est l’abréviation de l’anglais « electronic proof of delivery » (preuve de livraison numérique). La preuve de livraison numérique (ePOD) permet d’automatiser et de rationaliser la documentation d’une livraison. Une application mobile de preuve de livraison élimine la paperasserie : elle capture les données et les images requises pour vérifier la livraison d’une commande, en tout ou en partie, ainsi que tout dommage éventuel.

La preuve de livraison numérique (ePOD) permet d’automatiser et de rationaliser la documentation d’une livraison. Elle réduit le coût impliqué par la saisie des données de livraison du client en éliminant la documentation manuelle. La preuve de livraison numérique réduit également le cycle de facturation, car les données de livraison peuvent être utilisées immédiatement pour facturer le client (au lieu de quelques jours plus tard). Elle permet d’éviter les erreurs de facturation et ainsi de limiter les réclamations. Elle permet également de s’assurer que les bonnes marchandises arrivent au bon client et peut réduire le temps de déchargement. Un autre avantage est qu’en éliminant la documentation papier, la preuve de dépôt numérique contribue à réduire l’empreinte carbone.  

La preuve de livraison numérique (ePOD) réduit les coûts de livraison en éliminant le coût des formulaires papier ainsi que la saisie et le transfert manuels des données, qui produisent des erreurs. Elle réduit également les frais administratifs liés à la production des factures et à la gestion des réclamations.